Durantelas definiciones de un cálculo, es necesario contabilizar los eventos (fijos o variables) que constituyen los importes de pago o descuentos en el proceso de cálculo. En Administración de Personal, la mayoría de estas entradas pueden ser automáticas, importadas, integradas desde otros módulos o manejadas desde reglas personalizadas, minimizando el flujo de entradas manuales.

Asimismo, muchas empresas otorgan vales a sus empleados de forma deliberada y, para la gestión de este proceso, la Administración de Personal permite la liberación de los valores de estos vales. El módulo gestiona el saldo de la deuda desde el pago de cuotas, emite informes para conferencias, permite cancelaciones manuales.

Este documento aborda los tipos de posibles emisiones, que impactan directamente en lahoja de calculo de los colaboradores.

Flujo del Proceso

Lo que usted puede hacer:

lanzamiento de eventos

Como se describió anteriormente, los eventos de hoja liberada pueden ser:

• Fijos: lanzados de forma colectiva o para un determinado empleado, los eventos fijos sirven para programar descuentos o pagos de un mismo valor que es recurrente y mensual a los empleados, indefinidamente o en un determinado período, eliminando la necesidad de lanzar estas informaciones en cada cálculo.
• Variables: usados en una competencia específica, se refieren a eventos como descuentos de convenios de farmacia, mercado y otros, sirviendo solamente para la competencia actual y con valores variables.

En el registro mercantil se podrá indicar si los hechos lanzados como fijos serán proporcionales en los meses que se determinen como inicio y fin de vigencia.

Otorgamiento de vales

Los vales son otorgados por la empresa a los empleados. La Administración de Personal permite el registro y manejo de estos comprobantes, asignando valores con o sin incidencia para el Impuesto Sobre la Renta (IR), determinando el número de cuotas, cuándo se deben deducir, la competencia de inicio, entre otros. Después del registro, es posible emitir un recibo de pago y recoger la firma del colaborador.

Al calcular la hoja, el descuento del préstamo se realiza según lo definido en el registro del comprobante. Una parte o una cantidad que el empleado devolvió a la empresa fuera del cálculo de la nómina también se puede cancelar manualmente. Sin embargo, estos valores de castigo manual no pasan por la nómina y el sistema no emite un informe o constancia de estos. Así, si el empleado solicita un recibo del alta, la organización deberá facilitarlo a través de otros medios, como el registro en el correo electrónico acreditativo del alta o la elaboración de su propio documento.

En su caso, el impuesto sobre la renta se calcula con base en el monto contabilizado, considerando la base existente en el estado financiero de la competencia en la que se está pagando el comprobante.

Concesión de vales de compra

El lanzamiento de los vales de compra comienza con su registro, donde se indica en el sistema bajo qué evento se debe descontar de la nómina y cómo se debe realizar el descuento al cese del trabajador.

Puede contabilizar los importes de las compras realizadas por los empleados para la deducción de nómina o simplemente para el control. Por lo general, la información sobre las compras del empleado es proporcionada por la empresa asociada, que no necesita estar registrada en el sistema. Esta información se ingresa en Administración de Personal, incluyendo el número de cuotas y el tipo de cálculo de nómina a descontar, la fecha de inicio, entre otros.

También es posible registrar el número de documento de compra, lo que habilita el seguimiento del cupón de compra que genera el descuento en la hoja. La función es útil cuando el empleado desea impugnar los montos relacionados con las compras realizadas y descontadas.

Además de lanzar y mantener comprobantes, el sistema proporciona plantillas para la emisión de informes para la verificación y seguimiento de descuentos.