Contabilização - Calcular/Folha

Esta rotina contabiliza os valores por colaborador, assim, é possível consultar valores individualmente. A rotina possui cálculo e geração de relatórios se…frparados, o que significa que é possível listar o relatório contábil quantas vezes for necessário sem precisar gerar novamente a contabilização. Ainda dentre os recursos é possível cadastrar, calcular e contabilizar outros tipos de provisões, como Férias e 13º Salário.

Este menu Cálculos > Contabilização > Folha poderá ser subdividido em Folha, Férias, Rescisão, Outras Empresas e Pagto Terceiros quando em Empresas > Contábil > Definições os campos Incluir Férias, Incluir Rescisão, Incluir Pagto P. Jurídica e Incluir Pagto P. Física forem assinalados com "N", ou seja, a contabilização será separada/individual.

A partir do botão Arq. Texto, o Administração de Pessoal irá gerar um arquivo para integração com a contabilidade da empresa, efetuando a contabilização de todos os valores de folha de pagamento, férias, rescisão, pagamentos realizados a terceiros pessoas físicas e jurídicas, incluindo os produtores rurais e também as provisões mensais de férias, 13º salário e genéricas, se assim desejar.

O cadastro contendo as informações e CLCs (Códigos de Lançamentos Contábeis) da contabilização deve ser informado no item Empresas/ Contábil. Para incluir os valores das provisões nesta emissão deve ser solicitada a relação das provisões antes de solicitar a contabilização.

Contabilmente as empresas elaboram uma divisão dos valores gastos a fim de obter os custos e as despesas realizadas, identificando o valor da mão-de-obra nos diversos departamentos/setores da empresa. Em geral, a divisão mínima consiste em alocar, separadamente, as despesas administrativas, comerciais e operacionais, gerando assim os chamados Centros de Custos Contábeis. Desta forma, os empregados deverão estar alocados no centro de custo a que pertencem de acordo com o seu departamento/setor. Deduz-se, então, que Despesas e Receitas podem ser apuradas por C.Custo e o Ativo e o Passivo não. Convém às empresas saber quanto custou a mão-de-obra (salários) de cada área, mas de nada importa quanto eles tiveram de salário líquido para receber ou quanto de desconto de farmácia ou mercado tiveram.

Segue abaixo um fluxograma da rotina de contabilização do Administração de Pessoal:

Implantação da Contabilização

É necessário ter em mãos o Plano de Contas Contábeis e a Lista dos Históricos Padrões Contábeis. Orientado pelo Contador, definir os Centros Custos ou os Locais do Organograma para divisão contábil dos valores e ainda se haverá quebras dentro de um centro de custo a partir da Natureza Despesa/Contábil. Definir também o uso ou não do rateio de mão-de-obra e/ou rateio gerencial.

No Administração de Pessoal pode ser adotado o cadastro de centros de custos em Empresas > Centros de Custos e depois indicá-los no histórico dos colaboradores, ou se o local do organograma respeitar a divisão contábil é permitido contabilizar por local, dispensando o cadastro de centros de custos.

Assim sendo, a geração dos valores a contabilizar pode ter a divisão contábil das informações:

• por centro de custo contábil com ou sem natureza de despesa;
• por local do organograma;
• com rateio das horas trabalhadas em vários centros de custos ou rateio em percentuais;
• com rateio em contas gerenciais do sistema contábil;
• com partida dobrada fechando o débito e crédito a cada lançamento no arquivo texto ou não.

Permite ainda indicar contas contábeis por colaborador ou empresa (diretores, autônomos, pessoas jurídicas) através do item Empresas/ Contábil/ Contas Contábeis/ Colaborador ou Terceiros. Os beneficiários de pensão judicial podem ter contas contábeis individuais no cadastro da pensão.

Na implantação, o primeiro passo é compreender como a empresa trata sua contabilização e determinar no Administração de Pessoal os assinalamentos necessários para se alcançar o melhor resultado:

1. Ver com o contador o Plano de Contas;
2. Na empresa, determinar alguns assinalamentos importantes: se utiliza contas de totais por filial ou por empresa, se vai utilizar rateio de mão-de-obra, como efetuar as provisões de férias, 13º salário e genéricas e ainda como contabilizá-las na folha;
3. Verificar Históricos de Centro de Custo e/ou Locais dos colaboradores;
4. Acessar o item Empresas/ Contábil/ Definições e preencher os itens solicitados. É neste item que será incluído o layout do arquivo-texto. Deve-se ainda gerar os CLCs Fixos na inclusão deste item;
5. Determinar os códigos de CLCs – Código de Lançamento Contábil – que serão ligados aos eventos, para totalizá-los nos lançamentos contábeis. A definição dos CLCs ocorre para cada tabela de eventos. Um CLC pode ser ligado a vários eventos. É o CLC que receberá a conta contábil e a determinação se o valor deverá ser lançado a débito ou a crédito dessa conta;
6. Determinar as contas contábeis para cada CLC e a cada Centro de Custo ou Local de Organograma no item Empresas/ Contábil/ Contas Contábeis;
7. Indicar os Centros de Custos ou Locais aos colaboradores no histórico individual;
8. Após ter calculado a folha de pagamento e gerado as provisões, gerar a contabilização em Cálculos/ Contabilização/ Calcular e verificar possíveis diferenças.

Parâmetros da tela de Contabilização:

Data Lançamento
Informar a data de lançamento a ser gerada no arquivo texto.

Período dos Recibos
Informar o período (inicial/final) para contabilização dos recibos de férias. Este campo estará desabilitado para preenchimento quando o campo "Incluir Férias" da tela de Definições Contábeis estiver assinalado com "N", pois obrigatoriamente deverá ser utilizada a contabilização das férias em separado da folha.

Número do Documento
Informar este número somente quando a empresa utilizar este dado na contabilização.

Consolidar
Indicar se devem ser consolidados os valores de diversos processamentos de mesma competência, quando utilizados pagamentos semanais ou quinzenais.

Tipo de CLC
Informar qual tipo de CLC deverá ser considerado na geração da contabilização. Quando indicado algum tipo, somente os CLCs que possuem tal informação em seu cadastro serão contabilizados.

Botão Assíncrono
Envia ao servidor o serviço Assíncrono de Geração de Eventos. O acompanhamento da execução deste serviço deve ser feito através do Console de Administração de Serviços, em Recursos > Web services > Console.

Botão Agendar
Envia ao servidor o serviço Agendado de Geração de Eventos. Ao clicar neste botão será aberta a tela de Periodicidade do Serviço para que seja agendada a sua execução. Depois de definida a periodicidade será aberta a tela de Regra de Seleção do código de cálculo que será processado. Após selecionar o cálculo o serviço será despachado ao servidor para execução. O acompanhamento da execução deste serviço deve ser feito através do Console de Administração de Serviços, em Recursos > Web Services > Console.

Botão Arq. Texto
Na nova rotina de contabilização o cálculo e a geração do arquivo texto para exportação da contabilização são realizados em processos distintos. Utilizando este botão, abrirá uma tela chamada Contabilização - Arquivo Texto. Para maiores informações, veja aqui.