Gestão de EPI
O objetivo deste processo é definir como será feita a gestão dos equipamentos de proteção individual (EPI) na empresa, conforme a Norma Regulamentadora (NR) 06. São considerados equipamentos de proteção individual quaisquer meios ou dispositivos destinados a utilização por um trabalhador contra possíveis riscos à saúde ou segurança, enquanto desempenha suas atividades. Como exemplos, podem ser citados capacetes, máscaras, luvas, aventais e abafadores de ruído.
O uso destes só deverá ser feito quando não for possível tomar medidas que permitam eliminar os riscos do ambiente em que se desenvolve a atividade, ou seja, quando as medidas de proteção coletiva não forem viáveis, eficientes e suficientes para a atenuação dos riscos e não oferecerem completa proteção contra os riscos de acidentes ou doenças do trabalho.
O EPI deve ser entregue para o empregado sem nenhum ônus conforme sua atividade, devendo ser o correto, em perfeitas condições de uso e com a Certificação de Aprovação (CA), que é obrigatória no Brasil. O funcionário deve receber orientações e treinamento a respeito de cada equipamento recebido, para que seu uso seja eficiente e alcance o resultado esperado.
No sistema, os EPIs que devem ser utilizados pelos empregados são identificados individualmente (colaborador), ou por atividade e Grupo Homogêneo de Exposição (GHE). O Segurança faz a distribuição dos equipamentos de forma individual ou coletiva, e dispõe de dois mecanismos para autenticação da entrega: impressa (impressão dos comprovantes de entrega e coleta de assinatura) ou eletrônica (por biometria ou senha). O módulo controla também os CAs e os treinamentos dos colaboradores para uso dos equipamentos. Para utilizar a biometria, consulte a documentação do Gestão de Pessoas | HCM para confirmar os modelos de leitoras biométricas compatíveis com a distribuição de EPIs do sistema.
Fluxo do Processo
O que você pode fazer:
Configurar distribuição de EPIs
Antes de iniciar o processo de gestão de EPI, é preciso indicar ao sistema se a autenticação da sua entrega deve ser exigida durante a distribuição. Caso positivo, define-se como será tratada a autenticação, determinando se ela será impressa ou eletrônica. Também são feitas as configurações da entrega com ou sem instrução de uso e dos modelos de relatório para impressão de protocolo.
Cadastrar EPIs
Podemos indicar se o EPI necessita de treinamento utilizando os códigos de cursos de aperfeiçoamento. Assim, o sistema emite um alerta na tela de distribuição caso o EPI requeira treinamento.
É possível, ainda, cadastrar equivalências de EPIs, podendo registrar um grupo com os EPIs que são equivalentes entre si.
Indicar EPIs a distribuir
Para agilizar o processo, é possível ainda duplicar as definições efetuadas para os demais GHEs, atividades e colaboradores
Distribuir EPIs
No sistema, é possível ainda registrar as medidas dos EPIs de cada colaborador
Distribuir individualmente
A partir do botão Consulta, apresenta os EPIs que o colaborador possui, o motivo de entrega, validade, como também os EPIs que o colaborador deveria ter, pelo local e risco no qual trabalha e que ainda não foram entregues.
Distribuir coletivamente
Por EPI
Deverá ser indicado na tela (FRDIECOL) o EPI e os cadastros de colaboradores que receberão o EPI. Na tela de cadastro dos lançamentos foi disponibilizado o botão Consulta, onde poderemos consultar se já houve algum lançamento de EPI para o colaborador.
Pelo botão Seleção, permite definir a abrangência de local, situação, cargo e turno. Quando for definido algum tipo de abrangência, apresentará na grade os colaboradores que se enquadram nesta definição. Também serão apresentados os colaboradores que já tenham recebido o EPI, independentemente se eles se enquadraram na abrangência. Se estes colaboradores já tiverem recebido EPI na data estipulada serão apresentados na cor vermelha caso contrário serão apresentados em azul. Se não for definido nenhuma abrangência, serão apresentados somente os colaboradores que já tenham recebido o EPI. Os colaboradores demitidos não serão considerados nas abrangências.
O botão Salvar permite salvar o conteúdo dos campos: Instrução Uso, Assinou Protocolo, Motivo, Qtde, Situação (abrangência) e a marcação das caixas de seleção da tela para o usuário ativo no sistema. Ao entrar novamente na tela, as informações serão sugeridas automaticamente.
No registro de distribuição de EPIs é possível utilizar as regras por processo 380 - Inserir Distribuição Individual de EPI, 381 - Alterar Distribuição Individual de EPI e 382 - Excluir Distribuição Individual de EPI.
Por colaborador
- Faça os filtros iniciais da tela
- Na coluna Seleção, marque os equipamentos que deseja distribuir. O sistema faz algumas consistências, apresentando mensagens de alerta caso haja alguma ressalva sobre a seleção do equipamento. Não é permitido selecionar um mesmo EPI de fornecedores diferentes, por exemplo.
- Na coluna Treinado, identifique se o colaborador está ou não treinado para usar o equipamento.
- Depois de selecionar os EPIs, clique em Alterar para efetivar a distribuição. As cores dos registros da grade serão modificados para indicar a situação do equipamento, se foi distribuído ou não. Para ver a legenda das cores, clique no botão Legenda.
Dependendo do assinalamento do campo Autenticação padrão na Entrega do EPI, da tela Definições Segurança (FR086DEF), poderá ser apresentada uma mensagem de confirmação de autenticação da entrega. Se for este o caso, selecione entre as opções de autenticação eletrônica, impressa ou nenhuma. Caso alguma opção de autenticação seja selecionada, será apresentada a tela Autenticação Eletrônica (FRBIOSEN) ou o relatório para impressão, dependendo do tipo escolhido.
Fazer manutenção do estoque
O controle do estoque é realizado conforme definição no cadastro do EPI. Esta definição indica se deve ocorrer o controle de estoque e, caso positivo, se o controle deve permitir a baixa manual de itens. As movimentações do estoque de cada EPI podem ser controladas por empresa ou de maneira mais detalhada por filial e/ou fornecedor.
Se precisar fazer a baixa manual de item, use a tela de Estoque, em Segurança > EPI > Estoque (FR096SLD). Tanto nesta tela quanto na de Distribuição de EPI (Segurança > EPI > Distribuição), sempre que ocorrer a baixa de um EPI, o sistema alerta se o estoque atual ficará abaixo do estoque mínimo. O sistema não permite movimentações que deixarão o estoque negativo.
A consulta das movimentações do estoque pode ser realizada através da tela de Estoque ou através do modelo de relatório 08 (Estoque EPI).
Gerar comprovantes de entrega
Quando nas Definições por Empresa estiver configurado para perguntar ao usuário sobre a autenticação na entrega do EPI, ao gravar a distribuição, o sistema emite uma mensagem que permite ao usuário selecionar se a autenticação será feita através do protocolo eletrônico, protocolo impresso ou se não deve ocorrer a autenticação.
Protocolo impresso
Se for selecionada a autenticação impressa, ao gravar a distribuição do EPI, o sistema emitirá o relatório contendo os dados do colaborador e as informações sobre o EPI distribuído, que deve ser impresso, de forma que o colaborador possa assinar o recebimento do EPI. Este comprovante deve ser guardado pela empresa.
O protocolo impresso pode ser emitido através das telas de distribuição individual e distribuição coletiva. O modelo de relatório que será emitido neste momento deve estar configurado no campo Protocolo EPI em Segurança > Definições por Empresa, na guia EPI.
Protocolo eletrônico
Caso seja selecionada a autenticação eletrônica nas Definições por Empresa, ao gravar a distribuição do EPI, o sistema abre a tela para efetuar a autenticação. Na tela de Autenticação Eletrônica é possível utilizar biometria ou senha para o colaborador registrar que recebeu o EPI.
Caso opte por utilizar a biometria, é necessário:
- É necessário possuir uma leitora biométrica devidamente instalada e que esteja entre os dispositivos de biometria homologados com o Gestão de Pessoas | HCM.
- As definições da leitora biométrica devem estar preenchidas na tela de Definições de Segurança por Empresa (FR086DEF), guia EPI.
- Para usar a leitora biométrica em ambiente remoto (cloud), é necessário instalar o aplicativo SAM Readers.
Depois de garantida a correta configuração da leitora, clique em Capturar Biometria. Nesse momento, o colaborador deverá posicionar o dedo sobre a leitora e o seu cadastro será identificado. Caso o colaborador não seja identificado ou ele ainda não possua a sua biometria cadastrada, cadastre-a através do botão Cadastrar Biometria.
A autenticação eletrônica da entrega do EPI pode ser feita a qualquer momento, através do botão Protocolo Eletrônico disponível no rodapé da tela.
Caso opte por utilizar senha, na primeira autenticação é necessário que o colaborador cadastre esta senha, que não é a mesma de acesso ao sistema. Para isso:
- Acesse a guia Senha e clique em Nova Senha.
- Forneça a senha nos campos Senha e Confirmação da senha.
- Clique em Confirmar. Assim o sistema realiza a autenticação eletrônica da entrega do EPI através de senha. Caso o colaborador já tenha esta senha cadastrada, basta informar a senha no campo Senha e pressionar o botão Confirmar.
Na tela de Distribuição do EPI, no campo Assinou Protocolo o sistema gravará a opção "E – Sim – Autenticação Eletrônica", e no canto superior direito da tela será demonstrado um campo identificando que a autenticação eletrônica está Válida, na cor verde.
Quando o registro de distribuição de EPI for autenticado eletronicamente (seja por biometria ou por senha) o usuário não poderá mais alterar as informações da distribuição, com exceção das informações de devolução do EPI. Esse comportamento garante que as informações validadas pelo colaborador que recebeu o(s) EPI(s) sejam mantidas pelo sistema. Para saber se a autenticação eletrônica ainda está válida e o registro não foi alterado de alguma forma, existe o identificador Autenticação Eletrônica na tela, que demonstrará se esta é válida ou não.
Comprovante de recebimento do EPI
Para comprovar que o recebimento do EPI foi autenticado eletronicamente, por ocasião de uma fiscalização por exemplo, pode-se utilizar o modelo de relatório 05 (Distribuição de EPI). Neste relatório é apresentado o campo Possui Aut. Eletrônica, que indica se a entrega foi autenticada eletronicamente, e se esta continua válida.
Emitir relatórios
- Ficha de Controle de EPI
- Segurança > EPI > Listar > Modelo 01.
Se desejar é possível utilizar a rotina de controle de documentos, que permite a geração de um código de barras nos relatórios para efetuar a baixa (registro da entrega) automaticamente através de uma leitora de código de barras.
- Medida dos colaboradores
- Segurança > EPI > Listar > Modelo 06.
- Protocolo de Entrega de EPIs no Período
- Segurança > EPI > Listar > Modelo 07.
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