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O sistema da Senior viabiliza a integração contábil dos ativos da empresa nos processos de folha, férias, rescisões e pagamento a terceiros, enviados do Gestão de Pessoas | HCM para o Gestão Empresarial | ERP de forma sistêmica. A integração agiliza o processo, minimiza os riscos de erro e elimina os custos de replicar manualmente as informações no sistema contábil da empresa.
No Administração de Pessoal, o processo de contabilização é a peça fundamental desta integração. Nela devem constar os débitos e créditos pertinentes às demais rotinas de pagadoria do departamento de Recursos Humanos da empresa, e não pode haver diferenças contábeis na relação entre eles.
A integração contábil entre o Gestão de Pessoas e o ERP é um reflexo dos valores apurados durante o cálculo da contabilização, comunicando os sistemas via web service. Isso significa que, durante a integração, não há qualquer geração de arquivo texto ou manipulação das informações por parte do usuário. A comunicação pode ser feita com outros sistemas de ERP, desde que o sistema de terceiro o faça através dos web services nativos da solução da Senior.
Antes de iniciar o processo de integração contábil, certifique-se de que foram feitas todas as parametrizações necessárias para integração do Gestão de Pessoas com o ERP. Garanta também que tenha estabelecido a conexão entre os sistemas, através do menu Integração ERP > Conectar ERP.Fluxo do Processo
Fazer definições da contabilização
Antes de efetuar a integração contábil entre o Gestão de Pessoas e o ERP, é preciso definir como ela irá se comportar. A contabilização pode ser feita:
- Por centro de custo contábil com ou sem natureza contábil;
- Com rateios em horas ou percentuais, em vários locais ou centros de custo;
- Com rateio em contas gerenciais.
O Administração de Pessoal permite que as definições sejam válidas para todas as empresas, ou personalizadas para cada empresa.
- Para iniciar as definições, acesse Empresas > Contábil > Definições (FR048DEF) e determine se fará configurações globais ou individuais por empresa.
A guia Gerais possui as parametrizações globais, enquanto a guia Empresas contém as informações que podem ser atribuídas individualmente por empresas, bastando informar o seu código. - Indique se a contabilização será feita por centro de custo ou local, e se serão tomados como base os centros ou locais ligados aos rateios.
- Informe se a empresa usa natureza contábil para separar os diferentes tipos de despesa nos lançamentos.
A natureza de despesa geralmente é utilizada quando a área de custos da empresa deseja saber o custo da mão-de-obra direta e indireta de um determinado departamento. - Informe se em alguma das contas é utilizado o rateio gerencial (separação de determinadas despesas em contas gerenciais, ao nível de setor ou departamento).
O rateio gerencial é usado quando a empresa não utiliza rateio no cálculo da folha, mas deseja saber, contabilmente, os valores rateados por área. - Determine se valores como férias, rescisões e de outras empresas serão contabilizados à parte ou junto com a folha mensal.
- Indique ao sistema como serão contabilizados os valores referentes à Parte Empresa sobre os rendimentos de terceiros/pessoa física e dos colaboradores.
- Se desejar, informe nos campos de layout como deseja apresentar informações nos registros do arquivo texto gerado para a contabilidade.
Consulte
para ver a tabela completa de letras para compor o layout e como utilizá-las.
- Informe se serão utilizadas partidas dobradas, lançando as contas a débito e a crédito na mesma linha contábil.
Efetuar a integração contábil
Antes da integração é necessário gerar a contabilização, para que o sistema alimente automaticamente a tabela Contabilização (R048CTB) na base de dados do Administração de Pessoal, responsável por abrigar todos os lançamentos que deverão ser repassados ao Gestão Empresarial | ERP. Só então é iniciada a integração, pelo menu correspondente do sistema.
- Acesse a tela Integração ERP > Integração Contábil > Integrar (FRINTCON).
- Informe a data do lançamento e se o log do processamento deve ser gerado de forma completa ou apenas com erros. Se deseja gerar um log mais detalhado, marque a caixa de seleção Log Depuração.
- Marque quais tipos de lançamentos contábeis deseja incluir no processamento. O botão Seleção dispõe de filtros adicionais, por grupo de empresas e filial.
- Clique em Integrar para iniciar o processamento.
O Administração de Pessoal faz a busca dos lançamentos contábeis através da tabela, respeitando as abrangências informadas na tela e que tenham o lote zerado. Estes lançamentos serão preparados de acordo com as definições contábeis e então serão integrados com o ERP. A integração é feita em lotes, gerando novos lotes para cada empresa e filial contábil. Após a geração de um lote, os lançamentos correspondentes serão atualizados.
Excluir lotes integrados
Um lote de valores integrados pode ser excluído quando a necessidade de alteração em uma das configurações foi detectada, houve mudança do plano de contas ou a contabilização não foi previamente analisada, causando divergências.
Neste caso, deve ser eliminado o lote contábil completo, ajustar as inconsistências e integrá-lo novamente. Para excluir um lote:
- Acesse o menu Integração ERP > Integração Contábil > Excluir Lotes (FRExcLot).
- Informe a data do lançamento e pesquise pelo número do lote que deseja eliminar.
- Clique em Excluir.
- Faça os ajustes necessários e execute o procedimento de integração contábil novamente.
Se for necessário integrar os dados novamente, todos os lançamentos do lote serão cancelados e um novo lote de lançamentos será gerado. Antes de reintegrá-los, é preciso gerar uma nova contabilização, para daí executar o processo de integração novamente.
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