Compromissos

Conceitos

Compromisso

Item cadastrado no sistema que identifica determinada atividade. É o cadastro base para a criação das ocorrências.

Ocorrência

Pendência de um compromisso. Possui basicamente um período de referência e um período para a sua realização. Toda ocorrência é ligada a um grupo de estruturas pré-definidas.

Grupo

Cadastro que tem como objetivo agrupar colaboradores, com base em condições de abrangência de estruturas existentes no sistema. Estas condições possuem um cadastro histórico e inicialmente suportam os campos de empresa, filial, centro de custo e local.

Resumo dos Passos para Utilização da Rotina

1. Habilite o controle de compromissos.

2. Cadastre um compromisso.

3. Defina usuários “master” para o compromisso.

4. Cadastre grupos para compromissos.

5. Associe um ou mais grupos ao compromisso.

6. Defina os usuários “responsáveis” e “autorizadores” para cada grupo no compromisso.

7. Cadastre e gere as ocorrências do compromisso.

A partir do momento em que estes passos estão definidos:

• O sistema passa a controlar os processos através das ocorrências.

•  Os usuários “responsáveis” visualizam as ocorrências, realizam as atividades pertinentes às ocorrências e as concluem.

Configurações Necessárias

Habilitar/Desabilitar a rotina

A rotina e a tela Compromissos (Empresas > Controle de Compromissos > Compromissos) são habilitadas ou desabilitadas através da proprietária.

Empresas > Controle de Compromissos > Grupos

Nesta tela é realizado o cadastramento de grupos e suas condições. As condições são cadastradas com base em uma data histórica. O funcionamento das condições é  semelhante ao cadastro de condições da abrangência de usuário.

Empresas > Controle de Compromissos > Agrupadores

• Cadastro que serve apenas para a ordenação das ocorrências na tela de pendências do usuário e no relatório de ocorrências.
• Um agrupador visa facilitar o agrupamento de compromissos que possuem assuntos relacionados em relatórios, por exemplo.

Empresas > Controle de Compromissos > Compromissos

Guia Cadastro

  Nesta tela ocorre toda a definição dos compromissos. A guia “Cadastro” possui duas informações básicas:

 Tipo: Processo/atividade do compromisso

• 1 - Cálculo de Folha: processamento de um ou mais tipos de cálculo.

• 2 - Cálculo de Férias: processamento de férias (individual, coletivo, programadas, alteração e exclusão)

• 99 - Manual: processos realizados fora do sistema.

  Exemplo:

  Imprimir um documento, recolher assinaturas, etc.).

Periodicidade

Recorrência da atividade (semanal, quinzenal, mensal, etc...). 

Usuário Master

• Após incluir o compromisso, é habilitado o botão “Master”, que permite definir os usuários “Master” do compromisso. Este usuário pode realizar/autorizar qualquer processamento controlado pelas ocorrências deste compromisso.

• Este usuário somente é habilitado quanto o Tipo de Compromisso é 1 (Cálculo de Folha) ou 2 (Cálculo de Férias).

Guia Grupos

Associação de grupos no compromisso

Em Empresas > Controle de Compromissos > Compromissos, guia Grupos, devem ser informados quais são os grupos que utilizam o compromisso. Esta associação é necessária para que as ocorrências possuam sempre usuários “responsáveis” e “autorizadores” padrão.

Definição de usuários responsáveis e autorizadores para cada grupo no compromisso

Na mesma guia onde se associa os grupos a um compromisso, são habilitados os botões que permitem definir os usuários “responsáveis” e “autorizadores” (gerais e não específicos de uma ocorrência) das ocorrências destes grupos para o compromisso.

Guia Def. Geração

Cadastro/geração de ocorrências

As ocorrências podem ser criadas através de um recurso de geração ou de forma manual.

Geração:

• Antes de gerar as ocorrências, é necessário ajustar algumas definições da geração na guia Def. Geração” na tela de cadastro de compromissos.
• Após os ajustes, deve-se utilizar o botão “Ocorrências”, disponível ao acessar a guia Cadastro.
• Deve-se informar o período em que as ocorrências devem ser geradas e pode-se tambéminformar uma regra para cada ocorrência gerada.
• A geração é feita com base nas definições do compromisso.
• Após a geração, as ocorrências podem ser manipuladas através da guia “Ocorrências”.

Guia Ocorrências

Cadastramento manual

As ocorrências podem ser criadas através da guia “Ocorrências”, na tela de cadastro de compromissos. Cada ocorrência é identificada pelo compromisso, grupo, tipo de cálculo (para o tipo de compromisso “Cálculos de Folha”), e um período de referência, que varia de acordo com a periodicidade do compromisso.

As ocorrências possuem também um período de permissão, ou seja, a atividade deve ser realizada dentro deste período. A data de início é opcional. A data de término do período é obrigatória - exceto para as ocorrências dos compromissos com tipo “Cálculos de Folha”, que podem ter a data de término calculada para N dias antes da data de pagamento. Cada ocorrência pode ter as definições de usuários responsáveis e autorizadores. Elas sobrepõem as definições realizadas na guia de associação de grupos no compromisso.

Controle dos processos

O controle dos processos é feito de acordo com cada tipo:

Cálculo da folha e férias (coletivas)

Ao iniciar o cálculo, são encontradas as ocorrências para o processo (para folha, de acordo com a competência do cálculo ativo. Para as férias coletivas, é considerado o período de férias informado). Se nenhuma ocorrência é encontrada e não há compromisso que controle este processo, o cálculo é liberado. Do contrário é exibido um erro. Se encontrar, o sistema verifica quais ocorrências possuem o usuário ativo como “responsável”/”master”, e guarda os códigos de grupo destas ocorrências. Caso nenhuma ocorrência seja de responsabilidade do usuário ativo, o sistema exibe uma mensagem informando que o usuário ativo não é responsável pelo processo.

Com posse das ocorrências corretas, o sistema verifica, para cada uma, se o processamento está sendo feito dentro do prazo. Se não estiver, o sistema solicita usuário e senha de um “autorizador”. Este usuário pode ser salvo para que o sistema não faça mais a solicitação para as ocorrências que possuem este usuário como “autorizador”. Caso alguma ocorrência não possua este usuário como “autorizador”, o sistema faz uma nova solicitação. Se o usuário que autorizou é um usuário “master” do compromisso, todas as ocorrências são autorizadas, independente de salvar o usuário ou não.

Se alguma ocorrência não é autorizada, o cálculo é cancelado.

Com as ocorrências autorizadas, o sistema gera uma espécie de abrangência utilizando as condições cadastradas nos grupos e concatena esta abrangência ao SQL de seleção dos colaboradores para o cálculo.

Cálculo de férias (individual)

Ao iniciar o cálculo, são identificados os grupos na qual o colaborador pertence. Se nenhum grupo for encontrado, o cálculo é liberado. Após isto são encontradas as ocorrências para o processo, considerando os grupos que o colaborador pertence e o período de férias informado. Se nenhuma ocorrência é encontrada e não há compromisso que controle este processo, o cálculo é liberado. Do contrário é exibido um erro. Se encontrar, o sistema verifica quais ocorrências possuem o usuário ativo como “responsável”/”master”. Caso nenhuma ocorrência seja de responsabilidade do usuário ativo, o sistema exibe uma mensagem informando que o usuário ativo não é responsável pelo processo.

Com posse das ocorrências corretas, o sistema verifica, para cada uma, se o processamento está sendo feito dentro do prazo. Se não estiver, o sistema solicita usuário e senha de um “autorizador”. Este usuário pode ser salvo para que o sistema não faça mais a solicitação para as ocorrências que possuem este usuário como “autorizador”. Caso alguma ocorrência não possua este usuário como “autorizador”, o sistema faz uma nova solicitação. Se o usuário que autorizou for um usuário “master” do compromisso, todas as ocorrências serão autorizadas, independente de salvar o usuário ou não.

Se alguma ocorrência não é autorizada, o cálculo é cancelado.

Empresas > Controle de Compromissos > Pendências do Usuário

 

Visualização e conclusão das ocorrências

As ocorrências podem ser visualizadas pelos usuários “responsáveis” através de uma tela de pendências (Empresas > Controle de Compromissos > Pendências do Usuário ou Ctrl + F12), na qual também é possível concluí-las. Esta tela possui configurações para que abra após o logon do usuário e para visualizar as pendências que estão a N dias da data final de permissão. Após a conclusão de uma ocorrência, ela só pode ter o seu status alterado para não-concluído através da tela de manutenção de ocorrências. Não é permitida a realização dos processamentos após a conclusão das pendências. As pendências devem ser concluídas de forma manual por um usuário “responsável”.

 

Empresas > Controle de Compromissos > Listar

Logs:

• A rotina de controle de compromissos gera log dos processos, informando o usuário que  tentou realizar o processamento, qual usuário autorizou, entre outras informações. Estas informações podem ser visualizadas pelo relatório FPCC002.CAD.
•  Relatório de ocorrências: FPCC001.CAD - Mostra as ocorrências e seu status, separando as informações por competência (de acordo com a data limite para a realização do processo).

 

Outras Informações

A lista de pendências do usuário fica em memória e sua atualização é checada sempre que a tela ganha o foco ou é aberta (utiliza a tabela R250ALT). O sistema determina a lista de pendências como desatualizada após os seguintes eventos acontecerem:

• Apenas local:

• Logon

• Seleção de cálculo

• Seleção de empresa

• Para todos usuários:

• Conclusão de ocorrência

• Alteração de um agrupador

• Inserir/Alterar/Excluir um compromisso

• Botão alterar da guia “Grupos” na tela de cadastro de compromissos

• Botão alterar da guia “Ocorrências” na tela de cadastro de compromissos

• Alteração/Exclusão de um grupo

1. Só é possível excluir compromissos que não possuem ocorrências.

2. A tela de pendências de usuário não é mostrada para usuários ADM ao inciar o sistema.

3. O controle de compromissos não tem efeito sob os usuários ADM. Eles conseguem executar os processos a qualquer momento e inclusive autorizá-los.

4. Quando o sistema está executando como instância de serviço (executando algum webservice), a solicitação de usuário e senha de usuários “autorizadores” não é feita.

5. A rotina não controla nada na WEB.

6. Quando o sistema está executando como instância de serviço, através do BrowserAccess/WindowsAccess, ou através de um menu de referência, a tela de pendências do usuário não é mostrada automaticamente, mesmo que a opção esteja marcada. Um exemplo do que poderia acontecer se isso não fosse feito é um usuário acessar a ficha financeira pelo portal, que chama a tela via BrowserAccess. O BrowserAccess iria abrir a tela da ficha financeira e a tela de pendências.

Função Relacionada

RetFimExe