IN86

Instrução Normativa SRF nº. 86 de 22 de outubro de 2001 (que substituiu a IN68)

De acordo com a Instrução Normativa 86 da Receita Federal, as empresas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter à disposição da Secretaria da Receita Federal (SRF) os respectivos arquivos digitais e sistemas, nas formas e prazos estabelecidos.

Dentre essas informações, a IN86 no artigo 2o inciso VI orienta a geração de dados da Folha de Pagamento.

É necessário seguir alguns passos dentro do Administração de Pessoal para obtenção desses arquivos e alguns relatórios que também foram exigidos:

1. Inicialmente devem ser gerados três modelos de relatórios, que disponibilizam três arquivos texto (.txt) necessários ao próximo passo.
   Estes modelos de relatórios devem ser gerados no item Impostos/ Arquivos Fiscalização, sob os códigos de modelo 002 (Arquivos de Códigos), 003 (IN86 - Dados da Folha de Pagamento) e 004 (Cadastro de Empregados). Esses arquivos texto devem ser gerados para cada cálculo de folha efetuado.
   Determinar um nome de arquivo para cada um desses três relatórios, necessários ao passo 2.
2. Em seguida, acessar o item Cálculos/ Relatórios /Complementares, modelo 02 (IN86 - Acompanhamento Rel. Texto), efetuando as informações para cada arquivo gerado no passo anterior: 002, 003 e 004. Isto significa efetuar o processo três vezes, um para cada arquivo gerado.
   Para cada arquivo indicar o drive em que será gravado, tomando o cuidado de informar a competência de cálculo corretamente na tela de entrada dos modelos.

O Administração de Pessoal então irá efetuar a consistência dos dados, gravar um arquivo em disquete e gerar os relatórios abaixo, que poderão ou não ser emitidos e guardados junto ao disquete e disponibilizados à fiscalização da Receita Federal:

•Cópia impressa do conteúdo dos trinta primeiros e trinta últimos registros de cada arquivo;

•Lay-out do arquivo;

•Relatório de Acompanhamento;

•Etiqueta de Identificação.

Os dados gerados dentro dos arquivos contém as seguintes informações:

Relatório Modelo 002 ( Arquivos de Códigos) – Esse modelo deverá conter a descrição dos códigos de Proventos/Descontos que foram utilizados no período informado.

Item	CAMPO	Posição Inicial	Tamanho		OBSERVAÇÕES
1	Data de Atualização	1	8	Formato N	Inclusão / Alteração.
2	Código de Provento/Desconto	9	3	C
3	Descrição	12	45	C

Relatório Modelo , 003 (IN86 - Dados da Folha de Pagamento) – Esse modelo gera os dados da folha de pagamento da competência e alguns dados dos empregados. O layout fica assim:

Item	CAMPO	Posição Inicial	Tamanho	Formato	OBSERVAÇÕES
1	Tipo de Folha	1	1	C	Preencher com "1" para normal, "2" para 13º salário, "3" para férias ou "4" para outros.
2	Número de Registro do Empregado	2	12	C	Conforme Arquivo de Cadastro de Empregados (4.8.2).
3	Data de Competência	14	8	N
4	Data de Pagamento	22	8	N
5	Código do Provento / Desconto	30	3	C	Conforme Tabela de Proventos/Descontos (4.9.6).
6	Valor do Provento / Desconto	33	17	N	Valor sem sinal, pontos ou vírgulas e com 2 decimais.
7	Indicador de Provento ou Desconto	50	1	C	Preencher com "P" para provento ou "D" para desconto.
8	Indicador de Incidência para o IRRF	51	1	C	Indicador de incidência ou dedutibilidade do Provento ou Desconto para efeitos do Imposto de Renda Retido na Fonte. Preencher com "S" ou "N".

Relatório Modelo 004 (Cadastro de Empregados) – Esse modelo gera os dados do cadastro dos empregados que fizeram parte da folha de pagamento da competência. O layout fica assim:

Item	CAMPO	Posição Inicial	Tamanho	Formato	OBSERVAÇÕES
1	Data de Atualização	1	8	N	Inclusão / Alteração.
2	Número de Registro do Empregado	9	12	C
3	CPF	21	14	C
4	Nome Completo	35	70	C
5	Data de Nascimento	105	8	N
6	Data de Admissão	113	8	N
7	Data de Demissão	121	8	N
8	Função	129	20	C
9	Quantidade de Dependentes para fins de IRRF	149	3	N	Quantidade de dependentes para fins do Imposto de Renda na Fonte, expressa sem nenhuma casa decimal.