Notificaciones

Para utilizar la rutina de notificaciones agrupadas, primero es necesario definir los grupos de usuarios, los cuales se pueden configurar en el siguiente menú en la plataforma senior X: Tecnología > administración > Manejo de grupo. Es posible crear un nuevo grupo o editar uno existente, vinculando uno o más usuarios a un grupo previamente registrado, facilitando las configuraciones posteriores.

Antes de configurar las notificaciones agrupadas, es necesario seleccionar un proceso a configurar, a través del menú: BPM > Ajustes > Preferencias de notificaciones. Después de la selección, solo acceda a la opción Configurar notificaciones agrupadas.

En la configuración de notificaciones agrupadas, el campo Proceso se llenará como se seleccionó previamente o es posible realizar la búsqueda manualmente por otro proceso.

El campo Descripción es opcional y se refiere al mensaje de correo electrónico.

Para definir qué usuarios serán notificados, agregue un grupo a través del botón Agregar y rellene la información necesaria, así como los campos obligatorios:

• Grupo: grupo que se agregará para recibir notificación;
• Notificar pendiente: notificar si solo hay asuntos pendientes;
• Días antes del vencimiento: cuántos días antes del vencimiento se debe enviar la notificación.
  • 0: no se considera criterio para enviar la notificación, pero si lo hace, notificará tareas que vencen en 24 horas. Abra los que caducan en 24 horas en el centro de tareas.
  • 1: envía notificación dentro de las 24 horas, comportamiento predeterminado. Al hacer clic, abre los que caducan en 24 horas en el centro de tareas.
  • 2 o más: cuenta los días agregados en el contador "Caduca en x días". Al hacer clic se abre la configuración pendiente.
• Días después del vencimiento: Cuántos días después del vencimiento se debe enviar la notificación.
  • 0: no se considera un criterio para el envío de la notificación y cuenta todas las tareas caducadas.
  • 1 o más: cuenta todas las tareas caducadas con el máximo de días configurado. Al hacer clic, se mostrará la pantalla caducada.

También es posible, a través del botón Acciones, editar o eliminar un determinado grupo:

Para que la configuración de SMTP se haya insertado correctamente en la plataforma para el Tenant utilizado, verifique la configuración de SMTP del entorno, realizando los siguientes pasos:

1. En la plataforma senior X, acceda al menú Tecnología > Configuración > Por arrendatario;
2. En la parte inferior de la pantalla, en Dominios y Servicios use el filtro de dominio y busque plataforma;
3. Al ver los detalles del servicio plataforma, buscar flujo de trabajo en el campo de filtro de servicio;
4. Haga clic en el botón Editar de servicio flujo de trabajo y en la pantalla Propiedades, haga clic en la pestaña Sistema;
5. Valide y/o complete correctamente los datos referentes a su servidor SMTP utilizado para el envío de correos electrónicos en el campo Enviar dirección de correo electrónico.

Validar que todos los usuarios que recibirán notificaciones por correo electrónico tengan sus direcciones registradas en la Plataforma X senior:

1. Vaya a Tecnología > Administración > Gestión de usuarios;
2. Buscar los registros de los usuarios que recibirán las notificaciones y verificar si tienen las direcciones de correo electrónico registradas en la Plataforma X senior;
3. Si el campo de correo electrónico está en blanco, haga clic en el inicio de sesión del usuario para cambiar los datos, complete la dirección correctamente y haga clic en el botón Ahorrar para confirmar la información modificada.

Para validar que las opciones de envío de correo electrónico están habilitadas, acceda a senior X Platform > senior X > BPM > Configuración > Preferencias de notificaciones y visualice el proceso que se configurará. Asegúrese de que las casillas de verificación para enviar correo electrónico estén marcadas en Eventos para enviar notificaciones;

Por defecto, el correo electrónico siempre se enviará al solicitante, pero es posible registrar direcciones adicionales para recibir notificaciones. Para hacer esto, siga los pasos a continuación:

1. Vaya a Senior X Platform > senior X > BPM > Procesos > Acciones > Editar;
2. En el interior Caudal del proceso, seleccione el paso al que desea que se le envíe la notificación y haga clic en la opción Notificaciones > Personalizar notificaciones en el menú lateral derecho del editor de flujo;
3. Marque la opción Usar notificaciones personalizadas, para que el correo electrónico se envíe a los contactos adicionales y al usuario solicitante, según lo configurado;
4. Ingrese el asunto que desea incluir en el correo electrónico a enviar;
5. Usa el campo CC para agregar las direcciones adicionales a las que desea enviar notificaciones en esta etapa del proceso. Si se agrega más de una dirección, deben estar separadas por punto y coma (;);
6. Introduzca en el campo de texto el contenido que se enviará a los destinatarios de este evento para recibir en ese evento. También es posible incluir los PlaceHolders disponibles para el evento.

Para que el contenido tenga valores que varíen según la ejecución de cada proceso, utilizamos PlaceHolders, que se soportan tanto en el asunto como en el contenido de la notificación. Para usar una variable de proceso, simplemente use el patrón ${variable_name}.

Ejemplo: algunos PlaceHolders proporcionan información sobre la instancia del proceso:

Titular de posición	Valor
bpm_process_instance_id	Identificador de la instancia del proceso
bpm_process_instance_requester	Nombre del solicitante del proceso
nombre_del_proceso_bpm	Nombre del proceso

Otros solo están disponibles en ciertos eventos:

Titular de posición	Concepto	Valor
bpm_pendencia_responsable	Tarea creada; Antes de expirar; la tarea ha caducado	Nombre de la persona responsable del asunto pendiente
bpm_pendency_url	Tarea creada; Antes de expirar; la tarea ha caducado	URL para acceder al asunto (esta opción es interesante para usar junto con un enlace. Para ello, ponga el contenido ${bpm_pendency_url} como valor del enlace).
bpm_cancelar_motivo	Proceso cancelado	Motivo de la cancelación del proceso.
bpm_cancel_usuario	Proceso cancelado	Nombre del usuario que canceló la solicitud