Conferência de Frete

A conferência de frete começa com a importação de arquivos de Notas Fiscais enviados pelo ERP. Sem essa importação, o TMS Embarcador | Senior GKO Frete não consegue vincular as informações dos documentos fiscais aos demais arquivos enviados pelas transportadoras, como conhecimentos de transporte, ocorrências e documentos de cobrança. o arquivos importados são:

• Conemb/Xml: Conhecimentos de transporte
• Ocoren: Ocorrências de transporte (geram cálculos complementares)
• Doccob: Documentos de cobrança (faturas)

Etapas da Importação

1. Acesso ao menu Gestão Logística > Ferramentas > Transferência de Dados > Importação de dados (P0103);
2. Escolha o arquivo específico para importação no TMS Embarcador | Senior GKO Frete. Este procedimento é aplicável tanto aos arquivos de Nota Fiscal quanto aos arquivos EDI das transportadoras, mudando apenas o tipo de arquivo (Conemb/Xml, Ocoren, Doccob);
3. Após a seleção, o sistema iniciará o processamento do arquivo. Acompanhe o progresso e aguarde a conclusão da importação.
4. Concluída a importação, acesse o log de importação para identificar e corrigir possíveis erros. Para acessar o log, clique no botão de visualização de logs, onde serão exibidos todos os registros da importação.

Quando todos os arquivos de Notas Fiscais, Conhecimentos, Ocorrências e Faturas forem importados com sucesso, o sistema estará pronto para iniciar o processo de conferência de frete.

Quando as notas fiscais são importadas para o TMS Embarcador | Senior GKO Frete, o sistema gera automaticamente uma linha de cálculo (ou pré-conhecimento) com os valores de frete previstos para essas notas, baseados nas tabelas de preços previamente cadastradas das transportadoras, de acordo com os contratos estabelecidos.

Para acessar a linha de cálculo (pré-conhecimento) de uma nota fiscal:

1. Abra a tela de consulta de Notas Fiscais pelo botão ou pelo menu Gestão Logística > Atividades > Nota Fiscal > Nota Fiscal (P0072).
2. Digite o número da nota fiscal ou utilize filtros como período e transportadora.
3. Clique em Executar e depois, na linha da nota desejada, clique duas vezes para visualizar os detalhes.

Verificação e Cálculo da Linha de Cálculo

Na tela de detalhes da Nota Fiscal, clique na aba Linha de Cálculo (Pré-Conhecimento) e selecione a linha de cálculo correspondente. Para calcular os valores do frete:

1. Acesse a aba Valores.
2. Clique no botão Calculadora () para processar o cálculo.
3. Se o cálculo for bem-sucedido, o campo Situação Cálculo exibirá o status Calculado, indicando que não ocorreram erros no processamento.

Campos de Valores

• Valores Cobrados: quando houver conhecimento de transporte, este campo exibe o valor cobrado pela transportadora. Na ausência de conhecimento, o TMS Embarcador | Senior GKO Frete usa o valor do campo "Valores Previstos".
• Valores Previstos: valor estimado de frete baseado nas tabelas de preços do sistema.
• Diferença: exibe a diferença entre o valor previsto e o valor cobrado. Exemplo: R$ 170,00 - R$ 190,72 = -R$ 20,72.
• ICMS e ISS: exibem o valor do ICMS e do ISS cobrados e previstos, respectivamente.

Botãoes de Ajuda na Linha de Cálculo

Abaixo estão os botões úteis para o processo de conferência de frete na tela de Linha de Cálculo:

• Planilha de Cálculo : exibe o cálculo da linha de pré-conhecimento, incluindo tabela e taxas aplicadas.
• Tabela de Preço : mostra a tabela de preço selecionada pelo sistema para o cálculo.
• Percurso : exibe o percurso considerado no cálculo.
• Campo de Agrupamento : mostra os critérios de agrupamento aplicados, configurados no cadastro de transportadoras.
• Imposto : exibe os dados utilizados para a apuração de impostos, como ICMS e ISS, aplicados na linha de cálculo.
  • Passo 1: clique para ver os dados do imposto selecionado.
  • Passo 2: após visualizar, clique em Sair para retornar à tela anterior.
• Consulta Rateio : exibe o rateio de custos aplicados pelo sistema.

Aba Informações Complementares

As seguintes abas na linha de cálculo detalham informações adicionais:

• Impostos: relaciona os valores de PIS e COFINS do frete calculado.
• DNE’s: lista as notas agrupadas na linha de cálculo.
• Conhecimentos de Transporte (NC): relaciona o conhecimento de transporte associado.
• Elemento de Custo: detalha os elementos de custo aplicados ao cálculo.
• Evento: registra o evento correspondente (ex.: Entrega, Reentrega, Devolução).
• Trecho: detalha o meio de transporte e o romaneio.
• Informações Adicionais: mostra dados adicionais da linha de cálculo, como fatura ou pré-fatura.
• Observação: espaço destinado a informações complementares sobre a linha de cálculo.

Conforme abordado anteriormente, é possível realizar o cálculo unitário de frete para uma linha de cálculo específica. No entanto, o sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete também permite o recálculo simultâneo de diversas notas fiscais, facilitando a gestão de múltiplas linhas de cálculo. Para realizar o recálculo em massa, siga o procedimento abaixo:

1. Acesse o caminho menu Gestão Logística > Atividades > Auditoria de Frete > Cálculos e Atualizações > Recálculo Valor do Frete e Impostos (P0027)
2. Na tela de recálculo, selecione os filtros de acordo com as notas fiscais que deseja processar, como:
   • Período
   • Companhia
   • Transportadora
3. Clique no botão Executar para iniciar o recálculo de todas as linhas de cálculo que atendem aos critérios de filtro.

Tratamento de Logs

Após a execução do recálculo, o sistema gerará um log detalhado, indicando o status de cada linha de cálculo. É fundamental revisar o log para identificar e corrigir eventuais erros em linhas de cálculo. O tratamento de erros deve ser feito individualmente, garantindo que todas as linhas de cálculo estejam corretas.

Após o pré-cálculo dos valores previstos das Notas Fiscais, deve-se realizar a conferência dos valores efetivamente cobrados pelas transportadoras por meio dos arquivos de Conhecimentos de Transporte. Embora seja possível inserir os conhecimentos manualmente, é recomendável que as transportadoras enviem o arquivo de EDI, devido ao grande volume de registros. Esse procedimento otimiza o processo de conferência e minimiza erros de digitação.

Após a importação dos arquivos de Conhecimentos, o sistema gera um log detalhado, informando o status de cada conhecimento. Em caso de falhas na importação, deve-se entrar em contato com a transportadora para solucionar o problema e assegurar a correção dos dados.

Para iniciar a conferência entre os valores cobrados pela transportadora e os valores previamente calculados pelo sistema, siga estas etapas:

1. Navegue até Gestão Logística > Atividades > Auditoria de Frete > Documentos Pagamentos > Conhecimento (P0244), ou simplesmente utilize o botão de acesso rápido.
2. No filtro de pesquisa, selecione os critérios de conferência desejados, como: Companhia, Transportadora, Data e outros parâmetros que auxiliem na segmentação
3. Clique em Executar para carregar a lista de conhecimentos a serem conferidos. É possível verificar os valores cobrados pela transportadora em comparação aos valores previstos pelo sistema.
   • Em caso de divergências, faça a análise detalhada dos valores para identificar as diferenças. Na aba Itens de Conhecimento, é possível:
     • Ajustar manualmente os valores (se necessário) ou;
     • Solicitar um novo arquivo EDI à transportadora, caso o erro tenha sido gerado por ela.
4. Para uma conferência individual, digite o número do conhecimento no campo correspondente e clique duas vezes na linha apresentada para abrir os detalhes.
5. Na aba Valores, clique no botão Calculadora () para recalcular os valores. Se o cálculo for bem-sucedido, o campo Situação Cálculo exibirá o status Calculado, indicando ausência de erros no cálculo. Vale destacar que, após a importação, o status inicial é Nunca Calculado, mas é possível haver outros status.

Status de Cálculo

• Nunca Calculado: Indica que o conhecimento nunca foi processado; é necessário efetuar o cálculo para atribuir o status adequado.
• Pendente de Cálculo: O sistema encontrou um erro no cálculo do frete, necessitando de intervenção manual para regularização do conhecimento.
• Calculado: Indica que o sistema calculou o frete sem erros. Para um cálculo correto, é essencial que a tabela de preços cadastrada no sistema corresponda ao acordo entre o cliente e a transportadora.
• Calculado com Divergência: O cálculo foi realizado, porém há divergência entre os valores cobrados e os valores previstos.
• Calculado com Divergência Conferido: Divergência de valores identificada e conferida pelo usuário.

Conforme visto, o cálculo do frete pode ser realizado de forma unitária com base em cada conhecimento, mas também é possível calcular diversos conhecimentos simultaneamente. Para efetuar o recálculo de frete em massa acesso o menu Gestão Logística > Atividades > Auditoria de Frete > Cálculos e Atualizações > Recálculo do Valor do Frete e Impostos (P0027).

Na tela Recálculo do Valor do Frete, o usuário poderá aplicar os filtros desejados para selecionar os conhecimentos, como por período, companhia, ou transportadora. Após definir os critérios, basta clicar em Executar.

Se, por exemplo, for utilizado um filtro que abrange todos os conhecimentos que ainda não foram calculados, serão selecionado os conhecimentos com o abrangendo os seguintes status:

• Nunca Calculado: indica que a linha de cálculo nunca foi processada e necessita de cálculo para obter o status adequado.
• Pendente de Cálculo: indica que o sistema encontrou um erro no cálculo do frete, deixando-o pendente até que seja realizada uma intervenção do usuário para regularizar a linha de cálculo.

Todos os conhecimentos que atenderem aos critérios dos filtros aplicados serão recalculados. Lembrando que o campo de Período de Emissão deve ser preenchido conforme a data definida pelo usuário. Em caso de erro, o sistema gera um log, permitindo que o usuário revise cada erro individualmente para o tratamento adequado.

Após a conferência das Notas Fiscais e dos Conhecimentos de Transporte, o próximo passo é verificar os valores cobrados nas faturas emitidas pela transportadora.