Contabilização

Contabilmente as empresas elaboram uma divisão dos valores gastos a fim de obter os custos e as despesas realizadas, identificando o valor da mão-de-obra nos diversos departamentos/setores da empresa.

Em geral, a divisão mínima consiste em alocar, separadamente, as despesas Administrativas, Comerciais e Operacionais, gerando assim os chamados Centros de Custos Contábeis. Desta forma, os empregados deverão estar alocados no centro de custo a que pertencem, de acordo com o seu departamento/setor. Deduz-se, então, que Despesas e Receitas podem ser apuradas por C.C. e o Ativo e Passivo não. Convém às empresas saber quanto custou a mão-de-obra (salários) de cada área, mas de nada importa quanto eles tiveram de salário líquido para receber, ou quanto de desconto de farmácia ou mercado tiveram.

A folha de pagamento deve informar para a contabilidade os valores pagos e descontados em cada competência, bem como gerar os valores de provisões de férias e 13º salário com encargos, os valores da GPS e o FGTS.

Implantação da Contabilização

É necessário ter à mão o Plano de Contas Contábil e a Lista dos Históricos Padrões Contábeis. Orientado pelo Contador, definir os Centros Custos ou os Locais do Organograma para divisão contábil dos valores, e ainda se haverá quebras dentro de um centro de custo a partir da Natureza Despesa/Contábil. Definir também o uso ou não do rateio de mão-de-obra e/ou rateio gerencial.

No Administração de Pessoal pode ser adotado o cadastro de Centros de Custos em Empresas/ Centros de Custos e depois indicá-los no histórico dos colaboradores, ou se o local do organograma respeitar a divisão contábil, é permitido contabilizar por local, dispensando o cadastro de Centros de Custos.

Assim sendo, a geração dos valores a contabilizar pode ter a divisão contábil das informações:

• Por centro de custo contábil com ou sem Natureza Despesa;
• Por local do organograma;
• Com rateio das horas trabalhadas em vários centros de custos ou rateio em percentuais;
• Com rateio em contas gerenciais do sistema contábil;
• Com partida dobrada fechando o débito e crédito a cada lançamento no arquivo texto ou não;
• Permite indicar contas contábeis por colaborador ou empresa (diretores, autônomos, pessoas jurídicas), através do item Empresas/ Contábil/ Contas Contábeis/ Colaborador ou Terceiros;
• Os beneficiários de pensão judicial podem ter contas contábeis individuais no cadastro da pensão;
• Antes de gerar a contabilização da folha, devem ser geradas as Provisões de Férias e 13º Salário.

O primeiro passo é compreender como a empresa trata sua contabilização e determinar no Administração de Pessoal os assinalamentos necessários para se alcançar o melhor resultado:

1. Ver com o contador o Plano de Contas
2. Na empresa determinar alguns assinalamentos importantes: se utiliza contas de totais por filial ou por empresa, se vai utilizar rateio de mão-de-obra, como efetuar as provisões de férias e 13º salário e ainda como contabilizá-las na folha.
3. Verificar Históricos de Centro de Custo / Locais dos colaboradores
4. Acessar o item Empresas/ Contábil/ Definições e preencher os itens solicitados. É neste item que será incluído o layout do arquivo-texto. Deve ainda gerar os CLC Fixos na inclusão deste item.
5. Determinar os códigos de CLCs – Código de Lançamento Contábil – que serão ligados aos eventos, para totalizá-los nos lançamentos contábeis. A definição dos CLCs ocorre para cada tabela de eventos. Um CLC pode ser ligado a vários eventos. É o CLC que receberá a conta contábil e a determinação se o valor deverá ser lançado a débito ou a crédito dessa conta.
6. Em seguida determinar as contas contábeis para cada CLC e a cada Centro de Custo no item Empresas/ Contábil/ Contas Contábeis.
7. Indicar os Centros de Custos aos colaboradores no histórico individual.
8. Após ter calculado a folha de pagamento e gerado as provisões, gerar a contabilização em Cálculos/ Relatórios/Contabilizar e verificar possíveis diferenças.

Definições

Em Empresas / Contábil / Definições, deve ser definida a contabilização da empresa, que poderá ser geral ou distinta para cada empresa.

A partir dessa opção, é definido como será gerado o arquivo texto para importação na contabilidade. O layout, se serão considerados brancos a direita, se os zeros a esquerda serão truncados e se a empresa utilizará partidas dobradas.

CLCs

A determinação de como o módulo deverá gerar os valores da folha para a contabilidade, parte da criação dos CLCs (Código de Lançamento Contábil), que irão definir a forma dos lançamentos.

O usuário deve criar CLCs para lançamentos de todos os eventos da tabela de eventos, utilizando uma numeração de 01 a 1200. A partir de 1200, o sistema disponibiliza CLCs fixos para a contabilização das provisões , valores da GRPS parte empresa e terceiros.

O CLC criado pelo usuário, permite apenas um lançamento a débito ou a crédito, pois a contrapartida é o líquido da folha, e está previsto no CLC 1201 que é um CLC fixo do Administração de Pessoal.

Após a definição contábil, os CLCs a partir do 1201 já ficam disponíveis, bastando indicar os históricos padrões. Do CLC 1202 em diante temos os valores das provisões GPS e prestadores de serviços, a serem contabilizados. Haverá um CLC a débito, por centro de custo ou local, recaindo na conta de despesas e outro a crédito pelo total, a ser lançado no Passivo.Estes últimos contêm o CLC a débito indicado no CLC Base.

Como regra geral temos que: Proventos e Vantagens, devem ser lançadas a Débito; Descontos devem ser lançados a crédito e eventos com tipo 4 não devem ter assinalamento, exceto quando referentes ao FGTS.

Ligar Eventos aos CLCs

Na tela de assinalar CLC é permitida uma rápida ligação entre os CLCs criados e os eventos da tabela de eventos, agrupando desta forma, vários eventos em um mesmo CLC.

Informar as Contas Contábeis

Nesta etapa da contabilização, iremos cadastrar as contas contábeis que serão utilizadas nos lançamentos da folha. As opções existentes estão no item Contábil/Contas Contábeis:Centros Custo, Organograma, Colaborador, Terceiro, Outra Empresa e Totais.

Contas Centro de Custo

Se a empresa contabiliza através de Centros de Custos, deve tê-los cadastrados no item Empresas/Centros Custos antes de acessar esta tela.

Aqui, para cada centro de custo serão informadas as contas contábeis de cada CLC.

O código do Centro de Custo deve ser informado na ficha básica do colaborador. As contas são informadas a partir de cada empresa. Mas se houver várias empresas utilizando a mesma tabela de eventos, e as contas forem as mesmas, é possível indicar qual a empresa e centro de custo que já possuem as contas contábeis, para não se digitar tudo novamente.

Quando na definição contábil, foi informado que utiliza natureza contábil, a conta contábil é informada em uma segunda tela que permite a indicação das naturezas existentes. Para cada natureza pode ser informada uma conta contábil.

Contas Organograma

Quando a empresa utiliza contas por organograma, não existe necessidade de cadastrar centros de custo, pois as contas contábeis serão indicadas conforme os locais do organograma.

Contas Colaborador

Esta opção possibilita o cadastramento de contas a nível de colaborador , permitindo o tratamento de casos individuais, como o de diretores . Se estivermos contabilizando por Centro de Custo, estes colaboradores deverão conter um C.C informado normalmente na ficha básica, porém o sistema efetuará lançamentos individuais nas contas contas aqui informadas. As contas de totais serão consideradas junto aos valores dos demais colaboradores.

Outra Empresa

Esta opção permite que sejam definidas contas contábeis a nível de outra empresa, pessoas jurídicas, que prestam serviços à empresa, útil principalmente qualdo eles receberem contas individuais na contabilidade.

Para que a outra empresa seja contabilizada, deverá ter a indicação do centro de custo ou local no item em que foi lançado o seu pagamento, em Cálculos/Terceiros/Pagamento Jurídica.

Contas Totais

Neste item informam-se as contas, que no CLC foram definidas para contabilizar no nível de lançamento pelo total. Válido quando a contabilização for por C.C. ou Local.

Na opção Empresas/Empresas/Cadastro determinar se vai utilizar contas de totais totalizando por Empresa ou por Filiais.

Se na empresa foi informado que as contas de totais são separadas por filial, devem ser cadastradas as filiais contábeis para cada totalização. Se as contas forem diferentes, devem ser informadas aqui, mas se forem iguais, a filial contábil pode ser indicada no cadastro da filial.

Contas Dependentes de Pensão

No item Colaboradores/Dependentes/Pensão Judicial é possível indicar as contas contábeis de cada beneficiário de pensão judicial

Utilizando Rateios

O tratamento de rateios pode se dar de duas formas:

Indicar para cada colaborador percentuais do custo que ele representa em cada centro custo/local. Esta informação é efetuada para cada competência, ou se nada alterar , o Administração de Pessoal busca a última competência cadastrada.

Digitar mensalmente as horas trabalhadas em cada centro custo/local. Os demais eventos serão proporcionalizados em cada rateio, segundo estas quantidades de horas.

Este tipo sobrepõe o rateio em %, se ambos ocorrerem concomitantemente.

Rateio de Mão-de-Obra em %

Em Tabelas/Gerais/Rateios, cadastrar códigos de rateio que representem cada centro de custo ou local a ser contabilizado.

No item Empresas/Empresas/Cadastro, indicar "C" ou "L"no dado Rateios (N,C,L).

No item Cálculos/Lançamentos/Rateios, devem ser indicados os percentuais para cada código de rateio em que o colaborador deve ser contabilizado. Observe que existe, através do dado exceções a possibilidade de determinar percentuais a nível de eventos.

Os colaboradores que tiverem percentuais de rateio informados, terão os valores da folha contabilizados através destes percentuais em cada código de rateio. Todos os eventos de descontos e pagamentos serão rateados nesta proporção.

Rateio de Mão-de-Obra em Horas

Quando a empresa deseja que os valores sejam contabilizados a nível de horas, isto é, um colaborador trabalha no rateio 1 = 120,00 horas, no rateio 3 = 80,00 e no rateio 5 = 20,00 horas, estas horas deverão ser lançadas no item Lançamentos indicando o código do rateio.Observar que neste caso as horas trabalhadas no mês devem fechar com a carga horária do colaborador, visto que se o Administração de Pessoal encontra o evento informado, a geração de horas deste evento é abandonada, assumindo o dado lançado.

Em Tabelas/Gerais/Rateios, cadastrar códigos de rateio que representem cada centro de custo ou local a ser contabilizado e que será utilizado nos rateios.

No item Empresas/Empresas/Cadastro, indicar "C"ou "L" no dado Rateio (N,C,L).

No item Empresas/Contábil/Centros Custos, os códigos de rateios devem ser informados para cada centro de custo, quando contabiliza por C.C.

No item Tabelas/Organograma/Cadastro, os códigos de rateios devem ser informados nos locais a ratear, quando contabiliza por Locais.

No item Cálculos/Lançamentos, devem ser indicados os códigos de rateio para cada lançamento de horas ou de valores.

Tratamento Contábil e Gerencial

Existe a possibilidade de cadastrar contas contábeis e contas gerenciais, sendo que o Administração de Pessoal irá efetuar um lançamento na conta contábil e outro nas contas gerenciais.

Este tratamento é dado quando, no item Empresas/Contábil/Definições, a informação no dado "Usa Rateio Gerencial (S,N,C)" for "S" ou "C".

Usa Rateio Gerencial = S

Neste caso, a informação da conta contábil se dá no item Empresas/Contábil/Contas Contábeis/Centro Custo ou Organograma, e as contas gerenciais para rateio, são indicadas em uma segunda tela, com os respectivos percentuais.

Principalmente os usuários da contabilidade podem trabalhar com rateios gerenciais em percentuais, que recairão em várias contas gerenciais. Assim ocorrerá um lançamento na conta contábil e vários nas demais contas gerenciais, pelos percentuais respectivos.

Usa Rateio Gerencial = C

Ocorre quando a própria conta gerencial é o centro de custo. A empresa trata alguns centros de custos em contas contábeis, e os demais C.C. representam a conta gerencial.

Neste caso todos os centros de custos são cadastrados. Nos contábeis, as contas são informadas, nos demais, utilizam-se os dados "origem empresa" e "origem centro de custo" que já possuem as contas cadastradas.

O Administração de Pessoal irá gerar dois lançamentos, um nas contas contábeis, e outro para cada centro de custo, onde o número da conta gerencial representa o próprio cento de custo.

Relatório/Arquivo da Contabilização

Somente após o cálculo da folha de pagamento e do relatório das provisões é que deve ser solicitada a contabilização. Para listá-lo acesse o item Cálculos/Relatórios/Contabilizar.

No relatório da contabilização, o sistema gera também o arquivo texto para exportação. A base das informações é a ficha financeira. Salvo quando contabilizar férias e rescisões em separado, quando a base é o recibo de férias ou de rescisão. No dado "Contabilizar" deve ser indicado o tipo de contabilização que a empresa utiliza, assim o relatório será gerado buscando estas informações nos cadastros.

Diferenças na Contabilização

Se, ao final do relatório ocorrer diferenças nos totais de débitos e créditos, várias podem ser as causas destas diferenças. Veja a seguir alguns dos itens que devem ser verificados:

• Algum colaborador pode estar sem C.C. ou natureza despesa na ficha básica. Para conferir emita o relatório Mapa de Alocação que está em Empresas/Contábil/Listar/Mapa de Alocação, que traz os colaboradores por C.C.
• CLC à débito que está à crédito ou vice-versa.
• Evento assinalado com CLC débito e deveria ser CLC crédito ou vice-versa.
• Algum evento da tabela de eventos que não está assinalado com CLC.
  Se utiliza natureza contábil verificar se todas possuem contas contábeis.

Se for necessário deixar espaços, utilizar a opção que irá tratar os parênteses como preenchimento com espaços.

Como contabilizar o líquido do pró-labore em CLC separado do 1201?

Para contabilizar o valor do Líquido de Pró-Labore numa conta diferente do Líquido da Folha:

1. Cadastre totalizadores, colocando o evento de Pró-Labore mais os eventos que o diretor recebe - INSS, IR e outros descontos, caso haja.

2. Cadastre um CLC de Líquido de Pró-Labore com:

   • Tipo lançamento:  C

   • Nível lançamento: T

   • Campo Tipo Base: T

   • Na grid Bases informe "+" no o totalizador de Pró-Labore criado.

3. Em Contas Contábeis > Totais, cadastre a conta do CLC Líquido de Pró-Labore.

4. No CLC 1201 Líquido da Folha, defina grid Bases, o CLC de Líquido de Pró-Labore com sinal "-".

Nesta contabilização deve haver eventos somente para os prolaboristas.

Transforme o CLC 1201 - Líquido Folha para contabilizar por C.C. e nesse caso os diretores devem estar em C.C. ou locais distintos do dos empregados. Indicar em cada C.Custo/Local com as contas o número da conta do liquido a pagar no CLC 1201 e no caso do C.C./Local do diretor indicar a conta do Pro Labore a pagar. Para não ocorrer muitos lançamentos abertos na mesma conta contábil do Líquido a Pagar você pode colocar um S no dado Somar Lançamentos Contas da Definição Contábil.

Uma terceira forma é criando uma regra especial para ser utilizada no CLC do Líquido a Pagar deixando de fora os diretores.

Na integração contábil existe apenas um Líquido - CLC 1201, existe como separar esse Liquido entre Folha, 13º, Férias e Rescisão, ou seja CLCs separados?

Não há como separar o líquido diferenciado para folha, férias e rescisão. O que poderá ser feito é não incluir férias e rescisão na contabilização da folha, assinalando nas Definições que não os inclui.
Para contabilizar férias e rescisão separadamente, entrar em Colaboradores/ Férias/ Listar e Colaboradores/ Rescisões/ Listar e gerar a contabilização.

Como contabilizar os convênios de INSS da filial?

Com relação aos Convênios informados na filial dentro da contabilização, deverão ser abertos tantos CLCs quantas contas contabilmente diferentes tiver. Na base desses CLCs colocar o 1216 e 1217 e no campo Convênio irá o código correspondente ao Convênio cadastrado na filial. Cada Convênio terá um CLC próprio se os mesmos forem contabilizados separadamente.

Separar Pró-labore parte empresa da parte de terceiros?

Se o cliente faz a contabilização por total e trata o pro labore junto com a folha, tem como separar os 15% parte empresa (CLCs 1250/1350). Porque hoje, o sistema junta os 22% parte empresa com os 15% diretores/ autônomos.

1) Criar um CLC para calcular o valor dos 15% sobre o pró-labore, colocando em percentual de cálculo os 15% e na base o CLC de pró-labore.

2) O CLC criado deverá estar na base do CLC 1250 com (-).

Como contabilizar férias quando na empresa tiver P-Integral mês de início das férias?

Quando se usa Contabilização das Férias assinalando P (integral no mês de inicio das férias) no cadastro da empresa, não podemos assinalar os eventos de férias, mas sim utilizar um CLC calculado pelo sistema (1279), pois os eventos sempre vem proporcionalizados.

É possível contabilizar os valores pagos aos prestadores de serviços?

É possível contabilizar junto com a folha os valores pagos aos prestadores de serviços, e até rateá-los entre os vários centros de custos. Basta indicar no cadastro de Pagamentos Física e Jurídica como devem ser contabilizados.

Em resposta ao questionamento: "temos clientes solicitando a contabilização dos adicionais de 0.5% e 10% em separado, pois estão julgando estas alíquotas inconstitucional e vão entrar na justiça para custo e para melhor visualização destas alíquotas eles estão pedindo os cálculos em separado na hora de contabilizar...", segue orientação.

Para quem quiser contabilizar em separado os adicionais do FGTS deve proceder da seguinte maneira:

Para contabilizar os 8% do FGTS

• Criar um novo CLC e informar 94,1176 no Percentual de Cálculo;
• Utilizar como base o CLC atual, que está assinalado nos eventos de FGTS;
• Zerar a conta contábil do CLC do FGTS atual;

Para contabilizar os 0,5% do FGTS

• Criar um novo CLC e informar 5,8824 no Percentual de Cálculo
• Utilizar como base o CLC atual, que está assinalado nos eventos de FGTS

Para as contrapartidas deve-se criar CLCs e utilizar como base os novos CLC acima, lembrando de zerar a conta do CLC de contrapartida atual.

Para os CLCs do FGTS das provisões de férias e 13º Salário deve-se proceder da mesma maneira acima.