CT-e de Anulação e Substituição
Devido a redução do prazo de cancelamento do CT-e de 60 para 7 dias, a partir da versão 1.04 do Conhecimento de Transporte Eletrônico, efetivada em 01 Maio de 2012, surgiu a necessidade de Anulação do CT-e. Esse procedimento fiscal, até então desconhecido por muitos, inclusive por vários contadores, trata de um problema comum nas transportadoras.
É o caso de um CT-e ter sido emitido incorretamente, e só depois de 7 dias ser descoberta a emissão indevida. Nesse caso, o cancelamento já não é mais possível, e deve ser executada a anulação do CT-e, seguida pela sua substituição. Esse manual irá explicar como devem ser realizados ambos os processos.
Para a anulação de valores relativos à prestação de serviço de transporte de cargas, em virtude de erro devidamente comprovado, e desde que não descaracterize a prestação, deverá seguir a seguinte regra legal:
Quando o Tomador de Serviço for Contribuinte de ICMS (possuir Inscrição Estadual):
- Solicitar ao Tomador do Serviço uma NF-e de Anulação, com o total da prestação e do ICMS, utilizando a CFOP 5.206 (Anulação de valor relativo à aquisição de serviço de transporte), informando o número do CT-e emitido com erro, os valores anulados e o motivo.
- Após receber a NF-e de Anulação, emitir um CT-e Substituto, com as novas informações, referenciando o CT-e emitido com erro e consignando a expressão "Este documento substitui o CT-e ‘número’ e ‘data’ em virtude de (especificar o motivo do erro)".
Desta forma, acesse Operacional > Expedição > Conhecimento de Frete > Manual e efetueo lançamento do conhecimento normalmente, informando no campo Tipo a opção Substituto.
O sistema realizará a abertura de uma nova tela, onde deverá ser informado o número do Conhecimento a ser anulado (CT-e de Origem) e a Chave de Acesso da NF-e de Anulação emitida pelo Tomador do Serviço. Após informar os campos clique em Confirmar.
Em seguida, no campo ‘Observações’ deverá ser informado número do conhecimento substituído, a data e o motivo do erro.
Em seguida, no campo ‘Observações’ deverá ser informado número do conhecimento substituído, a data e o motivo do erro.
O Frete deverá ser calculado novamente com o valor correto, para então efetuar a gravação do conhecimento. Após este processo, basta realizar o envio do lote, a consulta e a impressão do documento normalmente.
Quando o Tomador do Serviço não for Contribuinte de ICMS (sem Inscrição Estadual - Isento):
- Solicitar ao Tomador do Serviço uma declaração, que mencione número e data de emissão do CT-e emitido com erro.
- Após receber a declaração do Tomador do Serviço, deverá emitir um CT-e de Anulação, com os mesmos valores totais do serviço e do tributo e referenciando o CT-e a ser anulado, utilizando a CFOP 1.206 (Anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte), informando o número do CT-e emitido com erro e o motivo;
- Em seguida, emitir um CT-e Substituto, com as novas informações, referenciando o CT-e emitido com erro, utilizando a CFOP normal e consignando a expressão "Este documento substitui o CT-e ‘número’ e ‘data’ em virtude de (especificar o motivo do erro)”.
Acesse Operacional > Expedição > Conhecimento de Frete > Manual
Para emissão do Conhecimento de Anulação:
Efetuar o lançamento do conhecimento normalmente, informando no campo ‘Tipo’ a opção ‘Anulação’.
O sistema realizará a abertura de uma nova tela, onde deverá ser informado o número do Conhecimento a ser anulado (CT-e de Origem) e a data da Declaração de Anulação emitida pelo Tomador do Serviço.
Após informar estes campos, ‘Confirmar’ e em seguida ‘Gravar’. Posteriormente, deverá ser efetuado o envio do lote, a consulta e a impressão do documento normalmente.
Cabe salientar que este tipo de conhecimento só pode ser emitido nos casos em que o Tomador do Serviço não seja contribuinte do ICMS. Caso contrário, ao tentar emiti-lo, o sistema trará a mensagem abaixo:
Para emissão do Conhecimento de Substituição:
Acesse Operacional > Expedição > Conhecimento de Frete > Manual, Efetuar o lançamento do conhecimento normalmente, informando no campo ‘Tipo’ a opção ‘Substituto’.
O sistema realizará a abertura de uma nova tela, onde deverá ser informado somente o número do Conhecimento a ser anulado (CT-e de Origem). Após informar estes campos, ‘Confirmar’.
No campo ‘Observações’ deverá ser informado número do conhecimento substituído, a data e o motivo do erro.
O Frete deverá ser calculado novamente com o valor correto, para então efetuar a gravação do conhecimento. Após este processo, basta realizar o envio do lote, a consulta e a impressão do documento normalmente.
Feito isso, o XML dos CT-e’s de Anulação, se houver, e Substituição devem ser enviados para o Tomador do Serviço, e o valor do imposto a maior estará retificado.
Procedimento Legal:
- Fiscal: Com relação a escrituração, o CT-e de Anulação será registrado como um redutor de receita, semelhante ao CT-e cancelado, assumindo a característica de ‘venda cancelada’. O CT-e Substituto será escriturado normalmente com um Conhecimento Normal.
- Contábil: Referente a contabilização, sendo efetuada a operação de anulação deverá ser realizado a baixa do valor a receber do cliente e a redução da receita, também seguindo os tramites de uma venda cancelada. Ou seja, creditando ‘Duplicatas a Receber’ e debitando ‘Vendas Canceladas’ (Conta redutora da receita). O CT-e Substituto será contabilizado normalmente.
Condições a serem consideradas:
Financeiro:
Para emissão de CT-e de Anulação, o documento substituído não pode ter sido faturado. Neste caso, ao tentar emiti-lo, o sistema trará a mensagem abaixo:
Para que o sistema possibilite o processo, o faturamento do CT-e de Origem deverá ser desfeito. O mesmo ocorre para a emissão do CT-e Substituto, caso o documento substituído já tenha sido faturado, o processo não poderá ser realizado. Desta forma, será necessário desfazer o faturamento do CT-e de Origem.
Operacional:
O Conhecimento de Anulação e Substituição possui uma condição diferenciada, ou seja, assume a característica de um Conhecimento de Cobrança, não estando disponível para os processos operacionais. Sendo assim, não poderá ser vinculado a viagens, ou mesmo ter apontamento de entrega realizado. Será utilizado apenas pelo financeiro para efetuar o controle da cobrança.
O CT-e de Anulação NÃO pode ser emitido sem a Declaração (Tomador de Serviço – Não Contribuinte) e o CT-e Substituição não pode ser emitido sem a NF-e de Anulação (Tomador de Serviço – Contribuinte) ou CT-e de Anulação (Tomador de Serviço – Não Contribuinte).
É OBRIGATÓRIA a emissão do CT-e de Substituição após emitir o CT-e de Anulação, e se não o fizer, a empresa permanecerá sob o risco ser acusada de fraude fiscal.
A emissão dos CT-e’s de Anulação e Substituição deve ocorrer em até 60 dias da data de emissão do CT-e objeto de Anulação/Substituição (conforme Manual de Orientações – Contribuinte, versão 1.0.4c).
Para cada CT-e emitido com erro somente é possível a emissão de um CT-e de Anulação e um Substituto, que não poderão ser cancelados.
É importante observar que este procedimento não deve ser aplicado nas hipóteses de erro passível de correção mediante carta de correção ou emissão de documento fiscal complementar.
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