Ciclo de apuração do ponto

A periodicidade com que a empresa procede a coleta das marcações e executa o cálculo, será definida pela quantidade de marcações e complexidade da apuração, definindo assim o seu ciclo da apuração.

O ciclo da apuração de ponto e refeitório inicia com as marcações, passando pelas alterações cadastrais, cálculo, análise da apuração pelas chefias e terminando com o abono ou correções das ocorrências.

O usuário é quem determina quando deverá realizar as atividades da apuração. No início, recomenda-se que isto seja diário, evitando acúmulo de trabalho. Posteriormente, com a experiência adquirida, o usuário poderá realizar o ciclo semanalmente, quinzenalmente ou mesmo mensalmente. Recomenda-se porém, que seja realiza diariamente, pois gasta-se pouco tempo e evita-se problemas de "esquecimento" em períodos mais longos.

As atividades relativas à apuração podem ser efetuadas de diferentes formas, dependendo do porte e da estrutura da empresa.

A coleta e o cálculo geralmente são atribuições do setor de Administração de Pessoal, a análise da apuração fica para as chefias de cada setor, já as alterações cadastrais e o abono ou correções das ocorrências pode ser centralizado no setor de Administração de Pessoal ou então descentralizado em cada setor, através de uma rede de comunicação de dados.

Apuração descentralizada

As vantagens de descentralizar as alterações em cada setor, referem-se a agilidade e rapidez de informações, pois cada setor pode informar os respectivos colaboradores; há uma precisão maior, pois as ocorrências não se acumulam, diminuindo o risco de esquecimento ou erro e o fluxo de papéis é bastante reduzido, pois as chefias necessitam apenas de consultas em tela.

Desta forma, o setor de Administração de Pessoal pode agir como um auditor de frequência, preocupando-se em iniciar o processo com a apuração, deixando as demais atividades operacionais para cada setor, que conhecem melhor a informação da qual estão tratando e que irão assumir a responsabilidade sobre elas.

Para garantir que os demais setores estão efetuando as alterações e correções necessárias, existe a possibilidade de determinar o período no qual as chefias podem realizar alterações.

Por exemplo, pode-se definir que os setores façam as correções da semana anterior no máximo até a terça-feira. Quando chegar o dia de terça-feira, o setor de Administração de Pessoal bloqueia a semana anterior para alterações, ficando disponível apenas para consultas.

Com isto, obriga-se as chefias a avançarem no tempo e quando chegar o final do período de apuração ninguém estará com serviço acumulado, evitando um possível atraso no fechamento do ponto.

Apuração Centralizada

De modo inverso, se o setor de Administração de Pessoal executa as alterações, será necessária a distribuição de um relatório com as ocorrências onde as chefias indicarão o abono, pagamento ou desconto necessário.

Todos os relatórios emitidos e distribuídos deverão ser devolvidos em tempo para permitir os acertos necessários. O relatório de ocorrências, após ser devolvido pelas chefias e as ocorrências corrigidas no Controle de Ponto e Refeitório, deve ser arquivado para documentar as decisões tomadas.

Periodicamente o operador do Controle de Ponto e Refeitório recebe as listagens dos dias anteriores, já acertadas pelas chefias, abona as ocorrências, programa os afastamentos, realiza as alterações cadastrais e depois faz a leitura das marcações até o dia atual. Em seguida procede a emissão de novo relatório das ocorrências para distribuir às chefias.