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Administração de Eventos - Definir

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Esta tela somente está disponível com a proprietária da rotina de Administração de Eventos. Para mais informações, consulte a tela de Assinalamentos Diversos, em Diversos > Assinalamentos, guia Cadastro.

O evento é um acontecimento que reúne pessoas por um determinado tempo em um local específico.

Os eventos mais comuns nas empresas servem para controlar os treinamentos dos colaboradores e de outras pessoas que não fazem parte do quadro de funcionários - clientes, fornecedores, dependentes de colaboradores e comunidade em geral. Porém, um evento pode controlar também outras rotinas, como a frequência dos participantes, as avaliações de pessoas e dos próprios eventos, os recursos necessários a serem empregados, etc.

Situação
Nesta tela é apresentada a situação do evento informado. Ao cadastrar um novo evento, a situação é informada como ‘Em Andamento’. Esta situação não pode ser alterada pelo usuário.

Esta tela apresenta as seguintes guias:

Definir

Categoria
É possível definir qual a categoria em que o evento melhor se enquadra. O sistema herdará as informações dos demais campos conforme indicado no cadastro da categoria.

Curso Aperfeiçoamento
Indica o nome do curso de aperfeiçoamento. Este campo apenas é habilitado quando a categoria informada estiver parametrizada para gerar histórico de curso.

Nome do Evento
É possível indicar o nome do evento. Quando a categoria do evento estiver parametrizada para gerar históricos de curso, a descrição do curso será o nome do evento e não é permitido alterá-lo.

Tipo Treinamento

Informe o tipo de treinamento ou capacitação conforme as opções disponíveis.

Algumas Normas Regulamentadoras (NRs) apresentam diretrizes para treinamentos de profissionais expostos a riscos no trabalho. O tipo de treinamento deve ser selecionando observando o que está estabelecido em cada NR.

Exemplos:

Norma Regulamentadora	O que diz a NR	Tipo do treinamento
NR-10 (Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade)	Estabelece que deve ser realizado um treinamento de reciclagem bienal para algumas situações.	"3 - Reciclagem"
NR-35 (Trabalho em Altura)	Estabelece que os treinamentos iniciais, periódicos e eventuais para trabalho em altura podem ser ministrados em conjunto com outros treinamentos da empresa.	"1 - Inicial", "2 - Periódico" ou "4 - Eventual"

Controle Frequência
Através deste campo é possível definir se o controle de frequência do evento é feito por:

Quantidade de Hora
Cargo Horária

Qtd Aulas

É possível determinar a quantidade de aulas para o evento. Este campo é obrigatório quando a frequência for controlada a partir desta informação.

Carga Horária
É possível determinar a carga horária para o evento. Este campo é obrigatório quando a frequência for controlada a partir desta informação.

Coordenador
Este campo refere-se ao nome do coordenador do evento é apresentado conforme definido em Eventos > Definições > Gerais > Nome Coordenador. É possível indicar como coordenadores apenas usuários inscritos no SGU - Sistema Gerenciador de Usuários.

Entidade
Para que uma entidade possa ser informada, ela deve estar cadastrada no sistema como "Outras Empresas" e caracterizada com um dos seguintes tipos de uso: Entidade de Ensino, Escolas de Educação Infantil, Entidade de Ensino - Nível Médio ou Entidade de Ensino - Nível Superior.

Divulgar Evento
É possível informar se o evento deve ser divulgado para todos ou apenas para um grupo específico, definido através do botão Divulgação na guia Participantes.

Divulga WEB
Ao definir o valor " S - Sim" para esse campo, o sistema irá divulgar na versão web (TRWeb) as avaliações de reação e eficácia do evento.

Permite Inscrição
Através deste campo é possível definir a restrição que deve ser aplicada na tela de Manutenção de Participantes do Evento, disponível em Treinamento > Eventos > Manutenção dos Participantes.

Ambos - Participante e Lista de Espera: Quando estiver definido no evento que permite inscrição por ambos, o sistema deve permitir que o usuário inclua, altere ou exclua tanto participantes como colaboradores da lista de espera. Inclusive deve permitir transferir colaboradores da lista de espera para a de participantes;
Somente Lista de Espera: Quando estiver definido no evento que permite inscrição somente pela lista de espera, o sistema não deve permitir incluir participantes diretamente no evento, somente pela lista de espera. Porém o usuário pode alterar ou excluir um participante, desde que este esteja na sua abrangência de usuários.
Somente Participantes: Quando estiver definido no evento que permite inscrição somente como participante, o sistema não deve permitir utilizar a lista de espera, ou seja, não deve permitir incluir, alterar ou excluir colaboradores da lista de espera. Neste caso deve permitir incluir, alterar ou excluir somente participantes

Observação
Este parâmetro não tem efeito para usuário coordenador.

Botões de Situação

Cancelar - Através deste botão, a situação do evento é alterada para “Cancelado” e o usuário precisa indicar a data e o motivo do cancelamento do evento. Não é permitido inserir ou alterar nenhuma outra informação quando o evento está com a situação ‘Cancelado’.
Reativar - Ao reativar um evento, sua situação é imediatamente alterada para ‘Em Andamento’. Os campos referentes à data e motivo do cancelamento são zerados e desabilitados.
Provisório - Através deste botão, a situação do evento é alterada para ‘Em Definição’.

Programação

Um horário é caracterizado pela data e hora de início, data e hora de término, o local onde é realizada e sua capacidade, quem serão os instrutores, quais recursos instrucionais serão utilizados, qual será o horário do intervalo e qual é o tipo de coffee-break será servido no intervalo.

Um evento pode ser realizado ao longo de vários dias em um ou mais horários.

Grade Horários Previstos

Série
Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema, nas seguintes condições:

Condição	Descrição
Não	Quando o horário não é gerado pela tela de Horários Recorrentes
Sim	Quando o horário é gerado pela tela de Horários Recorrentes
Alterada	Quando o horário é gerado pela tela de Horários Recorrentes, mas sofreu alguma alteração individualmente.

Observações

As datas informadas na grid Horários Previstos e na tela de Horários Recorrentes devem estar dentro do período previsto para o evento. Caso não estejam, o sistema irá confirmar se o usuário deseja alterar o período do evento.
O sistema não permite que o horário seja superior ao período de 24 horas.

Disposição
Indica quantos lugares estão disponíveis na sala. Quando informada uma sala, o preenchimento deste campo é obrigatório.

Painel Horários Recorrentes - Manutenção
Através deste painel, o usuário poderá gerar os horários com padrão de recorrência diário, semanal ou mensal. O sistema irá gerar uma série com vários horários, de acordo com as definições informadas.

Observações

O sistema irá indicar de forma gráfica as restrições existentes no cadastramento de eventos, como conflitos de agenda de participantes, instrutores ou salas. Também são indicadas as restrições com relação aos recursos instrucionais ou relativas à quantidade de vagas.
Quando houve uma restrição que impede a realização do evento, o horário é marcado em vermelho. As restrições que não impedem a realização do evento são marcadas em azul. Quando existirem os dois tipos de restrição, é indicada a cor vermelha.
Ao selecionar candidatos de uma requisição específica para participar do evento através da tela de Filtro Avançado, o sistema considera as informações da requisição. Para isso, ao selecionar o candidato, é necessário informar também Empresa, Posto de Trabalho, Local e Centro de Custo.

Participantes

Notas

Algumas observações sobre a utilização desta guia:

Ao informar uma pessoa vinculada a um único cadastro de colaborador, as informações Empresa, Posto (se houver), Local e Centro de Custo são sugeridas conforme o cadastro da ficha básica do colaborador. Ao informar um Posto de trabalho, as informações Local e Centro de Custo são sugeridas conforme as características do Posto.
Ao cadastrar um participante que possui um cadastro ativo e outro demitido, o sistema exibirá uma aviso informando sobre o cadastro demitido. Apesar desse aviso, a inclusão do colaborador como participante do evento e o restante do processo poderão ser realizados normalmente
A situação de participante "8 - Transferido" é utilizada para o controle de participantes na rotina de Eventos, ou seja, ela não impacta na rotina de Turmas:
- Na rotina de Turmas, não existe um tratamento automático para esta situação, que deve ser informada manualmente quando deseja-se manter o histórico das transferências entre turmas. Os participantes indicados nesta situação não serão considerados pelas rotinas de avaliação de turmas. Para que o participante não ocupe uma vaga, é necessário informar um motivo de interrupção que seja desconsiderada (participantes com a situação "10 - Cancelado", por exemplo).
- Já através da rotina de Eventos, o sistema indica que o participante foi transferido quando é utilizada a rotina de transferência entre eventos, não excluindo o participante do evento de origem.

Lista de Divulgação

Esta guia só está disponível quando no campo Divulgar Evento (guia Definir) estiver assinalada a opção 2 - Lista de Divulgação.

Documentos

Através desta guia é possível anexar arquivos, que são dispostos em lista, contendo seu nome e uma breve descrição. A direita da tela há um painel que permite a pré-visualização do arquivo anexado.

Para que um arquivo seja anexado, é necessário que o campo Data ou o campo Descrição seja preenchido.

As opções "Abrir", "Salvar como" e "Remover", para tratamento dos documentos, estão localizadas ao clicar com o botão direito do mouse em um registro da grade.

Avaliação

Nesta guia, o sistema agrupa todas as informações referentes à avaliação, seja do participante, do evento (reação) ou da percepção de atingimento dos objetivos do líder (eficácia).

Observação
O sistema só permite definir os valores para os campos Início e Prazo Avaliação Reação, Avaliação de Reação Anônima e Itens de Avaliação do Evento quando está definido para utilizar a Avaliação de Reação WEB. Neste caso, é obrigatório indicar o período de avaliação.

Informações sobre os Botões de Modelos
Através da tela de Definições Gerais, disponível em Treinamento > Definições Gerais, é possível personalizar até três botões utilizados para modelos e regras.

Meta Avaliação Eficácia

É um percentual de 0 a 100 que indica qual percentual mínimo dos avaliadores devem avaliar evento como eficaz para o evento, como um todo, ser considerado eficaz.