Contratos
Registrar contratos con sus requisitos de documentación para posteriormente asociarlos a terceros y controlar su acceso a la empresa.
Observación
La información sobre las fechas y el estado de estos contratos se utilizará para validar el acceso de terceros.
Qué puedes hacer:
Registrar contrato
- En la Plataforma X senior, acceda a Gestión de Acceso y Seguridad > Gestión de terceros > Registros y abra la pestaña Contratos;
- Haga clic en el botónpara agregar;
- En Datos Generales, rellene todos los campos obligatorios (indicados con un asterisco) relativos a datos generales:Empresa,Número de contacto,Descripción Es Fecha de inicio. También es posible opcionalmente informar otros datos, como por ejemplo elFecha de finalización;
- Si hay untipo de contrato registrado, seleccione el tipo de este contrato para asociarlo con alguna característica (área, sucursal, segmento, etc.) definida por este tipo;
- Si hayintegración con Ronda Senior y Dirección de Personas | HCM, complete los campos que son obligatorios para el registro de empleados en estos sistemas:Sucursal de la empresa contratante, OhUbicación predeterminada y elEscala estándar. Si no existe integración con los sistemas, estos campos son opcionales;
- Si lo desea, configure elPapel estándar que se asociará cuando envíe un tercero para su aprobación. Con esto la solicitud ya estará creada con el documento de contrato estándar. Si el proceso no tiene variables en papel, el tercero será aprobado con el papel estándar;
- Usa el campoEstado para definir si el contrato está activo o desactivado. Si está activo, si este registro tiene que dejar de usarse en algún momento, no se puede eliminar;
- Si lo desea, rellene los campos referentes al responsable del contrato:Nombre,Apellido ,Correo electrónico, usuario deAcceso EsTeléfono.
- clickea enAhorrar.
Los grados
Si el tercero ha sido aprobado y tiene un documento válido para un enlace, se creará una nueva solicitud para este mismo enlace con el documento ya entregado.
El proceso se puede personalizar para que el papel quede oculto en el formulario. De esta manera, cuando se apruebe un nuevo tercero, recibirá el documento de contrato estándar.
Buscar, editar y eliminar contrato
Buscar
En la sección Filtros, haga clic en el símbolo+ ubicado a la derecha de la pantalla, complete uno o más campos para buscar el contrato y haga clic enFiltrar.
Editar
En la sección Contratos Registrados, haga clic en la casilla de verificación correspondiente al contrato cuyos datos serán modificados. Luego haga clicPara editar, realice los cambios deseados y haga clicAhorrar.
En esta pantalla, la pestaña Documentos enumera todos los documentos asociados con el contrato. La pestaña BPM muestra información sobre la solicitud creada en BPM para una fácil consulta, como elSolicitar identificación, el suyoEstado, OhResponsable actual, ElFecha de inicio y el deCreación de procesos. Además, existe un campo deComentarios que se puede llenar con diversas observaciones.
Borrar
Haga clic en la casilla de verificación del contrato que se eliminará y haga clic enSí en la ventana de confirmación que se mostrará.
Contrato duplicado
Para facilitar el registro de nuevos contratos, es posible duplicar un contrato existente.
Haga clic en la casilla de verificación junto al contrato que desea duplicar y luego en el botónDuplicar. Sólo necesitas ingresar al campoNúmero de contacto, ya que los demás campos ya estarán rellenados con la información del contrato que estaba duplicado. Para finalizar, haga clicAhorrar.
Enviar acceso a senior
Al seleccionar un contrato y hacer clic en el botónEnviar acceso a senior, el sistema enviará un correo electrónico al responsable de la empresa tercera, brindándole acceso al sistema para registrar a los terceros que actuarán en los contratos.
Observación
El correo electrónico se enviará al destinatario registrado en el contrato.
El correo electrónico enviado al responsable de la empresa tercera podrá serpersonalizado previamente. Para eso:
- Vaya a: Tecnología > Administración >Internacionalización;
- Localizar la plataforma/servicio de usuarios externos;
- Exporte el archivo (haciendo clicExportar), ábrelo y edita las siguientes claves:
- platform.externalusers.confirm_email_body: clave en el centro de traducción que tiene el contenido del correo electrónico;
- platform.externalusers.confirm_email_subject: clave en el centro de traducción que tiene el título del correo electrónico.
- Una vez editado, importe el archivo nuevamente.
Si el correo electrónico no está personalizado, se enviará con el diseño predeterminado del sistema.
Crear campos personalizados
Para crear campos personalizados referentes a contratos, en entidades de Gestión de Terceros:
- En la plataforma X superior, vaya a Tecnología > Personalización > Campos;
- Localiza el dominiosam;
- Encuentra el serviciotercero;
- Localizar la entidadcontrato y abierto;
- Agregue los campos deseados usando el botónNuevo;
- Guarde la información en la pantalla Campo personalizado. Esta acción cerrará la pantalla;
- Después de haber creado todos los campos personalizados que desee, haga clic enAhorrar.
Importante
Los campos personalizados de estas entidades se envían al flujo BPM. Por lo tanto, debe ser el mismo nombre que el campo en el formulario BPM y en la entidad. En ambos casos, el nombre del campo debe crearse utilizando caracteres en minúscula.
Consideraciones de fecha al desvincular o modificar enlaces
El módulo de Gestión de Terceros adopta comportamientos específicos al cambiar la fecha de finalización de un vínculo de contrato, o al desvincularlo de una persona.
Al disociar enlace
Paraenlaces actuales: Cuando el enlace se disocia, su fecha de finalización cambia a hoy. Luego, el sistema valida si el tercero tiene otro rol actual vinculado a él, además del rol entregado a Gestión de Terceros:
- De lo contrario, la fecha de finalización de la credencial pasa a ser la misma que la fecha de finalización del bono;
- De ser así, la credencial no se finaliza debido a cambios realizados por el módulo de Control de Acceso;
- Si tiene otro rol pero en una fecha posterior, la credencial está finalizada;
- Si tiene otro papel pero con suspensión, la credencial no está finalizada, porque aún con suspensión el papel sigue vigente.
Paralazos futuros: cuando el enlace se desvincula, se aplica la misma regla si hay otro rol vigente no creado por Gestión de Terceros. Además, si la credencial asociada a la persona en la futura relación no tiene registro de acceso, se elimina. Si hay acceso, está terminado.
Al cambiar la fecha del bono
Al modificar la fecha de finalización de la relación contrato/persona:
- Si el número de días aumenta, el bono se envía para su aprobación. Las fechas del documento y de la credencial sólo podrán cambiarse después de esta aprobación;
- Si el número de días disminuye, el bono no se envía para su aprobación. Las fechas de los documentos y las credenciales se pueden cambiar sin aprobación;
- Si se cambia la fecha de inicio de un bono futuro, elEtapa de aprobación se cambia a "Registro en curso" y deberá enviarlo para su aprobación.
La fecha de inicio de la credencial no se modifica en ninguno de los casos.
