Recebimento de NFS-e

O Recebimento de NFS-e é uma solução da Senior que promove a otimização de tempo, produtividade e controle das rotinas fiscais da sua empresa. Saiba mais detalhes sobre esta oferta e seu funcionamento logo abaixo.

As rotinas de NFS-e realizadas nos mais de 5 mil municípios brasileiros raramente ocorrem de forma automatizada pois, diferentemente das rotinas de NF-e e CT-e, elas não seguem um padrão estabelecido nacionalmente, o que permite que cada prefeitura estabeleça um modelo próprio de NFS-e adotando inúmeras personalizações de leiautes, campos, códigos de serviços e processos.

Esta característica reflete diretamente na produtividade dos departamentos das empresas gerando diversos tipos de problemas, tais como falhas de integração dos dados com o sistema emissor do documento eletrônico, trabalho de preenchimento manual, aumento nas ocorrências de erros de digitação, divergência de informações entre a NFS-e e o DANFSE, lentidão nos processos, multas e descumprimento de prazos estabelecidos pelas entidades governamentais.

O serviço de Recebimento de NFS-e realizado no eDocs tem como objetivo automatizar este processo de comunicação com as prefeituras e permitindo mais eficácia no acesso às informações dos documentos fiscais, mais controle e assertividade sobre o processamento das NFS-es e uma redução no risco de perda de informações destes documentos.

Saiba mais

1. Recebimento de NFS-e por e-mail

2. Monitoramento nas prefeituras

3. Requisitos básicos

3.1. eDocs

3.2. Gestão Empresarial | ERP

4. Resumo das parametrizações - eDocs

5. Verificações no sistema para funcionamento do Recebimento de NFS-e

5.1. Verificação de diretórios

5.2. Parametrização de e-mails

5.3. Dicas de verificação do funcionamento da rotina

6. Recebimento de NFS-e no Gestão Empresarial | ERP

7. Cidades homologadas para Recebimento de NFS-e

1. Recebimento de NFS-e por e-mail

Para quem já é cliente eDocs, ao adquirir a rotina de Recebimento de NFS-e ela será automaticamente habilitada para funcionamento. Esta rotina realiza o recebimento das NFS-es utilizando o e-mail parametrizado na aba Recebimento da tela Configuração de Empresa, caso ainda não tenha uma conta de e-mail cadastrada para o recebimento, é necessário acessar as Configurações de Empresas e efetuar o cadastro.

As NFS-es emitidas pelo prestador de serviço contra o CPF/CNPJ do usuário do eDocs deve estar no formato de XML, sendo compactado ou não. Estes arquivos recebidos por e-mail serão interpretados pelo sistema, onde utilizando uma URL de comunicação com a Cloud Senior serão convertidos para um formato de XML padronizado para depois serem enviados para o sistema emissor de documentos eletrônicos, onde será validado para efetivar sua entrada no sistema gerando uma Nota Fiscal de Entrada de Serviço.

A rotina de Recebimento de NFS-e do eDocs permite a integração com o Gestão Empresarial | ERP e com sistemas terceiros também.

Entenda o fluxo das informações:

2. Monitoramento nas prefeituras

Além do recebimento por e-mail, também é possível ativar a rotina de monitoramento nas prefeituras, onde o eDocs realiza consultas diretas no ambiente das prefeituras para verificar se foi emitida alguma NFS-e contra o CNPJ da empresa. Por padrão esta funcionalidade permanece desabilitada no sistema após a aquisição do Recebimento de NFS-e, sendo necessário ativá-la na tela de Configurações de filiais.

Para que o monitoramento ocorra é necessário que esteja registrado na base de dados do eDocs o CNPJ e o Certificado Digital da empresa, pois algumas prefeituras exigem estas informações para permitir o acesso ao seu ambiente. Para que a consulta automática seja realizada nas prefeituras é necessário cadastrar manualmente os dados dos fornecedores de serviço utilizando a tela de cadastro de fornecedores. Os dados dos fornecedores de serviços são cadastrados automaticamente apenas na rotina de recebimento de NFS-e por e-mail.

Ao ser realizado o monitoramento na prefeitura e constarem NFS-es emitidas contra o CNPJ da empresa, elas serão interpretados pelo eDocs, onde utilizando uma URL de comunicação com a Cloud Senior, também serão convertidas para um formato de XML padronizado para depois serem enviados para o sistema emissor de documentos eletrônicos, onde serão validadas para efetivar sua entrada no sistema gerando uma Nota Fiscal de Entrada de Serviço.

Entenda o fluxo das informações:

3. Requisitos e configurações básicas para quem já é cliente Senior

Para utilizar as rotinas de Recebimento de NFS-e é necessário atender aos pré requisitos e as parametrizações apresentadas abaixo:

3.1. eDocs

3.2. Gestão Empresarial | ERP

4. Resumo das parametrizações do Recebimento de NFS-e no eDocs

5. Verificações no sistema eDocs para Recebimento de NFS-e

Este tópico tem por objetivo trazer informações adicionais sobre a rotina de recebimento do e-mail com o arquivo XML da NFS-e pelo eDocs.

5.1. Verificação de diretórios

O campo Ativar recebimento, da guia NFS-e > Geral da tela Configuração de Filial deve estar definidos como Sim obrigatoriamente para que a rotina de recebimento de NFS-e esteja ativada.

Além do campo indicado acima, o campo Diretório e-mails, da guia Recebimento da tela Configuração de Empresa, também deve estar preenchido com um diretório acessível através do servidor do eDocs com as credenciais do usuário parametrizado para instanciar os serviços do eDocs.

Existem dúvidas quanto à finalidade do campo Diretório e-mails. Ele é utilizado para armazenar os arquivos dos e-mails lidos pelo eDocs das caixas de entrada dos endereços de e-mails parametrizados na guia Recebimento da tela Configuração de Empresa. Estes arquivos de e-mails são arquivos com extensão .EML. Neste diretório não são armazenados os arquivos XML recebidos pelo eDocs, no entanto, dentro de cada arquivo .EML é possível encontrar os arquivos que o eDocs integrou ou tentou integrar.

Na imagem do Monitor é mostrado o diretório “C:\teste_email” como diretório definido para armazenamento dos arquivos de e-mails. Na imagem acima é mostrado o acesso ao diretório “C:\teste_email”, onde é possível identificar:

1. Estrutura de pastas: o eDocs cria uma estrutura de pastas padrão para armazenamento dos arquivos .EML, seguinte a seguinte estrutura: “Diretório definido no Monitor > Servidor Pop/Imap > Domínio endereço e-mail > Usuário e-mail > Ano > Mês > Dia”.
2. Arquivos .EML:acessando a pasta referente ao dia que o arquivo XML foi lido pelo eDocs, é possível acessar todos os arquivos .EML baixados da caixa de entrada do endereço de e-mail em questão. O arquivo .EML é salvo com nome indicando “Ano/Mês/Dia/Hora” da leitura do e-mail pelo eDocs, concatenado com um número inteiro equivalente aos segundos/milissegundos, concatenado com o título do e-mail. Desta forma, é fácil encontrar o arquivo .EML de um e-mail, quando há necessidade de efetuar a procura pelo mesmo.
3. Arquivo .EML aberto: exibição de um arquivo .EML aberto através do aplicativo Microsoft Outlook 2010.
4. Anexos do arquivo .EML: após abrir o arquivo .EML em um aplicativo que efetue a abertura deste tipo de arquivo, é possível visualizar os anexos encaminhados junto ao e-mail lido pelo eDocs. O eDocs apenas tentará integrar arquivos com extensão .XML. Arquivos com outras extensões serão ignorados.

O campo Diretório e-mails define o diretório onde os arquivos .EML dos e-mails recebidos pelo eDocs serão armazenados, no entanto existe um diretório onde o eDocs armazena os arquivos XML já extraídos dos arquivos .EML. Porém, para que o eDocs efetue o armazenamento destes arquivos é necessário que o parâmetro Armazenar XML processado em disco da tela Configuração > Geral do Monitor, esteja parametrizado como Sim.

Se o campo Diretório e-mails estiver ativado, o eDocs armazenará os arquivos XML processados e autorizados tanto de emissão quanto de recebimento dentro da estrutura de diretórios de integração de cada filial.

A imagem acima indica a pasta dentro do diretório de integração da filial onde o eDocs armazena os arquivos XML de NFS-e recebidos e autorizados (também válido para NFS-e), quando o parâmetro Armazenar XML processado em disco estiver ativado. Sendo assim, podemos definir que o eDocs armazenará os arquivos XML de recebimento no seguinte caminho:

• NFS-e: <Diretório_integração_filial>\Xml\<CNPJ_filial>\Nfse Recebimento;

5.2.Parametrização de e-mails versus recebimento de documentos eletrônicos

A parametrização de e-mails para recebimento é efetuada no eDocs por Empresa. Cada filial parametrizada obrigatoriamente esta vinculada à uma empresa. Desta forma, só são recebidos arquivos XML por e-mail para determinada filial de uma determinada empresa se o XML for recebido através de um endereço de e-mail parametrizado para esta mesma empresa.

Para exemplificar melhor este conceito do sistema, vamos ter como base o seguinte cenário de cadastros (os CNPJs citados abaixo são inválidos e serão utilizados apenas para melhor entendimento da rotina):

No cenário dos cadastros indicados acima, podemos ter os seguintes exemplos de recebimento de XMLs, indicando se o arquivo XML será recebido ou não por e-mail:

• Cenário 1: um arquivo XML de NFS-e que tem como destinatário o CNPJ 99.999.999/0001-99 foi enviado para o e-mail nfsecomercio@provedoremail.com.br. O XML esta apto a ser integrado no eDocs, pois o e-mail indicado está vinculado à mesma empresa a qual a filial de CNPJ 99.999.999/0001-99 está vinculada.
• Cenário 2: um arquivo XML de NFS-e que tem como destinatário o CNPJ 77.777.777/0001-77 foi enviado para o e-mail nfsecomercio@provedoremail.com.br. O XML não é integrado e gera uma crítica de integração, indicando que não foi encontrada uma filial cadastrada com o CNPJ 77.777.777/0001-77. Isso ocorre porque a filial com CNPJ 77.777.777/0001-77 não está vinculada à empresa onde o e-mail nfsecomercio@provedoremail.com.br está cadastrado.
• Cenário 3: um arquivo XML de NFS-e que tem como destinatário o CNPJ 88.888.888/0002-88 foi enviado para o e-mail nfseindustria@provedoremail.com.br. O XML não é integrado e gera uma crítica de integração, indicando que não foi encontrada uma filial cadastrada com o CNPJ 88.888.888/0002-88. Isso ocorre porque a filial com CNPJ 88.888.888/0002-88 não está vinculada à empresa onde o e-mail nfseindustria@provedoremail.com.br está cadastrado.

5.3. Dicas sobre verificações quando a rotina de recebimento de e-mail não estiver sendo executada corretamente

Em algumas situações a rotina de recebimento de documentos eletrônicos por e-mail pode parar de ser executada no eDocs. Abaixo seguem algumas dicas de verificações a serem efetuadas e procedimentos a serem adotados para garantir o correto funcionamento da rotina.

Utilização de endereços de e-mail específicos:

Conforme informado no Manual do usuário, recomenda-se que as contas de e-mail utilizadas para recebimento de documentos eletrônicos sejam de uso exclusivo para o recebimento dos documentos. A utilização de contas não exclusivas pode acarretar problemas com a execução da rotina.

Verificações frequentes nas caixas de entrada dos e-mails:

Deve ser efetuada verificação frequente na caixa de entrada dos endereços de e-mail parametrizados no eDocs para recebimento de documentos. Qualquer e-mail que não possua anexos ou que possua anexos que não sejam arquivos .XML e que, por ventura, o eDocs não estiver conseguindo efetuar a leitura, devem ser eliminados da caixa de entrada. Lembrando que o eDocs só efetua leitura da caixa de entrada do e-mail.

Tempo de intervalo da execução do processo Recebimento Documentos

É recomendável que o tempo de intervalo do processo Recebimento Documentos, disponível na guia Avançado > Intervalo de Execução da tela Configuração Geral, seja de no mínimo 60 segundos. Caso o volume de documentos a serem recebidos seja muito alto, este tempo deve ser ajustado para mais que 60 segundos.

Utilização de conta de e-mail alternativa

Caso seja constatado que a rotina de recebimento não estiver sendo executada corretamente, por medida de testes (para descartar problemas com a rotina do eDocs), recomenda-se a parametrização de uma conta alternativa de e-mail no eDocs(eliminando temporariamente a parametrização das demais contas de e-mails). Após ter sido efetuada esta parametrização e os serviços do eDocs terem sido reiniciados, para efeito de teste, encaminhar os arquivos XML que eventualmente não estariam sendo integrados pelo eDocs para o endereço de e-mail da conta alternativa parametrizada, de forma que seja possível verificar se os mesmos seriam integrados normalmente.

Verificação de Log

Quando o eDocs não consegue efetuar a leitura do e-mail para tentar integrar um arquivo XML, não é gerada uma Crítica de Integração na tela Recebimento de NFS-e. A crítica de integração só é gerada se o eDocs conseguir ler o e-mail e houver algum problema com o arquivo XML a ser integrado. Se o eDocs não conseguir ler o e-mail, é registrado um erro no log e não haverá registro de críticas de integração. Dica: é indicado, no caso do eDocs ser utilizado para vários processos, que, para verificar a mensagem exata gerada na integração de algum arquivo XML, seja parametrizada uma base de testes para integração do arquivo XML através de uma conta de e-mail específica, assim é possível identificar com exatidão uma eventual mensagem de erro.

Para verificar mais detalhes sobre os campos e colunas da tela de Recebimento de NFS-e no eDocs, consulte a documentação sobre Recebimentos de NFS-e.

6. Recebimento de NFS-e no Gestão Empresarial | ERP

Para verificar as parametrizações necessárias para configurar o Recebimento de NFS-e no Gestão Empresarial | ERP e as configurações de integração com o eDocs, consulte a documentação sobre Recebimento eletrônico.

7. Cidades homologadas para Recebimento de NFS-e

Para verificar se sua cidade está homologada para o Recebimento de NFS-e, consulte a lista de Cidades homologadas para o Recebimento de NFS-e.