Integração FMS com Gestão de Empresas | ERP

Detalhamento técnico (web services)

Fornecedores

• com.senior.g5.co.cad.fornecedor @ Exportar_2

Cadastro de fornecedores utilizados nos processos da gestão de frotas, como:

• Órgãos emissores de multa;
• Postos de combustível;
• Oficinas;
• Vendedores de equipamentos, peças e lubrificantes.

O cadastro de fornecedores é realizado no ERP e exportado para o FMS.

Para filtrar somente fornecedores que sejam relevantes para a gestão de frotas, é possível fazer um filtro por "query" no web service. A sugestão é utilizar o ramo de atividade.

Motoristas

• com.senior.g5.co.int.varejo.motoristas @ Exportar

Cadastro de motoristas próprios, onde existem informações necessárias para o processo que serão mapeadas.

Basicamente, para o administrativo, é essencial que os dados bancários sejam preenchidos.

O cadastro de motoristas é realizado no ERP e exportado para o FMS. Ao importar o cadastro, a gestão de frotas criará um funcionário para esse motorista, com CBO e centro de custo padrão.

O motorista como fornecedor precisa ser exportado também. Caso o motorista seja exportado sem essa informação, o preenchimento desse código precisará ser exportado depois.

É interessante que os motoristas tenham um grupo de fornecedores específico.

Veículos

O cadastro de veículo próprio (veículos da frota) é realizado no Gestão de Frotas – FMS e integrado para o Gestão Empresarial | ERP.

Após o cadastro a integração é gerada automaticamente no momento de salvar o registro. Além do veículo, são integrador os dados de Modelo, Marca e Tipo do Veículo.

Caso alguma situação impeça a integração, o sistema avisa que não foi integrado e direciona o usuário para tela de Log de Integração com Gestão Empresarial | ERP. Nesta guia são exibidos os erros de integração. O usuário deve corrigir, conforme informado na mensagem e então clicar no botão Reenviar Integração.

• com.senior.g5.co.ger.cad.veiculo

Permite importar ou excluir os dados de veículos.

• com.senior.g5.co.ger.cad.tipoveiculo

Permite importar ou excluir os dados de tipo de veículos.

• com.senior.g5.co.ger.cad.modeloveiculo

Permite incluir ou excluir o modelo do veículo.

• com.senior.g5.co.ger.cad.marcaveiculo

Permite incluir ou excluir a marca do veículo.

Produtos

• com.senior.g5.co.cad.produtos @ Exportar2

Produtos e serviços utilizados na gestão de frotas, como:

• Peças;
• Equipamentos;
• Combustíveis;
• Lubrificantes;
• Pneus.

O cadastro de produtos é realizado no ERP e exportado para o FMS.

Para cadastro do nó do produto no Gestão de Frotas, será considerada a origem e família do produto. Para isso, será necessário realizar o de/para desses cadastros.

Assim que o cadastro do produto é exportado, o FMS fará seu cadastro com o formato "ORIGEM.FAMILIA.CODIGOSEQUENCIALFROTAS" e referenciará o código do produto e derivação em novos campos. Com isso, o sistema identificará o nó ao qual o produto pertence, mantendo a estrutura de árvores.

Para filtrar os produtos que serão exportados, deverá ser feito um filtro por "query" no web service. A sugestão é utilizar a origem ou família.

Serviços

• com.senior.g5.co.cad.servicos @ Exportar

O cadastro de produtos é realizado no ERP e exportado para o FMS.

Assim que o cadastro do serviço é exportado, o Gestão de Frotas fará seu cadastro com o formato "ORIGEM.FAMILIA.CODIGOSEQUENCIALFROTAS" e referenciará o código do serviço em novo campo. Com isso, o sistema identificará o nó ao qual o serviço pertence, mantendo a estrutura de árvores.

Atualmente, para serviços, não é possível filtrar os utilizados pelo FMS.

Estoques

Saldos de estoque

• com.senior.g5.co.mcm.est.saldoestoque @ Exportar

Na integração de saldos, sempre que há uma atualização de saldos no ERP, esse saldo será exportado para o FMS. Isto acontecerá por meio da porta Exportar, do web service com.senior.g5.co.mcm.est.saldoestoque.

Processo de entrada ou saída de mercadorias da oficina, como peças, equipamentos, óleos de motor ou recebimento de combustíveis para o posto de combustível interno.

Para funcionamento da integração, os depósitos deverão possuir o mesmo código no ERP e FMS. A unidade de medida deve possuir as mesmas siglas nos dois sistemas.

O ideal é exportar o saldo de estoque sempre que houver atualização, enviando somente os produtos utilizados pela gestão de frotas, fazendo um filtro por "query" no web service. A sugestão é utilizar a origem ou família.

Movimentos de estoque

• com.senior.g5.co.mcm.est.estoques @ MovimentarEstoque

Quando ocorrerem movimentos de estoque no FMS, é preciso importá-los para o ERP. Isso deverá ser realizado por meio da porta MovimentarEstoque, do web service com.senior.g5.co.mcm.est.estoques.

Para funcionamento da integração, os depósitos deverão possuir o mesmo código no ERP e FMS. A unidade de medida deve possuir as mesmas siglas nos dois sistemas.

O ideal é receber uma movimentação de estoque do FMS quando houver consumo de produtos da oficina ou bomba de combustível.

Abastecimento

Processo de abastecimento interno ou externo. A variação ocorre primeiramente no local onde foi realizado o abastecimento, conforme abaixo:

• Internamente, onde há apenas a comunicação entre o Gestão de Frotas e o suprimentos para baixa dos combustíveis abastecidos do estoque.
• Externamente, onde há mais uma variação quanto ao pagamento do combustível, sendo:
  • à vista, onde não há necessidade de integração, visto que esse cupom fiscal deverá ser apresentado no acerto de contas que será realizado futuramente para ressarcimento;
  • à prazo, onde o posto de combustível enviará, no final do período, uma fatura com todos os abastecimentos realizados. Por conta disso, há necessidade de integração para controle e conferência dos abastecimentos feitos ao longo do período, evitando pagamentos indevidos.

Para abastecimentos internos, o Gestão de Frotas realizará o movimento de estoques e chamará o web service conforme descrito acima.

Para abastecimentos externos pagos à vista, o processo é pelo acerto de contas.

Para abastecimentos externos a prazo, o processo é pelo lançamento de despesas (veja adiante).

Atualização das informações

Movimentação de OS/ Peças Internas (menu GFV - Movimentações/Ordens de Serviço): ao passar pelo campo Item, no grupo Peças Internas, o sistema busca o preço médio e o saldo da peça no Gestão Empresarial | ERP.

Abastecimento interno (menu GFV - Movimentações/Abastecimentos): ao passar pelo campo Bomba, o sistema busca o preço médio e o saldo do combustível do Gestão Empresarial | ERP.

Essa ação não é visível em tela, por se tratar de uma movimentação que manipula dados internos nas tabelas, o resultado é visto no cadastro do item de combustível vinculado a bomba e ao tanque. Essa consistência tem o objetivo de eliminar o serviço RBT que atualiza periodicamente o saldo de todos os itens. Nesse caso só vai atualizar o saldos dos itens que são movimentados no sistema.

Despesas

• com.senior.g5.co.mcm.cpr.ordemcompra @ GravarOrdensCompra
• com.senior.g5.co.mcm.est.ordemcompra @ Aprovar

O número do cupom fiscal será usado para referência no processo de entrada da nota fiscal.

O número da ordem de compra será usado para referência na gestão de frotas.

Caso não haja entrada de nota fiscal, as ordens de compra podem ser fechadas por uma fatura, que gera um título a pagar.

Ordens de serviço

• com.senior.g5.co.mcm.cpr.ordemcompra @ GravarOrdensCompra
• com.senior.g5.co.mcm.est.ordemcompra @ Aprovar

Existem diversas rotinas que geram ordens de serviço para oficina. Basicamente, a ordem de serviço serve para manutenção dos veículos, como troca de peças, correção de problemas, troca de óleo e filtros, entre outras.

A ordem de serviço recebe a informação dos defeitos ou demandas necessárias, onde a mesma pode ser tratada interna ou externamente. Segue abaixo detalhamento para cada um dos processos:

• Interno:

O processo serve para empresas que possuem oficina e realizam a manutenção em seus veículos. Nesse caso, as empresas geralmente possuem estoque de peças e lubrificantes e efetuam os serviços solicitados, baixando os produtos consumidos do estoque.

Quando não há estoque de determinado produto, é necessário que o responsável pela oficina gere manualmente uma solicitação de compra pelo próprio suprimentos desse produto.

• Externo:

Para esses casos, o veículo é enviado a uma oficina parceira ou não para realização da manutenção. Com isso, será necessário que o processo de definição dos serviços a serem realizados para os defeitos seja realizado, para então haver integração para o suprimentos. Para isso, quando a ordem de compra for gerada, já haverá informações de valores e serviços a serem executados.

Para ordens de serviço internas, o Gestão de Frotas realizará o movimento de estoques e chamará o web service conforme descrito acima.

Para ordens de serviço externas será necessário incluir uma ordem de compra aprovada após a ordem de serviço ser baixada no Gestão de Frotas.

Multas de trânsito

• com.senior.g5.co.mfi.cpa.titulos @ GravarTitulosCP

Processo de lançamento de multas de trânsito na gestão de frotas e geração de contas a pagar contra o órgão emissor.

Adiantamentos

• com.senior.g5.co.mfi.cpa.titulos @ GravarTitulosCP

A solicitação de adiantamento de viagem inicia na gestão de frotas.

A aprovação é realizada na mesma rotina, por meio da impressão da guia de pagamento do adiantamento, onde o motorista recebe a guia para retirada do valor na tesouraria. Nesse momento a conta corrente do motorista (conta interna para controle dos valores com o motorista) é atualizada, e deve ser gerada uma conta a pagar do tipo no financeiro.

Caso seja necessário cancelar o adiantamento, bastará o título ser excluído manualmente no ERP. Caso o pagamento já tenha sido realizado, será necessário realizar acerto de contas.

Acerto de contas

• com.senior.g5.co.mfi.cpa.titulos @ GravarTitulosCP

Processo de acerto de contas com motoristas, onde são lançados os cupons fiscais e despesas inerentes à viagem informadas pelo motorista.

O Gestão de Frotas realiza o abatimento, onde podem existir as seguintes situações:

• Total dos adiantamentos maior que o total das despesas: quando o adiantamento realizado é maior do que o gasto do motorista ao longo das viagens realizadas, o saldo é mantido com o motorista para viagens futuras. A conta corrente do motorista é mantida pelo Gestão de Frotas.
• Total dos adiantamentos menor que o total das despesas: quando isso ocorre, é necessário reembolsar o motorista. Nesse caso, é realizada integração de título para pagamento do saldo (diferença entre os dois títulos).
• Total dos adiantamentos igual ao total das despesas: quando isso ocorre, o processo é encerrado.