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Administración de eventos - Definir

Esta pantalla sólo está disponible con la propietaria de la rutina de Administración de eventos. Para obtener más información, consulte la pantalla Vínculos Varios, en Varios> Señales, guía Registro.

El evento es un acontecimiento que reúne a personas por un determinado tiempo en un lugar específico.

Los eventos más comunes en las empresas sirven para controlar los entrenamientos de los colaboradores y de otras personas que no forman parte del cuadro de empleados - clientes, proveedores, dependientes de colaboradores y comunidad en general. Sin embargo, un evento puede controlar también otras rutinas, como la frecuencia de los participantes, las evaluaciones de personas y de los propios eventos, los recursos necesarios para ser empleados, etc.

Situación
En esta pantalla se muestra la situación del evento informado. Al registrar un nuevo evento, la situación es informada como 'En marcha'. Esta situación no puede ser cambiada por el usuario.

Esta pantalla muestra las siguientes guías:

Definir

categoría
Es posible definir cuál es la categoría en que el evento mejor se encuadra. El sistema heredará las informaciones de los demás campos según lo indicado en el registro de la categoría.

Curso de perfeccionamiento
Indica el nombre del curso de perfeccionamiento. Este campo sólo está habilitado cuando la categoría informada está parametrizada para generar un historial de curso.

Nombre del Evento
Puede indicar el nombre del evento. Cuando la categoría del evento está parametrizada para generar historias de curso, la descripción del curso será el nombre del evento y no está permitido cambiarlo.

Control de Frecuencia
A través de este campo es posible definir si el control de frecuencia del evento es hecho por:

Cantidad de hora
Empleos

Qtd Clases

Puede determinar la cantidad de clases para el evento. Este campo es obligatorio cuando la frecuencia se controla a partir de esta información.

Tiempo de carga
Puede determinar la carga horaria para el evento. Este campo es obligatorio cuando la frecuencia se controla a partir de esta información.

coordinador
Este campo se refiere al nombre del coordinador del evento que se muestra como se define en Eventos> Ajustes> General> Nombre de coordinador. Es posible indicar como coordinadores sólo usuarios inscritos en el SGU - Sistema Gestor de Usuarios.

entidad
Para que una entidad pueda ser informada, debe estar registrada en el sistema como "Otras Empresas" y caracterizada con uno de los siguientes tipos de uso: Entidad de Enseñanza, Escuelas de Educación Infantil, Entidad de Enseñanza - Nivel Medio o Entidad de Enseñanza - Nivel más alto.

Divulgar Evento
Puede indicar si el evento se debe divulgar para todos o sólo para un grupo específico, definido a través del botón revelación en la guía participantes.

Permite la inscripción
A través de este campo es posible definir la restricción que debe ser aplicada en la pantalla de Mantenimiento de Participantes del Evento, disponible en Entrenamiento> Eventos> Mantenimiento de los Participantes.

Ambos - Participante y Lista de espera: Cuando se establece en el evento que permite la inscripción por ambos, el sistema debe permitir que el usuario incluya, cambie o elimine tanto participantes como colaboradores de la lista de espera. Incluso debe permitir transferir colaboradores de la lista de espera a la de participantes;
Sólo Lista de espera: Cuando se establece en el evento que permite la inscripción sólo por la lista de espera, el sistema no debe permitir incluir participantes directamente en el evento, sólo por la lista de espera. Sin embargo, el usuario puede cambiar o excluir a un participante, siempre que éste esté en su alcance de usuarios.
Sólo Participantes: Cuando se establece en el evento que permite la inscripción sólo como participante, el sistema no debe permitir utilizar la lista de espera, es decir, no debe permitir incluir, cambiar o excluir colaboradores de la lista de espera. En este caso debe permitir incluir, cambiar o excluir sólo participantes

Observación
Este parámetro no tiene efecto para el usuario coordinador.

Botones de Situación

Cancelar - A través de este botón, la situación del evento se cambia a "Cancelado" y el usuario debe indicar la fecha y el motivo de la cancelación del evento. No se permite insertar o cambiar ninguna otra información cuando el evento está con la situación 'Cancelado'.
Reactivación - Al reactivar un evento, su situación se cambia inmediatamente a 'En curso'. Los campos referentes a la fecha y motivo de la cancelación se restablecer y deshabilitar.
Provisional - A través de este botón, la situación del evento se cambia a 'En Definición'.

Programación

Un horario se caracteriza por la fecha y hora de inicio, fecha y hora de término, el lugar donde se realiza y su capacidad, quién serán los instructores, qué recursos instructivos se utilizarán, cuál será el horario del intervalo y cuál es el tipo de café - se servirá en el intervalo.

Un evento puede realizarse a lo largo de varios días en uno o más horarios.

Rejilla Horarios Previstos

serie
Este campo se rellena automáticamente por el sistema en las siguientes condiciones:

Condición	Descripción
Não	Cuando el horario no es generado por la pantalla de Horarios Recurrentes
Sim	Cuando el horario es generado por la pantalla de Horarios Recurrentes
cambiado	Cuando el horario es generado por la pantalla de Horarios Recurrentes, pero ha cambiado individualmente.

Observaciones

Las fechas informadas en la red Horarios Previstos y en la pantalla de Horarios Recurrentes deben estar dentro del período previsto para el evento. Si no están, el sistema confirmará si el usuario desea cambiar el período del evento.
El sistema no permite que el horario sea superior al período de 24 horas.

disposición
Indica cuántos lugares están disponibles en la sala. Cuando se informa una sala, el relleno de este campo es obligatorio.

Panel Horario Recurrente - Mantenimiento
A través de este panel, el usuario podrá generar los horarios con patrón de recurrencia diaria, semanal o mensual. El sistema generará una serie con varios horarios, de acuerdo con las definiciones informadas.

Observaciones

El sistema indicará de forma gráfica las restricciones existentes en el registro de eventos, como conflictos de agenda de participantes, instructores o salas. También se indican las restricciones con respecto a los recursos instruccionales o relativos a la cantidad de plazas.
Cuando hubo una restricción que impide la realización del evento, el horario se marca en rojo. Las restricciones que no impiden la realización del evento están marcadas en azul. Cuando hay dos tipos de restricción, se indica el color rojo.
Al seleccionar candidatos de una solicitud específica para participar del evento a través de la pantalla de Filtro Avanzado, el sistema considera la información de la solicitud. Para ello, al seleccionar al candidato, es necesario informar también Empresa, Puesto de Trabajo, Local y Centro de Costo.

participantes

Notas

Algunas observaciones sobre el uso de esta guía:

Al informar a una persona vinculada a un único registro de colaborador, las informaciones Empresa, Puesto (si las hay), Local y Centro de Costo son sugeridas conforme el registro de la ficha básica del colaborador. Al informar un puesto de trabajo, la información local y el centro de coste se sugiere según las características del puesto.
La situación de participante "8 - transferido" se utiliza para el control de participantes en la rutina de eventos, es decir, no afecta a la rutina de clases:
- En la rutina de clases, no existe un tratamiento automático para esta situación, que debe ser informada manualmente cuando se desea mantener el historial de las transferencias entre clases. Los participantes indicados en esta situación no serán considerados por las rutinas de evaluación de clases. Para que el participante no ocupe una vacante, es necesario informar un motivo de interrupción que sea desconsiderada (participantes con la situación "10 - Cancelado", por ejemplo).
- A través de la rutina de Eventos, el sistema indica que el participante fue transferido cuando se utiliza la rutina de transferencia entre eventos, no excluyendo al participante del evento de origen.

Lista de Divulgación

Esta guía sólo está disponible cuando en el campo de notificación de eventos (ficha Definir) se selecciona la opción 2 - Lista de difusión.

Documentos

A través de esta guía es posible adjuntar archivos, que están dispuestos en lista, conteniendo su nombre y una breve descripción. A la derecha de la pantalla hay un panel que permite la previsualización del archivo adjunto.

Para que un archivo se adjunta, es necesario que el campo fecha o el campo descripción se cumpla.

Las opciones "Abrir", "Guardar como" y "Eliminar", para el tratamiento de los documentos, se encuentran al hacer clic con el botón derecho del ratón en un registro de la cuadrícula.

Evaluación

En esta guía, el sistema agrupa todas las informaciones referentes a la evaluación, ya sea del participante, del evento (reacción) o de la percepción de alcanzar los objetivos del líder (eficacia).

Observación
El sistema sólo permite definir los valores para los campos Inicio y Plazo Evaluación Reacción, Evaluación de Reacción Anónima y Elementos de Evaluación del Evento cuando está definido para utilizar la Evaluación de Reacción WEB. En este caso, es obligatorio indicar el período de evaluación.

Información sobre los botones de plantillas
A través de la pantalla de Definiciones generales, disponible en Entrenamiento> Ajustes generales, puede personalizar hasta tres botones utilizados para plantillas y reglas.

Meta Evaluación Eficacia

Es un porcentaje de 0 a 100 que indica qué porcentaje mínimo de los evaluadores deben evaluar el evento como eficaz para el evento, como un todo, ser considerado eficaz.