Contabilización - Calcular / Hoja

Esta rutina contabiliza los valores por colaborador, por lo que es posible consultar valores individualmente. La rutina tiene cálculo y generación de informes separados, lo que significa que es posible listar el informe contable cuantas veces sea necesario sin necesidad de volver a generar la contabilización. De entre los recursos es posible registrar, calcular y contabilizar otros tipos de provisiones, como las vacaciones y el 13º salario.

Este menú Cálculos> Contabilización> Calcular podrá ser subdividido en Hoja, Vacaciones, Rescisión, Otras Empresas y Pago Terceros cuando en Empresas> Contable> Definiciones los campos Incluir Vacaciones, Incluir Terminación, Incluir Pagto P. Jurídica e Incluir Pagto P. Física son señalados con "N", es decir, la contabilización será separada / individual.

A partir del botón "Arq. "Texto" la Administración de Personal generará un archivo para su integración con la contabilidad de la empresa, efectuando la contabilización de todos los valores de nómina, vacaciones, rescisión, pagos realizados a terceros personas físicas y jurídicas, incluyendo allí los productores rurales y también las provisiones mensuales de vacaciones, 13º salario y genéricas, si así lo desea.

El registro que contiene las informaciones y CLC (Códigos de contabilizaciones contables) de la contabilización debe ser informado en el ítem Empresas / Contable. Para incluir los valores de las provisiones en esta emisión debe ser solicitada la relación de las provisiones antes de solicitar la contabilización.

Contabilmente las empresas elaboran una división de los valores gastados para obtener los costos y los gastos realizados, identificando el valor de la mano de obra en los diversos departamentos / sectores de la empresa. En general, la división mínima consiste en asignar, por separado, los gastos administrativos, comerciales y operativos, generando así los llamados Centros de Costos Contables. De esta forma, los empleados deberán estar asignados en el centro de coste al que pertenecen de acuerdo con su departamento / sector. Se deduce entonces que los gastos y los ingresos pueden ser comprobados por C.Custo y el activo y el pasivo no. Conviene a las empresas saber cuánto ha costado la mano de obra (salarios) de cada área, pero de nada importa cuánto tuvieron de salario líquido para recibir o cuánto de descuento de farmacia o mercado tuvieron.

A continuación se muestra un diagrama de flujo de la rutina de contabilización de la administración de personal:

Implantación de la Contabilidad

Es necesario tener en manos el Plan de Cuentas Contables y la Lista de los Históricos Estándares Contables. Orientado por el Contador, definir los Centros Costos o los Locales del Organigrama para división contable de los valores y aún si habrá quiebras dentro de un centro de costo a partir de la Naturaleza Gasto / Contable. Definir también el uso o no del prorrateo de mano de obra y / o prorrateo gerencial.

En la Administración de Personal puede ser adoptado el registro de centros de costos en Empresas / Centros de Costos y luego indicarlos en el historial de los colaboradores, o si el local del organigrama respeta la división contable es permitido contabilizar por local, dispensando el registro de centros de costes.

Por lo tanto, la generación de los valores a contabilizar puede tener la división contable de la información:

• por centro de coste contable con o sin naturaleza de gasto;
• por lugar del organigrama;
• con supresión de las horas trabajadas en varios centros de costos o subreparto en porcentajes;
• con subreparto en cuentas gerenciales del sistema contable;
• con salida doblada cerrando el débito y crédito a cada lanzamiento en el archivo texto o no.

También permite indicar cuentas contables por colaborador o empresa (directores, autónomos, personas jurídicas) a través del ítem Empresas / Contable / Cuentas Contables / Colaborador o Terceros. Los beneficiarios de pensión judicial pueden tener cuentas contables individuales en el registro de la pensión.

En la implantación, el primer paso es comprender cómo la empresa trata su contabilización y determinar en la Administración de Personal los señalamientos necesarios para alcanzar el mejor resultado:

1. Ver con el contador el Plan de Cuentas;
2. En la empresa, determinar algunos importantes señalamientos: si utiliza cuentas de totales por sucursal o por empresa, si va a utilizar prorrateo de mano de obra, como efectuar las provisiones de vacaciones, 13º salario y genéricas y aún como contabilizarlas en la hoja;
3. Verificar Históricos de Centro de Costo y / o Lugares de los colaboradores;
4. Acceder al ítem Empresas / Contable / Definiciones y rellenar los ítems solicitados. En este ítem se incluirá el diseño del archivo de texto. Se debe además generar los CLCs fijos en la inclusión de este ítem;
5. Determinar los códigos de CLCs - Código de contabilización - que se conectarán a los eventos, para sumarlos en los lanzamientos contables. La definición de los CLC se produce para cada tabla de eventos. Un CLC se puede conectar a varios eventos. Es el CLC que recibirá la cuenta contable y la determinación si el valor deberá ser contabilizado a débito o crédito de esa cuenta;
6. Determinar las cuentas contables para cada CLC y cada Centro de Costo o Local de Organigrama en el ítem Empresas / Contable / Cuentas Contables;
7. Indicar los Centros de Costos o Lugares a los colaboradores en el histórico individual;
8. Después de haber calculado la nómina y generó las provisiones, generar la contabilización en Cálculos / Contabilización / Calcular y verificar posibles diferencias.

Parámetros de la pantalla de Contabilización:

Fecha de lanzamiento
Indicar la fecha de contabilización que se va a generar en el archivo de texto.

Período de los recibo
Informar el período (inicial / final) para la contabilización de los recibos de vacaciones. Este campo estará deshabilitado para rellenar cuando el campo "Incluir Vacaciones" de la pantalla de Ajustes Contables esté marcado con "N", ya que obligatoriamente se utilizará la contabilización de las vacaciones por separado de la hoja.

Número de documento
Informar este número sólo cuando la empresa utilice este dato en la contabilización.

Consolidar
Indíquese si deben consolidarse los valores de diversos procesos de la misma competencia, cuando se utilizan pagos semanales o quincenales.

Tipo de CLC
Informar qué tipo de CLC se debe considerar en la generación de la contabilidad. Cuando se indica algún tipo, sólo los CLCs que poseen tal información en su registro serán contabilizados.

Botón asincrónico
Envía al servidor el servicio asincrónico de generación de eventos. El seguimiento de la ejecución de este servicio debe hacerse a través de la Consola de Administración de Servicios, en Recursos / Servicios / Consola.

Botón Programar
Envía al servidor el servicio programado de generación de eventos. Al hacer clic en este botón se abrirá la pantalla de Periodicidad del Servicio para que se programe su ejecución. Después de definir la periodicidad se abrirá la pantalla de Regla de Selección del código de cálculo que se procesará. Después de seleccionar el cálculo, el servicio se enviará al servidor para su ejecución. El seguimiento de la ejecución de este servicio debe hacerse a través de la Consola de Administración de Servicios, en Recursos / Servicios / Consola.

Botón Arq. texto
En la nueva rutina de contabilización, el cálculo y la generación del archivo de texto para la exportación de la contabilización se realiza en procesos distintos. Utilizando este botón, abrirá una pantalla llamada Contabilización - Archivo de texto. Para más información, vea aquí.