Evaluación por competencias

Para registrar una nueva evaluación dentro del sistema, haga clic en el botón nuevo y diligencie la información requerida en los siguientes campos:

• Compañía: Seleccione la compañía para el registro.

• Periodo evaluado Desde/Hasta: Indique el rango de fechas para el periodo de tiempo que va a tener como referencia para identificar las valoraciones para la competencia.

• Nombre proceso: Indique el código y nombre para el proceso.

• Duración del proceso Desde/Hasta: Indique el rango de fechas de la duración del proceso.

• Estado: Seleccione el estado. Debe seleccionar aprobado si está creando el registro por primera vez. Los estados que usted puede seleccionar son los siguientes:

  • Pendiente aprobación: No aplica para este proceso.
  • En proceso: Estado que se asigna de forma automática cuando al menos una de las evaluaciones ha iniciado.
  • Suspendido: Aplica a la evaluación pausada temporalmente, inhabilitando avances o cambios en el sistema.
  • Terminado: Corresponde al ciclo de captura de respuestas completado y cerrado por el sistema. este estado se marca cuando se ha superado la fecha final de la duración del proceso y/o cuando todas las evaluaciones han finalizado.
  • Aprobado: Estado con el cual inicia el proceso de configuración de la evaluación de competencias.
  • No aprobado: No aplica para este proceso.
  • Cancelado: Aplica al proceso de evaluación anulado definitivamente sin generar resultados finales.

• Permitir acceso al rol superior consultar evaluación de sus subordinados: Marque la casilla para que a los líderes se les muestre los resultados de la autoevaluación en el portal web.

Una vez diligenciada la información solicitada, haga clic en grabar. A continuación, en la cuadrícula que se habilita, seleccione la opción editar y posteriormente haga clic en nuevo registro.

En esta sección, se deben configurar dos parámetros fundamentales para la evaluación de desempeño:

• Nombre del grupo de evaluación: Define la agrupación de colaboradores que comparten características comunes dentro del proceso de medición. La conformación de un grupo depende principalmente de la combinación de roles de evaluación (metodología) que se aplicará a sus integrantes.

Ejemplo (Agrupación por área): Puede crear el grupo administrativo para evaluar a analistas contables, asistentes y coordinadores, si todos comparten el mismo esquema de evaluación.

Ejemplo (Agrupación por esquema de evaluación): Si desea que los consultores de implementación tengan autoevaluación, evaluación del jefe y evaluación de pares, pero los consultores de soporte solo requieran autoevaluación y evaluación del jefe, deberá crear dos grupos independientes (uno para implementación y otro para soporte), garantizando así la correcta asignación de roles.

• Estilo de evaluación: Define la metodología bajo la cual el sistema construirá y gestionará los cuestionarios para medir las competencias del personal. La plataforma dispone de las siguientes opciones:

  • Generado por el sistema de competencias: La aplicación construye automáticamente los cuestionarios tomando como base el diccionario de competencias definido para la empresa y las reglas parametrizadas en el sistema. Este cuestionario se genera de forma automática.

  • Cuestionario personalizado: Permite estructurar manualmente los formularios de evaluación según las necesidades específicas de la organización.

  • Evaluación concertada: Corresponde a la medición acordada de forma directa entre el jefe inmediato y el colaborador, donde las calificaciones de cada competencia se consensúan y consolidan en un único cuestionario. Este cuestionario se genera de forma automática.

Para finalizar este paso, ingrese el nombre del grupo de evaluación para identificar al conjunto de colaboradores y seleccione el estilo de evaluación correspondiente en la lista desplegable.

En este paso, deberá definir la metodología aplicable al grupo de evaluación previamente creado. Para ello, haga clic en el botón metodología y seleccione los tipos de evaluadores que participarán en el proceso marcando la casilla de verificación (checkbox) ubicada a la izquierda de cada rol disponible:

• Superior: El jefe inmediato evalúa a sus colaboradores a cargo.

• Autoevaluación: El colaborador realiza su propia valoración de competencias.

• Par: Un colaborador evalúa a un compañero de su mismo nivel o equipo.

• Subalterno: Los integrantes de un equipo evalúan a su jefe directo.

• Externo: Permite incorporar la evaluación de un cliente o proveedor interno, o registrar manualmente calificaciones generadas en sistemas externos (por ejemplo, métricas de desempeño importadas de un sistema de atención en call center).

Cada rol seleccionado dentro de la metodología debe tener un porcentaje asignado en el campo peso. La sumatoria total de estos valores debe dar exactamente 100%, con combinaciones adaptables según la empresa por ejemplo, 50/50, 40/30/30 o 90/10. El sistema validará automáticamente esta suma y no permitirá guardar el registro si el resultado es diferente a 100.

Es posible parametrizar plazos para responder la evaluación para cada rol dentro del mismo ciclo, asignando una fecha límite a cada rol.

Ejemplo: En un periodo general habilitado del 1 al 31 de octubre, puede definir que la autoevaluación cierre el 15 de octubre y la evaluación del rol superior finalice el 31 de octubre; una vez finalizada la fecha límite configurada para el rol, el sistema bloqueará el cuestionario e impedirá nuevos diligenciamientos.

Luego de completar la parametrización, haga clic en asignar y continue con el siguiente paso.

Si desea realizar la eliminación de asignaciones, diríjase a la opción eliminar asignaciones la cual le permitirá remover de manera masiva a los colaboradores vinculados que ya no participarán en el grupo de evaluación, teniendo en cuenta que esta acción borra la totalidad de los registros asignados al grupo sin permitir selecciones parciales.

Esta función está condicionada al estado del proceso, es decir, solo se podrá ejecutar si ninguna evaluación del grupo ha iniciado; en caso de que al menos un cuestionario se haya comenzado a responder, la opción se deshabilitará por completo y la remoción de evaluados deberá gestionarse de forma individual, registro por registro.

Consideraciones a tener en cuenta

1. Para los roles de par o subalterno, el sistema permite definir el alcance de la asignación de estas dos formas: si prefiere limitar la cantidad de evaluadores, ingrese la cifra deseada en el campo cuántos? o por el contrario, si requiere que se asignen todos los compañeros o colaboradores a cargo disponibles en la estructura, marque la casilla asignar todos.

2. Al configurar el rol externo, defina el mecanismo de captura de la evaluación: mantenga desmarcada la casilla no usa cuestionario para habilitar el formulario en la plataforma y permitir que el evaluador responda la encuesta en línea, o active dicha casilla si únicamente el encargado de talento humano, registrará una calificación final proveniente de una medición externa (como métricas de un servicio de call center). Una vez defina el mecanismo, ingrese la cantidad de evaluadores asignados en el campo ¿cuántos?.

El proceso de asignación de evaluados en la evaluación de competencias se puede ejecutar mediante dos mecanismos: la asignación automática desde la plataforma o la importación masiva de datos. A continuación, se detalla el procedimiento para cada una de estas modalidades.

En esta sección permite visualizar los colaboradores que serán evaluados en el proceso; para ver el listado de evaluados, el sistema ofrece dos rutas alternativas:

• La primera consiste en ingresar en las asignaciones y seleccionar el botón ver asignaciones.
• La segunda se realiza desde la pantalla principal de evaluación de competencias mediante el botón evaluados.

Al ingresar a esta pantalla, se visualizará el listado de personas con su foto, nombre completo, tipo y número de documento, código y nombre del cargo y fecha de asignación (la cual corresponde al día en que el evaluado fue vinculado al grupo de evaluación).

En la parte superior, se encuentra la opción de paginación para facilitar la navegación cuando existen múltiples registros, así como un buscador para localizar empleados específicos mediante sus nombres o apellidos.

El botón evaluadores permite consultar los evaluadores asignados al empleado. Al seleccionarlo, se despliega la lista con el nombre de cada evaluador, el rol bajo el cual realiza la evaluación y la fecha de asignación correspondiente.

Puede responder las evaluaciones directamente desde el portal, a través de la funcionalidad Evaluación de competencias. Allí encontrará la información relevante para contestar las evaluaciones asignadas.

Dentro del proceso de evaluación, puede consultar el cuestionario de cada evaluador directamente en el sistema. Ubique al evaluador en la lista y haga clic en el botón Evaluación; al ingresar, se desplegará el cuestionario que le fue asignado.

Cuando la evaluación ha finalizado, usted podrá visualizar la calificación obtenida, en la ficha del evaluador junto con el color correspondiente, configurado previamente en la escala de resultados.