EDI - Intercâmbio Eletrônico de Dados

A interface NOTFIS no sistema GKO Frete permite a exportação de informações de notas fiscais no padrão layout PROCEDA para integração com transportadoras. Essa interface segue as especificações do NOTFIS 3.1, garantindo a padronização e a automação da troca de dados.

Os registros do layout NOTFIS são: 

• 000 - Header do Arquivo: identifica o início do arquivo e informações do emissor (embarcardor).
• 310 - Header da Nota Fiscal: contém os dados principais da NF-e, como número, série, data de emissão e valores.
• 311 - Destinatário: informações do cliente que receberá a mercadoria (CNPJ, endereço, etc.).
• 312 - Remetente: informações da empresa que está enviando a mercadoria.
• 313 - Tomador do Serviço: quem será responsável pelo pagamento do frete (remetente, destinatário ou terceiro).
• 320 - Itens da Nota Fiscal: lista de produtos transportados, incluindo descrição, quantidade, peso e valor unitário.
• 321 - Observações: informações adicionais sobre a nota fiscal (ex.: restrições de transporte, exigências do destinatário, etc.).
• 399 - Trailer da Nota Fiscal: indica o fechamento da NF-e dentro do arquivo.
• 900 - Trailer do Arquivo: sinaliza o fim do arquivo e totaliza registros processados.

A mensagem CONEMB – Conhecimentos Embarcados é gerada pelas transportadoras para transmissão às empresas clientes (contratantes do frete ou embarcadoras), fornecendo uma cópia eletrônica dos conhecimentos emitidos para viabilizar o transporte das mercadorias. Também pode ser utilizada para que uma transportadora envie a outra os dados dos conhecimentos emitidos para atendimento do processo de redespacho.

Os conhecimentos normalmente são gerados com base no arquivo eletrônico de Notas Fiscais (NOTFIS) transmitido à transportadora pela embarcadora ou por uma outra transportadora (no caso de redespacho). O envio dessa mensagem é condicional, pois algumas embarcadoras não exigem o seu envio/transmissão. Para redespacho, o envio deve ser acordado entre as transportadoras envolvidas.

Assim como o layout NOTFIS, o CONEMB segue uma estrutura de registros:

• 000 - Registro de identificação do documento.
• 320 - Registro de cabeçalho do documento.
• 321 - Registro para dados das transportadoras.
• 322 - Registro para os dados do CTe, CTRC ou NFS (registro mais importante).
• 329 - Registro para dados complementares.

A Pré-Fatura de Serviços de Transporte (PREFAT) tem diversas funções dentro do processo logístico das empresas. De maneira geral, seu objetivo é antecipar às transportadoras as notas fiscais que deverão compor a fatura de cobrança posteriormente.

Esse documento pode ser encaminhado às transportadoras contendo apenas as informações das notas fiscais, notas fiscais com valores de frete previsto ou ainda notas fiscais, Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CTe) e os valores de frete previstos e cobrados. Dessa forma, a PREFAT facilita o controle financeiro e o faturamento dos serviços de transporte.

A mensagem PREFAT é gerada pelas empresas clientes (contratantes do frete ou embarcadoras) e enviada às transportadoras, informando os documentos (romaneios, conhecimentos, etc.) que foram liberados para pagamento. Apesar de seu envio ser opcional, ele contribui para a otimização dos processos de cobrança e pagamento, tornando-os mais ágeis tanto para as transportadoras quanto para as embarcadoras.

Assim como as demais interfaces, o layout PREFAT segue um conjunto de registros específicos. Abaixo, apresentamos a estrutura do arquivo e a frequência de cada registro:

• Registro 000 – Identificação do arquivo gerado.
  • Frequência: Ocorre uma vez por arquivo.
• Registro 390 – Identificação do documento de pré-fatura gerado.
  • Frequência: Pode ocorrer até 200 vezes para cada registro 000.
• Registro 391 – Identificação da empresa contratante do frete que efetua o pagamento.
  • Frequência: Ocorre até 50 vezes para cada registro 390.
• Registro 392 – Identificação do documento de pagamento do frete.
  • Frequência: Ocorre até 5000 vezes para cada registro 391.
• Registro 393 – Identificação dos documentos liberados para o pagamento do frete.
  • Frequência: Ocorre até 9999 vezes para cada registro 392.
• Registro 394 – Indicação dos valores que compõem o cálculo do valor do frete.
  • Frequência: 1 vez para cada registro 393.
• Registro 396 – Relação das notas fiscais contidas no conhecimento liberado.
  • Frequência: Até 1000 vezes para cada registro 393.
• Registro 399 – Totalização da quantidade de valores dos documentos de pré-fatura.
  • Frequência: Até uma vez para cada registro 390.

O layout DOCCOB possibilita que a transportadora envie faturas de cobrança agrupando os fretes de determinado período previamente acordado entre embarcadores e fornecedores. Na prática, esse arquivo representa as faturas emitidas pela transportadora, contendo a referência dos CT-es a serem cobrados, mas sem detalhes sobre eles.

A mensagem DOCCOB – Documento de Cobrança é gerada pelas transportadoras e transmitida às empresas clientes (contratantes do frete ou embarcadoras) para fornecer uma cópia eletrônica da Nota Fiscal/Fatura de serviço referente à cobrança dos serviços de transporte prestados.

Essa cobrança deve seguir critérios acordados entre as partes, como o período de cobrança (semanal, quinzenal, etc.) e os itens a serem cobrados (entregas completas, parciais, etc.). O envio dessa mensagem é condicional, uma vez que algumas embarcadoras não exigem seu envio.

Assim como os layouts apresentados anteriormente, o DOCCOB segue uma estrutura baseada em registros específicos:

• Registro 000 – UNB - Cabeçalho de Intercâmbio
  • Frequência: ocorre uma vez por arquivo gerado.
• Registro 350 – UNH - Cabeçalho de Documento
  • Frequência: até 200 vezes para cada registro 000.
• Registro 351 – TRA - Dados da Transportadora
  • Frequência: ocorre uma vez para cada registro 350.
• Registro 352 – DCO - Documento de Cobrança
  • Frequência: ocorre até 100 vezes para cada registro 351.
• Registro 353 – CCO - Conhecimentos em Cobrança
  • Frequência: ocorre até 100 vezes para cada registro 352.
• Registro 354 – CNF - Notas Fiscais em Cobrança no Conhecimento
  • Frequência: pode ocorrer até 40 vezes para cada registro 353.
• Registro 355 – Totalização do Documento
  • Frequência: ocorre uma vez para cada registro 350.

O arquivo OCOREN é utilizado para que as transportadoras possam enviar dados referentes ao status de entrega das mercadorias nos respectivos clientes.

Para cada entrega ou tentativa de entrega, é gerada uma situação, ou seja, uma ocorrência.

Quando falamos de ocorrência, pode ser qualquer evento, desde "entregue com sucesso" até "não entregue porque o pneu do caminhão furou". Para evitar que cada embarcadora (companhia) recebesse um código ou descrição diferente para o mesmo tipo de ocorrência, foi criada uma lista padrão para ocorrências de entrega.

Essa lista contém 99 tipos de ocorrências, baseadas no que acontece com maior frequência nos transportes. Dessa forma, a entrega realizada com sucesso tem o código 00001 para qualquer transportadora e qualquer embarcador.

Ou seja, criou-se um padrão de ocorrências. O sistema GKO traz por padrão os 99 tipos de ocorrência.

Composição de um arquivo OCOREN

• Registro 000 - REGISTRO: UNB - Cabeçalho de intercâmbioFrequência: Ocorre uma vez por arquivo gerado
• Registro 340 - REGISTRO: UNH - Cabeçalho do documentoFrequência: Até 200 vezes para cada registro 000
• Registro 341 - REGISTRO: TRA - Dados da transportadoraFrequência: Ocorre uma vez para cada registro 340
• Registro 342 - REGISTRO: OEN - Ocorrência na entregaFrequência: Ocorre até 5000 vezes para cada registro 341
• Registro 343 - REGISTRO: OEN - Ocorrência na entregaFrequência: Ocorre uma vez para cada registro 342

Análise de um Arquivo de Ocorrência

Ao observar os registros no início de cada linha do arquivo, podemos notar a seguinte estrutura:

• O primeiro registro refere-se à identificação geral do arquivo.
• O próximo registro (340) refere-se ao cabeçalho do documento. Neste registro, na posição 1, encontra-se o número do próprio registro (destacado em amarelo). Em seguida, está o campo de identificação do documento, com tamanho 14.
• O Registro 341 contém os dados da transportadora, incluindo informações como CNPJ e razão social.
• O Registro 342 é o mais relevante, pois contém as informações da nota fiscal e da ocorrência em si.
  • Na posição 1, encontra-se o número do registro.
  • Em seguida, destacado em azul, está o CNPJ da embarcadora/emissora da NF.
• O próximo campo, localizado na posição 18, refere-se à série da NF, com tamanho 3.

Em seguida, destacado em azul, está o número da nota fiscal.

Por fim, encontra-se o código da ocorrência.