Gestión de terceros

Cuando la empresa trabaja con personas físicas o jurídicas subcontratadas, ya sea prestando o recibiendo servicios y mano de obra, estas relaciones requieren un tratamiento para el correcto cálculo de los montos adeudados y pagos que deben declararse al gobierno.

Con Administración de Personal, el control de pago de terceros se divide de la siguiente manera:

Particulares (PF):
- Pagos a través del Comprobante de Pago del Contribuyente Individual (RPCI);
- Comercialización de la producción;
- Adquisición de producción.
Personas Jurídicas (PJ):
- Servicios tomados;
- Servicios prestados;
- Comercialización de la producción;
- Adquisición de producción;
- Ingresos de exportación;
- Recursos Transferidos;
- Recursos Recibidos;
- Traslado a Eventos Deportivos.

Todos los pagos citados anteriormente deben ser declarados al gobierno. Para ello, el sistema permite generar y enviar esta información a través de medios legales, como el Sistema de Recaudación de Información del FGTS y Seguridad Social de la Empresa (SEFIP), Declaración de Impuesto a la Renta Retenido en la Fuente (DIRF), Reporte de Renta (IR ), Documento de Recaudación de Ingresos Federales (DARF) y eSocial.

A continuación se describen los principales registros y definiciones necesarios para la correcta gestión de los pagos a terceros por parte del sistema.

Flujo del Proceso

Qué puedes hacer:

Individuos

El registro de terceros como persona física tiene como objetivo llevar el registro de toda la información del prestador del servicio sin vinculación con la empresa. Es necesario informar el tipo de tercero, como transportista o productor rural, por ejemplo.

Luego de este registro, es posible registrar su pago (RPCI) para que, luego del cierre mensual, la empresa pueda enviar estos datos de pago a la Sefip, eSocial y DARF y, anualmente, a Informes de Renta y DIRF. Al calcular el pago, el sistema automáticamente trata la deducción de las pensiones judiciales, si las hubiere y siempre que estén debidamente registradas.

Entidades legales

Cuando la empresa trabaja con terceros y asigna empleados para prestar servicios en otras organizaciones, existen dos posibilidades en relación con esta asignación de mano de obra en Administración de Personal:

La empresa es el proveedor del servicio;
La empresa es el proveedor del servicio.

Dependiendo de la posición de proveedor o prestatario de los servicios tercerizados, la empresa tendrá un tratamiento diferente para la correcta generación y retención de impuestos. El módulo también dispone de definiciones específicas para empresas constructoras con registro específico en el INSS (CEI), cedentes de mano de obra o servicios temporales y cooperativas de trabajo.

Si es proveedor, la empresa debe retener el 11% de su factura e informar a la Sefip de los prestatarios y los montos de retención, incluyendo a todos los empleados que trabajaron para cada prestatario. También deberá entregar la Guía de la Seguridad Social (GPS) con el importe retenido del 11% a los asegurados, para que puedan cobrar el importe. Si la empresa es la tomadora del servicio, solo debe recolectar los valores de GPS con el valor del 11% de la retención, sin necesidad de enviar información a la Sefip.

Por ejemplo, consideramos que una empresa de vigilancia asigna empleados para prestar sus servicios a Senior Sistemas. En este escenario, la empresa de vigilancia debe registrar un servicio prestado (recibo) y retener el 11% de la factura. Además, debe cobrar montos de GPS descontando esta retención del 11% de su guía e informar a la Sefip que sus empleados trabajaban en la empresa que tomó el servicio (en este caso, Senior). Por otro lado, Senior debe registrar un servicio tomado (pago de una persona jurídica), informando que pagó a la empresa de vigilancia el valor de los servicios prestados y cobrar el GPS con el valor de retención del 11%.

Actualmente, la Dirección de Personas | HCM proporciona tres formatos para el tratamiento de los tomadores de servicios:

Prestatarios registrados por sucursal: este es el formato más utilizado, sin embargo, se debe prestar atención al proceso de registro, debido a la necesidad de crear una sucursal para cada prestatario. Incluso si el prestatario se utiliza sólo en un mes determinado y luego deja de existir, su sucursal correspondiente seguirá existiendo en el registro de la empresa.
Prestatarios en recibos: se utiliza en situaciones puntuales, donde apenas existe cesión de mano de obra y retención de valor en la factura. El registro y la asignación de colaboradores se realizan únicamente dentro del mes de que se trate y no tienen validez para los meses siguientes.
Prestatarios de prorrateo: el prestatario está vinculado a prorrateo, y los empleados se asignan al prestatario a través de un enlace a la ubicación o centro de costo en el registro de la empresa. Es el formato más recomendado.

Luego de analizar las características de la empresa, es necesario adoptar una de las modalidades y realizar las parametrizaciones correspondientes. Siempre que existan pagos por el alta de servicios prestados por este tipo de bono (CNPJ), contratados por la empresa a plazo fijo o indefinido, en un solo mes o mensualmente, es necesario informarlos mensualmente a la Administración de Personal. Los datos son enviados al gobierno para la rendición de cuentas, declaración de retenciones y emisión de boletas de pago a través de Sefip, eSocial y DARF.

Si la empresa opta por el régimen fiscal Simples, es obligatorio proporcionar la información correspondiente en el sistema. Para las empresas que se encuentren dentro de las clasificaciones fiscales previstas en las Leyes 11.774/2008 y 12.546/2011, que trata de la desgravación del impuesto sobre la nómina, es necesario registrar los montos de la exención fiscal en la Administración de Personal.

La cumplimentación de estas inscripciones por una persona física sólo deberá efectuarse en el caso de prestación de servicios en obras de construcción civil, cuya inscripción haya sido realizada por la persona física de que se trate.