Evaluación por competencias

Este proceso permite crear el proceso o los procesos de evaluación.

Para realizar un registro, haga clic en Nuevo e ingrese la información solicitada en los siguientes campos:

Compañía: Seleccione la compañía para el registro.

Periodo evaluado Desde/Hasta: Indique el rango de fechas para el periodo de tiempo que va a tener como referencia para identificar las valoraciones para la competencia.

Nombre proceso: Indique el código y nombre para el proceso.

Duración del proceso Desde/Hasta: Indique el rango de fechas de la duración del proceso.

Estado: Seleccione el estado. Se sugiere seleccionar aprobado si está creando el registro por primera vez

Permitir acceso al rol superior consultar evaluación de sus subordinados: Marque la casilla para que a los líderes se les muestre los resultados de la autoevaluación en el portal web.

Nota: Para los estados tenga en cuenta: El estado pendiente aprobación y el no aprobado no se usan en este proceso. Cada nuevo registro usa el estado aprobado.

El estado en proceso se marca de manera automática cada vez que al menos un evaluador empieza las evaluaciones. El estado terminado se usa cuando la duración del proceso llegó a su fecha límite o cuando todas las evaluaciones que debían realizarse ya finalizaron. Los estados suspendido y el cancelado se pueden marcar de manera manual.

Botón extensión duración del proceso

Este botón permite extender la fecha de finalización del proceso.

Para realizar un registro, haga clic en Reloj e ingrese la información solicitada en los siguientes campos:

Nueva fecha finalización: Indique la nueva fecha para la finalización del proceso.

Quien solicita: Seleccione quien solicita la nueva fecha.

Quien autoriza: Seleccione quien autoriza la nueva fecha.

Motivo: Indique el motivo de la extensión de la fecha.

Una vez se realice la extensión a las personas que aún no hayan finalizado las evaluaciones se enviará un correo electrónico.

Una vez ingrese la información haga clic en Grabar y posteriormente en editar y en Nuevo Registro e ingrese la información solicitada en los siguientes campos:

Nombre grupo: Indique el nombre para el grupo de evaluación.

Estilo de evaluación: Seleccione del menú desplegable el estilo de evaluación.

Estilo de evaluación (Explicación)

La opción de Generado por el Sistema de Competencias permite que la aplicación construya de manera automática los instrumentos para hacer las evaluaciones. Esto lo hace verificando el diccionario de competencias creado para la empresa y por la parametrización del sistema de competencias.

La opción cuestionario personalizado permite crear los cuestionarios de manera manual en el formulario evaluaciones por competencias.

La opción Evaluación Concertada hace referencia a la evaluación entre el jefe y el subalterno se van a concertar las calificaciones de cada competencia. Este se hace por el cuestionario generado en El sistema de competencias.

Con la opción generado por el sistema de competencias el proceso es el siguiente, observará 3 botones: Metodología, Asignaciones, Evaluados . Estos botones son atajos para ir directamente a la pantalla que necesite una vez haya realizado el registro.

Haga clic en el botón de metodología allí podrá establecer cuales son los tipos de evaluadores que va a necesitar dentro del grupo registrado.

Ingrese la información de los siguientes campos:

Tipos de evaluador (ROL)

Superior: Marque la casilla si requiere este evaluador.

Autoevaluación: Marque la casilla si requiere este evaluador.

Pares: Marque la casilla si requiere este evaluador. Marque la casilla Asignar Todos si requiere que todos los pares sean evaluadores o deje desmarcada la casilla e indique Cuántos pares deben evaluar. Esta selección de pares es aleatoria.

Subalternos: Marque la casilla si requiere este evaluador. Marque la casilla Asignar Todos si requiere que todos los subalternos sean evaluadores o deje desmarcada la casilla e indique Cuántos subalternos deben evaluar.

Externos: Marque la casilla si requiere este evaluador. Marque la casilla No Usa Cuestionario para digitar la nota de la evaluación dada por el externo si NO utilizó un cuestionario creado por la aplicación; Si va a utilizar el cuestionario de la aplicación para la evaluación deje la casilla desmarcada.

Peso (Equivalencia en %)

Superior: Indique el peso de esta evaluación.

Autoevaluación: Indique el peso de esta evaluación.

Pares: Indique el peso de esta evaluación.

Subalternos: Indique el peso de esta evaluación.

Externos: Indique el peso de esta evaluación.

Nota:

Indique el peso que corresponda a los evaluadores seleccionados. El peso total debe ser 100%.
La aplicación buscará si el empleado tiene un equipo de trabajo para así asignar un rol superior como evaluador
También buscará los subgrupos del equipo de trabajo para asignar los evaluadores que correspondan al mismo grupo y locación. De la misma manera asignará los pares dentro del equipo de trabajo como evaluadores.
Si una persona no tiene pares el aplicativo no le asignará ninguno, usted debe hacerlo de forma manual
Todos los externos deben asignarse de forma manual.

Fecha límite

Superior: Indique la fecha límite para realizar esta evaluación.

Autoevaluación: Indique la fecha límite para realizar esta evaluación.

Pares: Indique la fecha límite para realizar esta evaluación.

Subalternos: Indique la fecha límite para realizar esta evaluación.

Externos: Indique la fecha límite para realizar esta evaluación.

Nota: Esta fecha puede ser la misma fecha final de la duración del proceso o una fecha dentro del rango del proceso.

Una vez ingrese los datos solicitados haga clic en Guardar, luego en Asignar y se mostrará la siguiente pantalla:

Acá podrá asignar los evaluados, para esto debe determinar quiénes serán por: cargo, nivel de cargo, área o individual.

Nota: Una vez seleccione un registro este se dejará de aparecer en la lista. Puede seleccionar todos o varios según lo necesite. El campo de Tamaño Paginación permite determinar la cantidad de registros por página.

Importante: Tenga en cuenta no repetir los asignados. Ejemplo: Si selecciona CARGOS que correspondan a Talento Humano evite seleccionar el ÁREA de talento humano pues ya van a quedar cargados por cargos.

Una vez haya seleccionado las asignaciones haga clic en Regresar y los seleccionados se mostrarán en la tabla

Haga clic en el botón Realizar Asignaciones, si el registro es correcto visualizará el siguiente mensaje:

Con el botón se puede eliminar el registro.

El botón Eliminar Asignaciones le permite eliminar todos los registros de las asignaciones y realizar las modificaciones necesarias.

haga clic en el botón Ver asignaciones, acá podrá visualizar todas las personas que van a ser evaluadas y se mostrarán los siguientes botones por persona.

El campo Buscar le permite consultar por nombre, apellido un empleado o sílabas haciendo clic en la lupa o con Enter. Para volver a visualizar todos los empleados elimine la palabra que escribió y haga clic en la lupa o con Enter.

Evaluadores: Este botón le permite visualizar los evaluadores para la persona.

Para cargar un externo haga clic en el Nuevo y seleccione el evaluador y el rol.

Nota: En el caso de los pares y subalternos se puede eliminar el evaluador y seleccionar uno nuevo.

Haga clic en el botón Evaluación para responder la autoevaluación.

Haga clic en Grabar para guardar las respuestas y podrá seguir editando y haga clic en Finalizar para registrar las respuestas. Una vez haga clic en finalizar no podrá cambiar nada de la evaluación.

El botón Cancelar le permite cancelar cambios y una vez finalizado le permite regresar a la pantalla anterior.

En la casilla de clasificación se mostrará el resultado obtenido, lo puede observar en el recuadro rojo de la imagen.

Una vez se registre alguna evaluación o un empleado realice una evaluación NO se podrá eliminar.

Para registrar el resultado de la evaluación de externos haga clic en Evaluación e ingrese la información solicitada en los siguientes campos

Prueba utilizada: Seleccione la prueba.

Responsable: Seleccione quién es el responsable de crear el registro.

Nota: Ingrese la nota obtenida.

Observaciones: Indique todas las observaciones necesarias.

Seleccione archivo: Adjunte el archivo en caso de ser necesario.

En la pantalla evaluados se va actualizando el ponderado de calificación según el resultado de las evaluaciones. Lo puede observar en el recuadro azul de la imagen.

Botón plan mejora

Este botón permite registrar los planes de mejoramiento que se pacten para dar solución a los hallazgos de los resultados de la evaluación de competencias

La evaluación debe estar 100% terminada.

Al hacer clic en el botón podrá visualizar los comportamientos que necesitan un plan de mejora según los resultados de la evaluación. Si necesita crear un nuevo registro de un comportamiento adicional haga clic en nuevo registro e ingrese la información solicitada en los siguientes campos:

Competencia: Seleccione la competencia que desee registrar.

Comportamiento: Seleccione el comportamiento que desee registrar.

Para registrar los seguimientos haga clic en el botón, luego en Editar e ingrese la información en los siguientes campos:

Tipo de acción: Seleccione el tipo de acción.

Responsable: Seleccione el responsable.

Estado: Seleccione el estado del menú desplegable.

Detalle de acción: Describa el detalle de la acción.

Como se evidencia implementación: Describa los comentarios necesarios.

Botón eliminar evaluador

Use este botón en caso de que necesite eliminar directamente a un Evaluado. Tenga en cuenta que si vuelve a la pantalla de asignaciones, elimina las asignaciones y vuelve a realizar la asignación; la persona eliminada manualmente volverá a aparecer.

Con la opción Cuestionario Personalizado el proceso es el siguiente, observará 3 botones: Metodología, Asignaciones, Evaluados. Estos botones son atajos para ir directamente a la pantalla que necesite una vez haya realizado el registro.

Haga clic en el botón de Metodología aquí podrá establecer cuales son los tipos de evaluadores que va a necesitar dentro del grupo registrado.

Ingrese la información de los siguientes campos:

Tipos de evaluador (ROL)

Superior: Marque la casilla si requiere este evaluador.

Autoevaluación: Marque la casilla si requiere este evaluador.

Peso (Equivalencia en %)

Superior: Indique el peso de esta evaluación.

Autoevaluación: Indique el peso de esta evaluación.

Pares: Indique el peso de esta evaluación.

Subalternos: Indique el peso de esta evaluación.

Externos: Indique el peso de esta evaluación.

Nota:

Indique el peso que corresponda a los evaluadores seleccionados. El peso total debe ser 100%.
La aplicación buscará si el empleado tiene un equipo de trabajo para así asignar un rol superior como evaluador.
También buscará los subgrupos del equipo de trabajo para asignar los evaluadores que correspondan al mismo grupo y locación. De la misma manera asignará los pares dentro del equipo de trabajo como evaluadores.
Si una persona no tiene pares el aplicativo no le asignará ninguno, usted debe hacerlo de forma manual.
Todos los externos deben asignarse de forma manual.

Fecha límite

Superior: Indique la fecha límite para realizar esta evaluación.

Autoevaluación: Indique la fecha límite para realizar esta evaluación.

Pares: Indique la fecha límite para realizar esta evaluación.

Subalternos: Indique la fecha límite para realizar esta evaluación.

Externos: Indique la fecha límite para realizar esta evaluación.

Nota: Esta fecha puede ser la misma fecha final de la duración del proceso o una fecha dentro del rango del proceso.

Una vez ingrese los datos solicitados haga clic en Guardar, luego en Asignar y se mostrará la siguiente pantalla:

En esta pantalla para cada registro que realice aparecerá el campo de Cuestionario a Utilizar donde podrá seleccionar el cuestionario que aplique para los Cargos, Niveles de Cargo, Áreas o personas individuales que desee asignar como evaluados.

Para asignar evaluadores en este proceso usted también puede seguir los siguientes pasos para realizar un cargue masivo. En la ayuda en línea Manuales de procesos - Estructuras de importación podrá descargar el Excel que le permitirá añadir los siguientes datos:

Cod_cia: Indique el código de la compañía.

Cod_eva_des: Indique el código del proceso de evaluación.

Cod_grup_val: Indique el código del grupo de evaluación.

Cod_emp_evado: Indique el código del empleado evaluado.

Cod_emp_evador: Indique el código del empleado que será evaluador. Si es autoevaluación digite el mismo código del evaluado.

Cod_eva: Indique el código de la evaluación o cuestionario.

Fec_eva: Indique la fecha en la cual debe hacer la evaluación.

Cod_rol: Indique el código del rol del evaluador.

Nota: No olvide poner una comilla sencilla (’) antes de los datos para que el cargue no presente novedades.

Una vez guarde el Excel en el proceso de Importador de Asignación de Valoradores adjunte el archivo y deje marcada la casilla de Tiene Cabecera en SÍ.

Haga clic en Importar si el cargue es correcto se mostrará el siguiente mensaje:

Si el documento no es correcto le aparecerá un mensaje de error según la validación realizada por el sistema.

En el proceso de Evaluación por competencias busque en la compañía el registro que realizó por el Excel y en el botón evaluados podrá visualizar el evaluado cargado y si al hacer clic en evaluadores podrá visualizar los evaluadores cargados.

Importante: En la pantalla de Asignaciones NO se mostrará ningún dato pero el botón de Ver Asignaciones se mostrará habilitado. Desde esta pantalla puede eliminar las asignaciones y luego volver a importar.

Importante: Una persona NO puede estar como evaluado en más de un grupo de evaluación, como evaluador SI es posible que el empleado esté en distintos grupos.
Nota: Cuando el archivo presente un error puede mostrar esta notificación. para conocer mayor detalle sobre el error que se está presentando diríjase a la funcionalidad Consulta Log Eventos Sitio de la ayuda en línea que le indicará cómo funciona este proceso para realizar su consulta.

En caso de que asigne un externo al cuestionario personalizado y deja desmarcada la casilla de No Usa Cuestionario, al momento de hacer clic en la evaluación lo redirigirá al cuestionario para ser completado.

Nota: Asegúrese de siempre indicar cuántos empleados o externos deberán ser evaluadores.

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