Ingreso solicitud de cargo

Este formulario permite gestionar las solicitudes de cargo que requiera la compañía después de ser gestionados a través de los Niveles de Autorización. Si no se desea llevar a cabo la gestión por Niveles de Autorización, por medio de este formulario podrá crear la solicitud de cargo y dar inicio al proceso de selección mediante el botón Nuevo.

Este formulario se compone de los siguientes campos, organizados en dos columnas como se aprecia a continuación:

Solicitud: El sistema indica automáticamente el número del consecutivo para la solicitud a registrar.

Creado desde Portal Web: Indicar si la solicitud es creada desde el portal web. Campo sólo de lectura.

Número de solicitud Interno:  Registrar el código interno para el control de las solicitudes de cargo en la compañía. Este campo es opcional.

Fecha: Indicar la fecha de creación de la solicitud. Diligenciar con formato DD/MM/AAAA.

Empleado Solicitante: Seleccionar el empleado que está realizando la solicitud de cargo.

Compañía: Seleccionar la empresa a la cual pertenece la solicitud.

Convenio: Seleccionar el convenio al cual pertenece la solicitud de cargo. Para las compañías que no manejan la figura de convenios escoger la opción cero (0) No Aplica. (Validar que el convenio 0 No Aplica se encuentre creado).

Área: Indicar el área para la cual se requieren las personas a seleccionar.

Ciudad Solicitud de Cargo: Seleccionar el  País, Departamento y Ciudad de donde se establecerá el cargo solicitado.

Tipo de Solicitud: Seleccionar el tipo de solicitud que desea realizar, como Cargo Nuevo, Vacaciones, Licencias entre otras. Las opciones previstas en este campo se encuentra parametrizadas desde la tabla Tipo de Solicitud.

Género: Seleccionar el género especifico (Hombre – Mujer) requerido para el cargo. Si no está sujeto a un género especifico puede seleccionar la opción, Sin Preferencia.

Rango de Edad: Digitar la edad o el rango solicitado para el cargo.

Rango Salarial: Digitar el rango salarial establecido para la vacante ofrecida. Para un valor fijo, indicar en los dos campos la misma cantidad.

Fecha Inicio Actividades: Indicar la fecha en la que se programa el inicio de labores para el cargo en solicitud.

Número de hojas Recibidas: Indicar el número de hojas de vida que fueron recibidas para la solicitud de cargo. Este campo es opcional.

Beneficios: Describir los beneficios ofrecidos a quien ocupe el cargo solicitado. Este campo es opcional.

A continuación diligencie los datos correspondientes a los campos de la segunda columna, que se describen a continuación.

Cargo Solicitado: Seleccionar el cargo que requiere solicitar.

Responsable: Seleccionar el empleado asignado como responsable de la gestión de la solicitud de cargo.

Responsable Externo: Indicar la persona responsable de la gestión de solicitud de cargo. Este campo aplica para trabajadores independientes o psicólogos que pertenecen a un servicio de outsourcing, entre otros y por lo tanto no se encuentran registrados en la base de datos como empleados. De no requerir este campo digite cero (0) No aplica.

Sucursal: Seleccionar la sucursal en la cual se desea ubicar el cargo solicitado.

Centro de Costos: Seleccionar el centro de costos al que pertenece el cargo que se requiere.

Cantidad Solicitada: Diligenciar la cantidad de personas requeridas para cubrir la vacante .

Cantidad Remitidas: Este campo se diligencia de manera automática cuando se diligencia el campo, Fecha de Remisión en el candidato haciendo un conteo de cada uno de los candidatos que han sido remitidos a entrevista con jefe inmediato.

Cantidad Contratadas: Este campo se diligencia de manera automática cuando los candidatos han finalizado su proceso de selección y se habilitan para ser contratados.

Tiempo de respuesta: Indicar en días, el tiempo establecido para dar respuesta al cubrimiento de la vacante. Otra forma es mediante la variable general nro. 5 “Cálculo Días de Respuesta Solicitud de Cargo”, la cual toma como referencia para el cálculo, la fecha de creación de la solicitud de cargo y la fecha inicio de actividades que se registra en la solicitud.

Tipo de Vinculación: Seleccionar el tipo de vinculación ya sea directo por la compañía o por medio de una empresa de servicios temporales. Las opciones previstas en este campo se encuentra parametrizadas desde la tabla Tipo de Vinculación.

Tipo de Contrato: Seleccionar el tipo de contrato que se ofrecerá al cargo solicitado.

Tiempo de vinculación: Indicar el tiempo durante el cual se requiere el cargo solicitado. Este campo es ideal para las vacantes bajo un contrato obra o labor o termino fijo.

Horario de trabajo: Describir el horario en que el cargo desarrollará su jornada laboral.

Número de hojas preseleccionadas: Este campo es automático y proporciona el número de hojas con relación a los candidatos preseleccionados para la solicitud de cargo.

Estado: Establecer el estado en el cual se encuentra la solicitud de cargo, esto permite realizar un seguimiento del proceso de selección. Tenga en cuenta que este campo depende de los niveles de autorización.

• No Aplica: Utilizar cuando se desea dejar una solicitud sin un estado especifico marcado.
• Pendiente Aprobación: Utilizar cuando se genera una solicitud que está pendiente por recibir aprobación. Cuando la solicitud de cargo es llevada al flujo de aprobación, en esta solicitud se muestra este estado.
• Suspendido: Utilizar cuando se desea suspender un proceso de selección y retomar posteriormente.
• Cancelado: Utilizar cuando se desea cancelar de forma definitiva una solicitud.
• Terminado: Utilizar cuando se desea finalizar el proceso de selección; tener en cuenta que una vez se marca este estado no es posible modificar ni agregar información.
• Aprobado: Utilizar cuando se aprueba una solicitud de cargo. Si la solicitud pasa por el flujo de aprobación el estado cambia a aprobado y la solicitud de cargo queda habilitada, permitiendo continuar con el proceso de solicitud.
• No aprobado: Utilizar cuando no se aprueba una solicitud de cargo. Una vez denegada la solicitud mediante el flujo de aprobación, el estado cambia a no aprobado, impidiendo la continuidad del proceso de solicitud.
• En proceso: Este estado se activa de manera automáticacuando una solicitud de cargo inicia el proceso de selección.

Observaciones: Redactar las observaciones necesarias, que complementen la solicitud del cargo.

**Modelo de procesos:**Asignar el modelo de procesos a ejecutar en la selección del cargo vacante. Tenga en cuenta que el modelo de proceso indica las actividades a realizar en la gestión del proceso de selección. Para mayor información tenga en cuenta el maestro Modelos de Proceso en la parametrización general.

Una vez diligenciados los campos anteriormente mencionados dé clic en el botón Guardar. A continuación, se podrán definir los requisitos especificos a la solicitud de cargo y asignar responsables a cada actividad que se desarrollará acorde al modelo de procesos elegido; para este paso debemos dar clic en el botón Editar.

Requisitos

Esta opción permite identificar los requisitos necesarios para el cargo vacante, los cuales se muestran de la pestaña Requisitos, parametrizada en el perfil del cargo.

Requisito: Seleccionar el requisito requerido para el cargo solicitado:

Observaciones: Ingresar las observaciones que complementen el requisito indicado anteriormente.

Responsables (Modelo de Proceso)

Al seleccionar el modelo de proceso en la solicitud de cargo, se visualiza el listado de procesos a ejecutar, permitiendo asignar los responsables a cada proceso. Tener en cuenta que esto permite realizar una trazabilidad de quien debe ejecutar cada paso en la selección y hacer la medición de cumplimiento más detallada desde el Estado de Procesos por Candidato, además cada vez que se ejecute cada proceso se enviará un correo electrónico al siguiente responsable del proceso informando la disponibilidad del candidato para iniciar la siguiente actividad.

Modelo de proceso: Muestra el nombre del modelo del proceso asignado.

Proceso: Muestra el proceso relacionado al modelo.

Responsable: Seleccionar la persona que se asignará como responsable del proceso.

Hojas de Vida

Para realizar el registro se requiere que el candidato haya sido creado en el maestro Hoja de vida de Candidatos o mediante la opción Hoja de Vida, en el Portal Web, a continuación dar clic en la opción Nuevo Registro.

Al ingresar a esta opción se habilita una ventana con los siguientes campos, tenga en cuenta que los campos obligatorios para crear el candidato son los siguientes: Candidato, Fuente Hoja de Vida y Fecha y Hora de Citación.

Candidato: Seleccionar el candidato que se desea asignar a la solicitud de cargo**.**

Concepto Recursos humanos: Digitar el concepto emitido por recursos humanos una vez realizada la entrevista.

Concepto del Solicitante: Digitar el concepto una vez realizada la entrevista con el solicitante.

Contratado?: Activar este campo cuando el candidato ha finalizado su proceso de selección y puede pasar al proceso de contratación.

Fuente hoja de vida: Seleccionar la fuente de la cual se obtuvo la hoja de vida.

Fecha Citación: Indicar la fecha para la cual fue citado el candidato, diligenciar en formato DD/MM/AAAA.

Hora Citación: Indicar la hora en la cual fue citado el candidato. Este campo no tiene un formato de hora definido, por lo tanto puede ingresar la hora, como se estime adecuada.

Fecha de Remisión: Indicar la fecha de remisión del candidato a la entrevista con el solicitante de la vacante (puede ser el jefe inmediato o la empresa usuaria para el caso de las empresas Temporales), diligenciar en formato DD/MM/AAAA.

Motivo de Rechazo: Seleccionar el motivo por el cual fue descartado el candidato del proceso de selección.

Observaciones: Utilizar este campo para dar una breve descripción aclaratoria del motivo de rechazo.

Fecha de Respuesta: Indicar la fecha en la cual se obtuvo una respuesta de aceptación del candidato para pasar a contratación; diligenciar en formato DD/MM/AAAA.

Estado: Registrar el estado en el que se encuentra el procesos de selección del candidato, para ello dispone de los siguientes estados.

• No Aplica: Usar cuando se desea contar con un candidato.
• Retiro por parte de la compañía: Seleccionar cuando la compañía descarta al candidato durante el proceso de selección.
• Retiro voluntario: Seleccionar cuando el candidato desiste del proceso de selección.
• En Evaluación: Este estado se activa de forma automática cuando el candidato es asignado a la solicitud de cargo lo cual significa que está siendo evaluado en el proceso de selección.
• Disponible: El estado “disponible”, se selecciona de manera automática cuando todas las actividades del modelo del proceso para el candidato, han finalizado.
• Terminado: Este estado se activa de manera automática cuando se marca el indicador “Contratado?”, denotando que el proceso de este candidato ya ha finalizado.

La solicitud de cargo cuenta con un campo para realizar una búsqueda especifica dentro de un grupo de candidatos asociados a una solicitud.

Seleccione el botón con el signo de interrogación (?) para filtrar los candidatos por código o por nombre.

Indique el candidato requerido, para mostrar la hoja de vida como se observa a continuación.

Cuando el candidato ha sido asignado a la solicitud, al final de cada registro se ubica un botón identificado con un ícono de libreta de apuntes, desde allí se gestionan los siguientes procesos de la selección habilitando una nueva ventana para ingresar a cada uno de los procesos que se presentan a continuación. Tenga en cuenta el orden que se presenta a continuación:

Entrevista Recursos Humanos

Prueba Psicotécnicas

Pruebas de Conocimiento

Assessment

Entrevista Jefe Inmediato

Referencia

Entrevista Otros

Estudio de Seguridad - Confiabilidad

Visita Domiciliaria

Examen Ocupacional de Ingreso