El cálculo de la nómina comprende el cálculo de los salarios anteriores de los empleados y el cierre de los valores correspondientes, para el correcto pago de la remuneración.
La Administración de Personal está preparada para llevar a cabo las siguientestipos de calculo:
- Ficha Mensual - cálculo de nómina mensual. Solo en este tipo de cálculo es posible calcular horas de Control Horario, leer citas, ajustes e informes.
- Ficha Complementaria - tipo de cálculo utilizado para pagar la diferencia salarial de una competencia ya cerrada.
- Acuerdo suplementario - recalcula las competencias del período de Negociación Colectiva.
- Acuerdo Pago - consolida todos los montos calculados en el cómputo complementario del convenio colectivo para los pagos adeudados y cobranzas judiciales.
- Terminación Complementaria - tipo de cómputo para complementar una terminación, integrando los valores en la competencia referentes al mes de la terminación original.
- Ficha Semanal - realiza el pago semanal, ya sea en la primera semana, semana intermedia o última semana. En este tipo de cálculo, el cierre de impuestos siempre se realiza en la última semana.
- Adelanto de Salario 13 - tramita el pago del 13º anticipo de sueldo.
- 13º Sueldo Completo -procesa el pago completo del salario 13.
- Hoja quincenal –realiza el pago quincenalmente, es decir, la primera quincena y la segunda quincena del período. En este tipo de cálculo, el cierre de impuestos siempre se realiza en la última quincena.
- Adelanto de salario -tramita el pago de anticipo de sueldo. Suele estar estipulado en una cláusula sindical o deliberadamente por la organización.
- Participación en las ganancias -tipo de cálculo para el pago de la participación en las utilidades de la empresa, con tributación independiente y sin integración en la nómina.
- Especiales - este tipo de cálculo tiene el mismo concepto que una nómina mensual, con la diferencia que permite el pago de diferentes eventos dentro de un mismo período de nómina. Los valores calculados se agregan a la hoja mensual para elgeneración de impuestos adeudados.
- Reclamación Laboral – permite el pago de los créditos laborales. Para realizar este tipo de cálculo, la Administración de Personal debe estar integrada en el módulo Jurídico de Gestión de Personal | HCM
Para cualquier tipo de cálculo seleccionado, es necesario registrarse previamente o actualizar los valores de las tablas legales, responsable del correctogeneración de impuestos en el sistema. Estas tablas registran los rangos mensuales de descuento del INSS y del IRRF para empleados y terceros, información sobre el salario mínimo regional, códigos FPAS, porcentajes de la Guía del Seguro Social (GPS), adiciones del SAT y tasas que impactan en los cálculos. Por lo tanto, es fundamental comprender e implementar lapasos del proceso de generación de impuestos para asegurar que las definiciones estén en conformidad con las obligaciones de la empresa con las entidades gubernamentales competentes.
Después de procesar el cálculo seleccionado, debe verificar los valores y cargos de los empleados para emitir la nómina. El cálculo se realiza según el tipo de cálculo seleccionado en el sistema.
Los pasos mencionados para la ejecución del proceso se detallan en los siguientes temas.
Lo que usted puede hacer:
Para realizar el pago de cada competencia (mes), es necesario registrar un código de cálculo para ser procesado por Administración de Personal. Este código contiene el tipo de cálculo que se realizará, como mensual, complementario, adelanto de sueldo, entre otros.
El sistema le permite definir cálculos y realizar contabilizaciones para futuras competencias. En este caso, el último cálculo realizado puede repetirse tantas veces como sea necesario. Pero, a partir del momento en que se realiza un siguiente cálculo, sólo se puede recalcular éste.
Cabe señalar que si hay más de una empresa en la base de datos, los códigos de cálculo serán los mismos para todas ellas. Esto permite una mejor gestión de procesos, como transferencias entre empresas, emisión de informes, permisos de usuarios, entre otros.
Para comenzar a procesar, primero debe definir eltipo de calculo, seguido de información como el período de cálculo de la nómina y el tiempo, los comprobantes de transporte, el período de ausencias que se debe descontar al generar el comprobante de transporte y la fecha de pago de las netas calculadas.
La nómina de los empleados se calcula al completar:
- definiciones de tablas legales y actualización de índices parageneración de impuestos y contribuciones;
- todos loscontabilizaciones e importación de importes adeudados;
- integración de las versiones de los otros módulos de la solución, tales comopunto de control,beneficios, entre otros.
Sobre el proceso de cálculo:
- Incluye todos los lanzamientos deeventos (fijo y variable) que debe ser registrado previamente, elhistorial de cambio de salario, adicional,recibos de vacaciones ycálculos de terminación. Durante el cálculo, eltablas de impuestos activo en la competencia para el cobro posterior de tasas (INSS, FGTS, IR).
- La consolidación de la información registrada en elhistorias de empleados se refleja ensituaciones yeventos que será calculado en el cómputo de la hoja, componiendo sus Hojas Financieras.
- Permite definir prorrateo y registrar valores base para el INSS e IRRF de los trabajadores que tienen otro contrato de trabajo.
- Durante el procesamiento, Administración de Personal genera automáticamente las horas trabajadas y los Descansos Semanales Remunerados (DSR), trabajando con excepciones, es decir, se debe informar sóloausencias y ausencias en los registros de empleados. Las ausencias que serán consideradas para la pérdida del derecho a vacaciones deben incluirse como ausencias.
- Las horas se calculan en varias rutinas, como cálculo de anticipo y recibo de vacaciones, saldo de salario, saldo de vacaciones por terminación, salario 13 y licencias semanales, quincenales y mensuales. Internamente, el sistema realiza los cálculos en minutos, transformándolos posteriormente en una hora total centesimal o sexagesimal.
- Las horas se generarán por escalas de tiempo. En situaciones excepcionales, como no utilizar horarios mixtos (parte diurna y nocturna), existencia de horarios de relevos y ausencia del módulo de Control Horario, se podrán utilizar directamente los horarios sin paradas.
- La hoja se puede calcular tantas veces como sea necesario, siempre que el cálculo no se indique como completo.
- Después de la generación de impuestos y el envío del líquido bancario, ya no se pueden cambiar las bases de cálculo.
La hoja financiera le permite consultar el resultado de un cálculo procesado, mostrando información de la hoja del empleado, como eventos, valores base, número de dependientes, ganancias y descuentos. Si es necesario, también es posible recalcular individualmente una nómina inicializada, mantener eventos y emitir informes sobre los cálculos procesados.
Para facilitar el proceso de control de nómina, el sistema emite informes operativos e informes relativos a sobres, provisiones, contabilidad, tarjetas de tiempo, estadísticas y complementarios. La información incluida en estos informes incluye:
- Cuadro de ausencias: enumera las ausencias del empleado y las ausencias en el período dado.
- Datos Mensuales: valores de desbordamiento, cambio del mes, remuneración y anticipos e impuestos causados en el período.
- Eventos procesados, teniendo como fuente la Forma Financiera.
- Datos acumulados que se utilizarán para calcular los promedios y valores relacionados con el salario 13 pagado durante el período indicado, según lo configurado en elregistro sindical.
- Comprobantes, según el tipo seleccionado, en base al Formulario Financiero.
- Pago de vacaciones y 13º salario mensual para trabajadores temporales (enlace "50 - Temporal" - Ley 60119/74).
En Administración de Personal los reportes se agrupan por tema para agilizar su emisión. En general, se emiten después de que se haya procesado un código de cálculo.
Para facilitar el proceso de proporcionar los talones de pago mensuales de los empleados y los informes de ganancias, se debe utilizar la aplicación Wiipo.
El uso de la aplicación permitirá:
- Fácil acceso por parte del empleado y ex empleado a través de la aplicación Wiipo;
- Menos trabajo para RRHH, evitando controles adicionales vía email/documento físico;
- Sin costo de implementación ni cuota mensual.
La identificación del empleado se realiza mediante CPF y celular personal.
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