GED

O módulo GED da Senior permite realizar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) dentro de uma organização. Fazendo parte da Plataforma de Soluções, seu papel principal é ajudar as empresas na sua jornada de transformação digital.

Um sistema GED não faz apenas o armazenamento de arquivos, O GED da Senior possui diversas funcionalidades, como por exemplo:

• Armazenamento inteligente e seguro em cloud;
• Upload de arquivos em lote;
• Permite o versionamento de arquivos;
• Permite atribuir um revisor para que o documento seja aprovado ou não;
• Integrado ao SIGN permite enviar documentos para assinatura eletrônica;
• Permissionamento em pastas e documentos por papéis ou usuários;
• Compartilhar documentos com outros usuários da plataforma;
• Pesquisa inteligente de documentos e pastas;
• Pré-visualizar alguns formatos de documentos;
• Atribuir assuntos e pessoas a determinados documentos;
• Definir data de expiração e obsolência com notificações na plataforma;
• Também provê sustentabilidade, organização, prevenção de perdas e agilidade para a companhia.

Armazenamento e Segurança

Todos os documentos são armazenados em uma ferramenta específica e amplamente utilizada para armazenamento de arquivos no prestador de serviços em cloud que utilizamos para as soluções Senior. Para proteção dessas informações são aplicadas todas as boas práticas de segurança e políticas restritivas.

A prevenção para perda de dados, seja por desastres naturais ou outras causas é assegurada pela ferramenta do prestador de serviços em cloud através da replicação dos dados em diferentes regiões geográficas pelo mundo. Até mesmo quando um documento é enviado para assinatura, realizamos uma segunda camada de backup do mesmo a critério de eventual auditoria futura, se necessário, mediante solicitação do cliente.

Somente pessoas autorizadas dentro da Senior possuem acesso a determinados recursos no provedor de Cloud, estes acessos são extremamente restritos, supervisionados e monitorados, além de serem protegidos por meio de duplo fator de autenticação (2FA) e acessíveis apenas dentro da rede da companhia.

O provedor AWS também dispõe de um alto nível de segurança, onde através de bloqueios e recursos de criptografia, garantem acesso restrito as informações. Amazon S3 também mantem programas de conformidade, como PCI-DSS, HIPAA/HITECH, FedRAMP, EU Data Protection Directive e FISMA, para ajudá-lo a cumprir exigências regulatórias, para maiores informações acesse o site da AWS.

Pré-visualização de documentos protegidos

Para documentos protegidos por senha e permissões, a visualização no GED não é permitida. Nesses casos, uma validação é realizada, e uma mensagem informativa é exibida, indicando que o arquivo está criptografado e possui restrições de acesso.

Ciclo de vida dos documentos

GED

Todos os documentos armazenados dentro do GED não possuem prazo de expiração ou lifecycle definido, sendo o armazenamento permanente e vitalício. O módulo ainda dispõe de mecanismos internos de recuperação de pastas e arquivos excluídos pelos usuários, sendo que também podemos realizar a exclusão definitiva destes depois de um determinado período.

SIGN

Todos os documentos que passaram pelo processo de assinatura eletrônica, depois de 360 dias, são movidos para uma área de armazenamento específico dentro do SIGN. Antes deste documento ser movido, uma cópia dele também é armazenada dentro do GED, tendo seu acesso vitalício, podendo ser acessado a qualquer momento através dos usuários autorizados.

Política de Backup

O próprio provedor de Cloud já garante o armazenamento dos arquivos, onde neste caso, não se faz necessária a criação de rotinas de backup por parte da Senior.