DOC Estudio

El módulo DOC Studio de Senior permite realizar la Gestión de Documentos Electrónicos (GED) dentro de una organización. Como parte de xPlatform, su función principal es ayudar a las empresas en su proceso de transformación digital.

Un sistema GED no solo almacena archivos, el DOC Studio de Senior tiene varias características, tales como:

• Almacenamiento en la nube inteligente y seguro;
• Carga de archivos por lotes;
• Permite el control de versiones de archivos;
• Le permite asignar un revisor para que el documento sea aprobado o no;
• Integrado con SIGN Studio, permite enviar documentos para firma electrónica;
• Permiso sobre carpetas y documentos por roles o usuarios;
• Compartir documentos con otros usuarios de la plataforma;
• Búsqueda inteligente de documentos y carpetas;
• Vista previa de algunos formatos de documentos;
• Asignar temas y personas a ciertos documentos;
• Establecer fecha de caducidad y obsolescencia con notificaciones en la plataforma;
• También proporciona sostenibilidad, organización, prevención de pérdidas y agilidad para la empresa.

Almacenamiento y Seguridad

Todos los documentos se almacenan en una herramienta de almacenamiento de archivos específica y ampliamente utilizada en el proveedor de servicios en la nube que usamos para las soluciones Senior. Para proteger esta información, se aplican todas las buenas prácticas de seguridad y políticas restrictivas.

La herramienta del proveedor de servicios en la nube garantiza la prevención de la pérdida de datos, ya sea debido a desastres naturales u otras causas, mediante la replicación de datos en diferentes regiones geográficas del mundo. Incluso cuando se envía un documento para su firma, realizamos una segunda capa de respaldo del mismo a criterio de cualquier auditoría futura, si es necesario, a pedido del cliente.

Solo las personas autorizadas dentro de Senior tienen acceso a ciertos recursos del proveedor Cloud, estos accesos son extremadamente restringidos, supervisados y monitoreados, además de estar protegidos mediante autenticación de doble factor (2FA) y accesibles solo dentro de la red de la empresa.

El proveedor de AWS también cuenta con un alto nivel de seguridad, donde a través de candados y recursos de encriptación, garantizan el acceso restringido a la información. Amazon S3 también mantiene programas de cumplimiento como PCI-DSS, HIPAA/HITECH, FedRAMP, la Directiva de protección de datos de la UE y FISMA para ayudarlo a cumplir con los requisitos reglamentarios. Para obtener más información, visite el sitio de AWS.

Ciclo de vida del documento

Estudio DOC

Todos los documentos almacenados en DOC Studio no tienen fecha de caducidad ni ciclo de vida definido, siendo un almacenamiento permanente y de por vida. El módulo también tiene mecanismos incorporados para recuperar carpetas y archivos eliminados por los usuarios, y también podemos eliminarlos definitivamente después de un período determinado.

Estudio FIRMA

Todos los documentos que han pasado por el proceso de firma electrónica, después de 30 días, se trasladan a un área de almacenamiento específica dentro de SIGN Studio. Antes de mover este documento, también se almacena una copia en DOC Studio, con acceso de por vida, y los usuarios autorizados pueden acceder a ella en cualquier momento.

Política de copia de seguridad

El propio proveedor de Cloud ya garantiza el almacenamiento de archivos, donde en este caso, no es necesario crear rutinas de respaldo por parte de Senior.