Notificações

Sumário

1. Conceito

A configuração de rotinas de notificações agrupadas têm por objetivo notificar todas as pendências do usuário em uma única mensagem.

2. Menu de Acesso

• No menu, selecione Senior Flow;
• Selecione BPM;
• Clique em Configurações

3. Funcionalidades

3.1 Definição de Grupos de Usuários

Para utilizar a rotina de notificações agrupadas, é necessário primeiramente definir os grupos de usuários, que podem ser configurados no seguinte menu na Senior X Tecnologia > Administração > Gestão de Grupos. É possível criar um novo grupo ou editar um já existente, vinculando um ou mais usuários em determinado grupo previamente cadastrado, facilitando as configurações posteriores.

3.2 Notificação de Novo Comentário para Usuários Solicitantes

Essas notificações são direcionadas aos usuários solicitantes dos processos e são exibidas exclusivamente na plataforma.

3.2.1 Configuração

• No menu BPM > Processos;
• Selecione o processo em que deseja configurar as notificações de novos comentários;
• Edite as preferências, clicando no processo e no menu selecione Preferências das Notificações;
• Configure o evento novo comentário, clicando em Novo Comentário e configurando as definições das preferências de notificações de acordo com o processo e clicando no botão Salvar;
• Retornando ao fluxo do processo, clique em Salvar e Republicar para publicar todas as alterações feitas.

3.2.2 Selecionar Processo

Antes de configurar as notificações agrupadas é necessário selecionar um processo a ser configurado, através do menu: BPM > Configurações > Preferências das notificações. Após a seleção basta acessar a opção Configurar notificações agrupadas.

3.2.3 Adicionar Grupos

Para definir quais serão os usuários a serem notificados, adicione um grupo através do botão Adicionar e preencha as informações necessárias, bem como os campos obrigatórios:

• Grupo: grupo a ser adicionado para receber a notificação;
• Notificar pendência: notificar caso tenha apenas pendências;
•  Dias antes de expirar: quantos dias antes da expiração a notificação deve ser enviada.
  • 0: não é considerado um critério para enviar a notificação, mas caso envie, notificará as tarefas que expiram em 24 horas. Abre as que expiram em 24 horas na central de tarefas.
  • 1: envia a notificação em 24 horas, comportamento padrão. Ao clicar, abre as que expiram em 24 horas na central de tarefas.
  • 2 ou mais: conta os dias adicionados no contador de "Expiram em x dias". Ao clicar, abre as configurações pendentes.
• Dias após expirar: Quantos dias após a expiração a notificação deve ser enviada.
  • 0: não é considerado um critério para enviar a notificação e conta todas as tarefas expiradas.
  • 1 ou mais: conta todas as tarefas expiradas com o máximo de dias configurado. Ao clicar a tela de expiradas será exibida.

É possível também, através do botão Ações, editar ou excluir um determinado grupo:

4. Notificações por E-mail

Para que o envio das notificações de e-mail sejam executadas corretamente, existem algumas configurações que devem ser verificadas para que a funcionalidade seja executada. Verifique os passos abaixo e valide se todos estão devidamente configurados.

4.1 Configurar SMTP da Plataforma

Para que as configurações de SMTP tenham sido corretamente inseridas na plataforma para o Tenant utilizado, verifique a configuração referentes ao SMTP do ambiente, realizando os seguintes passos:

1. Na Senior X, acesse o menu Tecnologia > Configuração > Por Tenant;
2. Na parte inferior da tela, em Domínios e Serviços utilize o filtro de domínios e busque por platform;
3. Ao exibir os detalhes do serviço platform, busque por workflow no campo de filtro de serviços;
4. Clique no botão Editar do serviço workflow, e na tela Propriedades clique na guia Sistema;
5. Valide e/ou preencha corretamente os dados referentes ao seu servidor de SMTP utilizado para o envio de e-mail no campo Sender email adress.

4.2 Consultar E-mails Registrados para Notificação de Usuários

Valide se todos os usuários que irão receber as notificações pelo e-mail estão com os endereços cadastrados na Senior X :

1. Acesse Tecnologia > Administração > Gestão dos Usuários;
2. Busque pelos cadastros dos usuários que irão receber as notificações e verifique se os mesmos estão com os endereços de e-mails cadastrados na Senior X;
3. Caso o campo de e-mail esteja em branco, clique sobre o login do usuário para alterar dos dados, preencha o endereço corretamente, e clique no botão Salvar para confirmar as informações alteradas.

4.3 Configurar Preferências das Notificações

Para validar se as opções para envio de e-mail estão habilitadas, acesse a Senior Flow > BPM > Configurações > Preferências das notificações e visualize o processo que será configurado. Verifique se as caixas de seleção para envio de e-mail estão marcadas nos Eventos para envio das notificações;

4.3.1 Configurar Envio de Notificação de E-mails Personalizados

Por padrão o e-mail sempre será enviado para o solicitante, mas é possível realizar o cadastro de endereços adicionais para recebimento das notificações. Para fazer isso, siga os passos abaixo:

1. Acesse Senior Flow > BPM > Processos > Ações > Editar;
2. Dentro do Fluxo do processo, selecione a etapa que deseja que a notificação seja enviada, e clique na opção Notificações > Personalizar notificações no menu lateral direto do editor de fluxos;
3. Marque a opção Usar notificações personalizadas, para que o e-mail seja enviado para os contatos adicionais e usuário solicitante, da forma como está configurado;
4. Digite o assunto que deseja incluir no e-mail a ser enviado;
5. Utilize o campo CC para adicionar os endereços adicionais que deseja enviar as notificações nesta etapa do processo. Se adicionado mais de um endereço, devem ser separados por ponto e vírgula (;);
6. Insira no campo de texto o conteúdo a ser enviado aos destinatários deste evento. É possível também incluir os PlaceHolders, desde que o valor informado seja um e-mail válido, por exemplo: usuario@dominio.com.

4.4 Notificações Personalizadas

Para configurar as preferências de notificação no Senior X, siga os passos abaixo:

• Acesse o menu Senior X;
• No caminho Senior Flow > BPM > Configurações > Preferências das Notificações.

Antes de prosseguir com a configuração, verifique o nome do processo para o qual deseja realizar as alterações. Certifique-se de que as opções para o envio de e-mails estão marcadas para os eventos desejados. Se uma dessas opções estiver desmarcada, o e-mail não será encaminhado para o evento correspondente.

Por padrão, o e-mail é enviado apenas para o solicitante que abriu a requisição do processo. Mesmo que haja uma configuração de notificação personalizada no fluxo com os campos "CC" preenchidos, nenhum dos endereços cadastrados receberá a notificação se o evento estiver desmarcado para o envio de e-mails.

4.4.1 Configuração de Notificações Personalizadas

• No fluxo do processo, selecione a etapa desejada;
• Clique na opção Notificações > Personalizar Notificações no menu lateral direito do editor de fluxos.

4.4.2 Utilizando Notificações Personalizadas

Para obter informações detalhadas sobre a configuração das notificações, tipos de eventos e o uso de PlaceHolders, consulte a Documentação Notificações Personalizadas do DevSenior. Lembre-se de marcar a opção para utilizar notificações personalizadas caso deseje enviar e-mails para contatos adicionais, além do solicitante. Não se esqueça de especificar o assunto desejado para a caixa de entrada dos contatos.

4.5 Personalização da Notificações em Fluxo BPM

O sistema de fluxo BPM incorpora notificações em etapas específicas de sua execução, oferecendo a flexibilidade de personalizar o conteúdo das notificações por e-mail, incluindo destinatários com cópia (cc).

Eventos e Destinatários:

• Início do processo: Notificação ao usuário solicitante;
• Processo cancelado: Notificação ao usuário solicitante e aos responsáveis por pendências;
• Fim do processo: Notificação ao usuário solicitante;
• Tarefa criada, Antes de expirar, Tarefa expirou: Notificação ao responsável pela pendência;
• CC’s (Cópia): Para incluir destinatários com cópia (cc), separe-os por ponto e vírgula.

PlaceHolders

Para utilizar uma variável de processo, basta empregar o padrão ${nome_da_variavel}.

Exemplo de configuração