Nueva Rutina de Contabilidad y Aprovisionamiento
A partir de la versión 6.2.31, las antiguas rutinas de provisiones y contabilidad fueron descontinuadas, debido a una reestructuración de las rutinas de Provisiones y Contabilidad, con el objetivo de mejorar y ampliar las posibilidades de cálculo de los valores de Provisiones y los valores a registrar.
En la nueva rutina, los asientos en el rubro Empresas > Contabilidad son los mismos, así como el cálculo de los montos de provisiones y contabilidad. La gran diferencia está en cuanto a los valores contables registrados en una nueva tabla, facilitando la emisión del informe y archivo de exportación contable.
A partir de la versión 6.2.31, las antiguas rutinas y menús que se enumeran a continuación ya no están disponibles en el producto:
- Empleados > Provisiones (Antiguo)
- Cálculos > Informes > Provisiones (Antiguo) > Calcular
- Cálculos > Informes > Provisiones (Antiguo) > Lista
- Empleados > Vacaciones > Lista > Contabilidad (Antiguo)
- Empleados > Terminaciones > Listado > Contabilidad (Antiguo)
- Cálculos > Informes > Contabilidad (Antiguo)
- Cálculos > Terceros > Contabilidad (Antiguo)
Para los clientes que utilizan la antigua rutina para migrar a la nueva rutina, es necesario definir los ítems en Empresas > Provisiones > Provisiones y convertir la antigua provisión a la nueva en el ítem Empresas > Provisiones > Conversión.
Esta opción muestra los menús:
- Empresas > Provisiones > Provisiones
- Empresas > Provisiones > Conversión
- Empleados > Provisiones
- Cálculos > Provisiones > Calcular
- Cálculos > Provisiones > Lista
- Cálculos > Contabilidad > Cálculo (que puede tener consecuencias cuando la empresa contabiliza por separado: Vacaciones, Terminaciones, Terceros, etc.).
- Cálculos > Contabilidad > Consultar
- Cálculos > Contabilidad > Eliminar
- Cálculos > Contabilidad > Lista
Ventajas de la nueva rutina
- Cuenta y registra los valores por empleado, posibilitando la consulta de valores de forma individual.
- Calcula y genera informes por separado, lo que significa que es posible listar el informe contable tantas veces como sea necesario sin tener que volver a generar la contabilidad, o incluso calcular solo un empleado que ha cambiado.
- Permite el uso de la nueva rutina de integración contable.
- Permite provisionar y contabilizar IPE.
- Permite registrar, calcular y contabilizar otro tipo de provisiones además de las normas del sistema (Vacaciones y Salario 13), identificadas como Provisión Genérica.
Ejemplo: Provisionar los montos a pagar en Participación de Utilidades - PPR. Provisión del Reclamo Laboral al integrarse con el módulo Jurídico, entre otros.
- Concentra el Calcular y el Listado en un solo menú: Cálculos > Contabilidad > Calcular o y Listar, cuando se marcaba para separar Vacaciones, Terminaciones, Pagos Legales y Físicos en el ítem Definiciones Contables, en la rutina Antigua se hacía el listado en el apartado Vacaciones Enumerar y Enumerar Terminaciones.
- Se trata de nuevas partidas en la contabilidad adeudadas a empresas que no castigan valores provisionados en la Adto 13º, como FGTS 13º y PIS Folha 13º.
- Al calcular la nómina, el sistema ya sugiere la generación de Provisiones, incluso en los recálculos dentro del estado financiero.
- Archivo de texto: defina dónde generar y guardar el archivo de texto en la pantalla de selección en el ítem Calcular de la Nueva Contabilidad, con la diferencia que en la nueva rutina, dependiendo del menú elegido para generar el archivo de texto, se le agregará un número al archivo nombre para que no se sobrescriba. Si el campo del directorio del archivo de texto está en blanco, el archivo se escribirá en el directorio ejecutable de Administración de personal. Se generará un archivo de texto por empresa.
- Archivo de texto: Posibilidad de utilizar palabras especiales en el campo de entrada que serán reemplazadas por valores variables para que no se sobrescriba un archivo en el caso de generación para un grupo de empresas. Las palabras especiales son:
- %NUMEMP%: sociedad en la que se generará el archivo de texto (número de 4 posiciones);
- %ORICTB%: este código de 0 a 4 sigue la misma lógica que en la tabla anterior;
- %CODUSU%: resto de la división del código de usuario por 1000 (número con 3 posiciones). Al generar el nombre predeterminado, esta será la extensión del archivo de texto.
Convertir provisiones de la vieja rutina a la nueva
Al migrar a las nuevas rutinas, el cliente debe validar los resultados obtenidos y revisar las posibles personalizaciones realizadas en reglas o reportes, ya que las tablas utilizadas en las nuevas rutinas son diferentes a la anterior.
La nueva rutina de provisión no es compatible con la contabilidad antigua, por lo tanto, si se va a utilizar la nueva provisión, la rutina de contabilidad también debe ser la nueva.
Definiciones para la Rutina de Nuevas Provisiones
Los ajustes para el uso de nuevas provisiones deben configurarse en Empresas > Provisiones > Provisiones.
En el elemento Conversion, registre los valores registrados por la rutina anterior en la tabla de la rutina nueva, asegurándose de que se conserve el pasado. Idealmente, convierta solo los montos de provisión del año en curso.
El elemento Conversión ayudará al usuario en el proceso de conversión de valores de la rutina de aprovisionamiento actual a la nueva rutina de aprovisionamiento. Este proceso puede llevar mucho tiempo, dependiendo de la cantidad de información en la base de datos, por lo que se recomienda convertir solo los valores de las provisiones del año en curso.
Una vez definidas todas las parametrizaciones y la conversión, la nueva Provisión deberá ser calculada mensualmente inmediatamente después del cálculo de la Ficha. En los recálculos de la hoja, el sistema ya sugiere el cálculo de la provisión Nova automáticamente.
Los valores calculados son almacenados y mostrados en el ítem Colaboradores > Provisiones, permitiendo cambios y adiciones.
En esta pantalla ya aparecen como Predeterminados del Sistema las provisiones de los códigos 01 a 03 (Feriados, Salario 13 y Reclamo Laboral). A partir del número 4, se puede utilizar para definir Provisiones Genéricas: PPR, Gratuidades, etc.
En las pantallas de Provisión Vacacional, 13 Reclamo Salarial y Laboral, debemos indicar qué Compañías serán calculadas y qué Bonos de los Trabajadores serán considerados para las provisiones. Así, si no se van a provisionar becarios y directores/socios, no indique estos Links en esta pantalla.
Provisión Tipo 03 – Reclamo Laboral solo aparecerá si el módulo Jurídico está integrado con Administración de Personal.
El botónTodos, en el pie de página de las pestañas Enlaces y Empresas, facilitará la inclusión colectiva.
Al registrar una nueva empresa, este registro debe ser actualizado.
Las fichas Registro, Valores, Castigos, Contabilidad y Periodos serán obligatorias únicamente para las Disposiciones Genéricas.
La pestaña Valores ya muestra los eventos y cargos para los tipos 01 y 02 de provisiones estándar: vacaciones y salario 13 y no hay necesidad de agregarlos o cambiarlos.
Si existe alguna regla especial en las antiguas disposiciones, deberá indicarse en el espacio para las reglas (columnaRegla presentes en la red). Algunas variables que estaban disponibles para la antigua rutina de aprovisionamiento todavía están disponibles en la nueva rutina. Otra información, que antes estaba disponible a través de variables, ahora está disponible usando "Table.Field".
Variables de provisión
| Variables utilizadas por la nueva rutina de aprovisionamiento | |
|---|---|
| Variable | Descripción |
| BpvAdi | Adicional de la Base de Provisión |
| BpvMhe | Horas extra promedio de la base de provisión |
| BpvMvv | Promedio de Montos Variables de la Base de Provisión |
| BpvSalt | Provisión Salario Base |
| BpvTer | 1/3 base de vacaciones |
| ConsejoPrevAti | Tipo de Provisión (Nuevo) |
Para la regla está disponible la tabla Provisión - Valores (R146PRV), donde es posible consultar los valores de los campos clave y cambiar el valor base de la provisión (BasPrv). También está la variableRotPrvCtbAti, que indica qué rutina se está utilizando en el cálculo de provisiones/contabilidad (si lo está realizando la rutina antigua o la nueva).
Las variables BpvAdi, BpvMhe, BpvMvv, BpvSal y BpvTer solo sirven para consultar la composición de la base. El valor considerado por la rutina es el contenido en R146PRV.BasPrv.
Ejemplo de manipulación de base:
@- El tiempo extra promedio debe ser el 50% del original -@
xNewMediaHE = BpvMhe * 0.5;
R146PRV.BASPRV = R146PRV.BASPRV - BpvMhe;
R146PRV.BASPRV = R146PRV.BASPRV + xNovaMediaHE;
@- Ignorar base adicional -@
R146PRV.BASPRV = R146PRV.BASPRV - BpvAdi;
Migrar de la rutina antigua a la nueva - Conversión
En Empresas > Provisiones > Conversión... se debe realizar el proceso de conversión de los valores de la rutina de provisión actual a la nueva rutina de provisión. Este proceso puede llevar mucho tiempo, dependiendo de la cantidad de información en la base de datos. Recomendado para convertir el año actual solamente.
No se perderán datos de la rutina actual en la conversión, ya que la nueva rutina de aprovisionamiento utiliza sus propias tablas.
En la conversión es posible generar todos los años o solo el año actual. Si elige el año actual, la información contable de años anteriores no se convertirá.
Pestaña de selección: Marque las empresas que el sistema debe convertir. Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la cuadrícula, es posible seleccionar o deseleccionar todas las empresas o invertir la selección realizada.
Para continuar usa la teclaVentaja en la parte inferior de las siguientes pantallas.
Comienzo: Determina el inicio de la conversión.
Conflictos: En este paso se realiza una verificación de los registros existentes en la nueva rutina de aprovisionamiento, los cuales pueden perderse si se convierten los valores de la antigua rutina. Al hacer clic con el botón derecho en la cuadrícula, es posible indicar qué registros en conflicto deben convertirse y cuáles deben conservarse. Los registros que no se muestran en este paso se convertirán automáticamente.
Confirmación
Haga clic en Siguiente para confirmar el inicio del proceso. Importante: una vez iniciado el proceso, no se puede interrumpir.
Conversión
Los registros se convierten a la nueva rutina. Toda la información de la rutina anterior se considera en este paso, excepto los campos de usuario.
Resultado
Visualización del resultado de la conversión, que puede ser un mensaje de éxito o de error correspondiente al error durante el proceso.
Nota
En caso de errores durante la conversión, no se convertirá ninguna información.
Rutina Contable
La nueva rutina de contabilidad utiliza la misma configuración que la rutina anterior, como se indica en la pantalla Configuración de contabilidad (FR048DEF), registro de CLC y definición de cuentas contables. También se considera la información contenida en la tabla Contabilidad - Nueva (R048CTB).
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