Entrada de Mercadorias

O cadastro da nota fiscal de entrada pode ser realizado manualmente através do cadastro dos dados do arquivo nota fiscal eletrônica (NF-e) recebido automaticamente (arquivo DANFE – documento auxiliar de nota fiscal eletrônica) via e-mail na emissão da nota fiscal eletrônica pelo fornecedor ou através da importação do arquivo em formato XML que também é recebido na emissão da NF-e.

Ao receber a nota fiscal de entrada é necessário conferir os seguintes dados:

• Destinatário: depositante deve ser uma entidade já cadastrada e responsável legal pelo recebimento das mercadorias no armazém
• Emitente: fornecedor deve ser uma entidade já cadastrada e vinculada ao depositante
• Tipo de Operação: Entrada
• Operação: CFOP (código fiscal de operações e prestações) deve ser de entrada de mercadorias (Exemplos: Compra, Retorno, Transferência, Devolução)
• Produtos: devem estar cadastrados previamente, embalagens, setor e depositante vinculados.

Para seguir com o cadastro manual de Notas Fiscais do tipo entrada ou saída, relacionando o CFOP, entidades (depositante, emitente, transportadora) os itens dos produtos e suas embalagens e quantidades.

Acesse Gestão de Armazenagem | WMS Senior > Nota Fiscal > Controle Nota Fiscal > botão Cadastrar

1. Na guia Nota Fiscal preencha os seguintes campos: Nota Fiscal, Série, Tipo de Operação, Operação (CFOP) 
2. Na guia Emitente e Destinatário inserir as informações do: Depositante, Emitente (fornecedor), Destinatário e Entrega
3. Na guia Impostos Relativo à Mercadoria inserir as informações de Valor total dos Produtos e Valor Total da Nota Fiscal
4. Na guia Transporte inserir a informação da Transportadora
5. Na guia Itens clique no botão Adicionar para inserir os itens listados na Nota Fiscal, em seguida preencha os dados dos produtos como: código do produto, Embalagem, Quantidade e Total Bruto (valor total do produto). Para finalizar clique em Salvar

Para seguir com o cadastro de Nota Fiscal via integração do XML, acesse Gestão de Armazenagem | WMS Senior > Integração > Integração de arquivo > botão Importação Manual

1. Selecione o arquivo XML desejado que deverá estar salvo no computador, em seguida escolha o depositante e clique em Salvar.
2. Após concluir este processo de importação a Nota Fiscal já estará cadastrada na tela Controle Nota Fiscal e disponível para continuar o processo de Recebimento

É a etapa de descarregar as mercadorias do veículo da transportadora nas docas do armazém. Nessa etapa deve-se identificar se os volumes de mercadorias estão paletizados ou avulsos:

• Volumes paletizados: verificar se a norma de paletização dos volumes recebidos está de acordo com a norma cadastrada no sistema.
• Volumes avulsos: caso os produtos não venham paletizados, o operador deverá descarregá-los montando os paletes de acordo com as respectivas normas de paletização. A identificação da norma de paletização poderá ser feita pelo coletor de dados, segue exemplo da norma de paletização dos produtos.

Exemplo

Uma Ordem de Recebimento (também conhecida por O.R.) é um documento que tem a finalidade de especificar uma ou mais notas fiscais que são recebidas. Somente notas fiscais do mesmo depositante podem ser vinculadas a mesma O.R.

Todo processo de entrada de mercadorias gira em torno da O.R. De acordo com o Tipo de Recebimento definido na O.R., o fluxo de conferência e alocação podem sofrer alterações. Portanto é importante o cadastro correto da O.R. de forma com que o sistema trabalhe conforme o depositante espera.

Para seguir com o processo acesse Gestão de Armazenagem | WMS Senior > Entrada > Cadastro de Ordem de Recebimento > botão Cadastrar

1. Na guia Dados da O.R. inserir as informações do Depositante, Tipo de Recebimento e Doca, caso necessário preencher os demais campos.
2. Na guia Dados de Transporte inserir a informação da placa do veículo no campo Veículo, caso necessário preencher os demais campos.

Após cadastrar a Ordem de Recebimento é necessário vincular a nota fiscal ou as notas fiscais que serão conferidas a partir da O.R.

• Para vincular mais de uma nota fiscal na mesma O.R, deve-se garantir que elas sejam de mesmo depositante.
• Ao vincular a nota fiscal de entrada é necessário conferir os seguintes dados:
  • Depositante: se é o depositante que consta na Nota Fiscal.
  • Remetente: verificar se coincide com o remetente que está na nota fiscal.
  • Tipo de Operação: deve ser de entrada
  • Tipo de Recebimento: se corresponde a um CFOP de entrada (compra, devolução, transferência, retorno)

Para Vincular uma Nota Fiscal acesse Gestão de Armazenagem | WMS Senior > Entrada > Cadastro de Ordem de Recebimento > botão Nota Fiscal e, em seguida, vincule a nota fiscal desejada. Após este processo a Ordem de Recebimento já esta disponível para efetuar o processo de conferência de entrada.

É na etapa de cadastrar a ordem de recebimento que se seleciona o tipo de recebimento e sua classificação.

Classificações de recebimento:

• Compra: representa a entrada das mercadorias no armazém por compra.
• Devolução Parcial: é o processo de Devolução do Material no qual o cliente de entrega do armazém não aceitou receber parte do material que consta no documento fiscal.
• Devolução Total: é o processo de Devolução do Material no qual o cliente de entrega do armazém não aceitou receber todo o material que consta no documento fiscal.
• Reentrega: representa a reentrega para o estabelecimento de entrega dos produtos.
• Encomenda: representa o estoque reservado por pedido / nota fiscal de saída.
• Crossdocking: é o processo de distribuição onde a mercadoria recebida é redirecionada sem uma armazenagem prévia.

O processo de conferência de entrada, é realizado às cegas, ou seja, o conferente não tem acesso as informações de quantidade da mercadoria recebida.

O sistema indicará o produto que deve ser conferido e o conferente deverá inserir a quantidade conferida, lote indústria, data de validade, número de série (conforme configuração de cada produto) no sistema que fará a certificação se há divergência entre o que foi recebido em nota fiscal versus o que foi conferido fisicamente.

• Antes de iniciar o processo de conferência de entrada, todas as mercadorias deverão estar identificadas com a etiqueta de código de barras e com a montagem de paletes de acordo com a norma de paletização do produto.
• Durante a conferência de entrada, se for detectado que o produto esteja marcado como pré cadastro, será necessário realizar a revisão do cadastro do produto, tais como norma de paletização, cubagem e setorização para depois ser desmarcado o parâmetro pré cadastro para prosseguir com o processo.

Para seguir com o processo acesse Coletor de Dados > Conferência de Entrada

1. Em seguida informe o número da OR e clique OK;
2. No campo Classificação deixar setado de acordo com o estado o produto conferido (bom, danificado, ou vencido/truncado), a seguir bipe o código de barras do produto.
3. Informe a quantidade conferida de acordo com o fator de conversão da barra e clique em OK
4. Repetir este processo para todos os produtos da Nota
5. Após efetuar a conferência de todos os produtos, use botão Finalizar
6. Em seguida, marque a opção Finalizar Todas Conferências, clique em OK. Neste momento o sistema verifica se os dados coletados (produto e quantidade) estão de acordo com a nota fiscal e neste momento o sistema apresenta duas situações:
   • Caso a conferência não apresente divergências o sistema apresenta a mensagem Contagem finalizada com sucesso, e então, a OR já está liberada para o próximo passo que é a Geração de Alocação.
   • Quando a conferência não está de acordo com a Nota Fiscal, o sistema apresenta a relação dos itens divergentes e possibilita fazer a recontagem, para isso clique no botão Recontar

No processo de conferência de entrada os produtos são classificados em:

• Bom: produtos recebidos e conferidos que serão disponibilizados para distribuição.
• Danificado: produtos que ao serem conferidos fisicamente estão com avarias ou que sofreram algum dano no processo de entrada que impossibilita a distribuição.
• Vencido: produtos com controle de validade que ao serem conferidos fisicamente estão como em desacordo com os prazos configurados em seu cadastro.

Ao concluir o processo de conferência de determinada O.R, o sistema irá confirmar a quantidade contada com a prevista para recebimento e caso haja divergências, as mesmas deverão ser analisadas por usuário com permissão para:

• Habilitar recontagem: possibilita realizar nova contagem do produto que for identificada a divergência
  • Casos que o botão Habilitar recontagem ficará desabilitado:
    - quando ocorrer Segunda Pesagem de OR no Gerenciador Pesagem Transporte
    - se ORs com Volumes de Agrupamento após a conferência ser liberada (Conferido = Sim)
• Liberar com divergência: divergência contendo quantidade física de produtos a menor, a maiorou não informado na nota fiscal, será liberada alocação mediante autorização do supervisor

É o processo de liberar as mercadorias conferidas para o processo de alocação de mercadorias nos endereços físicos disponíveis no armazém. Nessa etapa são geradas as etiquetas de lotes e o mapa de alocação.

Para seguir com o processo de Recebimento e acompanhar o status da OR basta acessar o Gestão de Armazenagem | WMS Senior > Entrada > Gerenciar Ordem de Recebimento

1. Para gerar alocação da Ordem de Recebimento o processo de conferência deve ser totalmente finalizado, na coluna Conferida deve estar como Sim, essa informação indica que a OR já esta liberada para Gerar Alocação, clique no botão Gerar Alocação.
2. Após gerar alocação é necessário efetuar a impressão das etiquetas de Lote/Palete. Para isso, clique no botão Exibir na parte superior da tela e escolha a opção Aguardando Alocação.
3. Em seguida selecione a OR, clique no botão Impressos, escolha a opção Etiqueta de Lote (Conf. Geral) e clique em Imprimir.
4. Logo depois a etiqueta de Lote é gerada para cada palete da OR, o modelo da etiqueta impressa é definido no menu Configuração Geral aba Modelos.
5. Após gerar alocação e imprimir as etiquetas de Lote/Palete, a OR está disponível no coletor de dados para efetuar o processo de Alocação física e sistêmica dos produtos.

Trata-se do processo de alocar fisicamente as mercadorias nos endereços do armazém. O sistema solicita o número da OR (ordem de recebimento), o lote que consta na Etiqueta de Alocação ou no relatório de Mapa de Alocação, com a possibilidade de alterar o endereço de alocação via coletor dados. Essa alteração poderá ser configurada para ser realizada somente com senha de supervisor.

• Durante o processo de alocação, o operador, caso autorizado, poderá mudar o endereço de alocação do produto, podendo informar outro endereço apropriado para alocação.
• Armazenagem de produto danificado será realizada em um setor apropriado, sendo ele separado do setor de produto de estado "bom".
• Somente será considerado estoque os produtos que já tenham sido armazenados em seu endereço.

Tipos de alocação

• Alocação Horizontal: funcionalidade responsável por iniciar a alocação dos produtos, deixando para a atividade de Alocação Vertical, do Coletor de Dados, a tarefa de conclui a alocação. Ou seja, a primeira etapa de alocação identifica o endereço de armazém, bloco e rua em que as mercadorias deverão ser armazenadas.
• Alocação por Listagem de Lotes: funcionalidade responsável por realizar a alocação de produtos tendo em mãos somente o número da OR, direcionando os produtos para o local de armazenagem.
• Alocação utilizando o mapa: funcionalidade responsável por realizar a alocação de produtos tendo em mãos o número da OR e os lotes, direcionando os produtos para o local de armazenagem identificado pelo mapa de alocação.
• Alocação Vertical: funcionalidade responsável por finalizar a alocação dos produtos, que teve início na atividade de Alocação Horizontal via Coletor de Dados. Ou seja, etapa de alocação para armazenar as mercadorias no prédio, andar e apartamento do endereço.

Para seguir com o processo de Alocação basta acessar Coletor de Dados > Alocação Utilizando o Mapa

1. Conforme o número da OR e clique em ok;
2. Em seguida, no campo Lote bipar ou digitar a informação de lote do palete que está sendo armazenado e clique em ok;
3. Logo após armazenar o palete no local de destino informado pelo sistema, confirmar o local e clique em ok;
4. Repetir este processo para todos os paletes da Ordem de Recebimento;
5. Após armazenar todos os paletes da OR o sistema apresenta uma mensagem informativa: "todos os lotes da OR foram alocados com sucesso";
6. Após concluir a Alocação do lote/palete o saldo do produto já constará como disponível no estoque do Depositante.