Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

A rotina de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite que o usuário realize a digitalização de comprovantes de entrega com reconhecimento do valor do código de barras do documento, envie os arquivos digitalizados para um servidor através dos métodos de envio FTP - File Transfer Protocol / Protocolo de Transferência de Arquivos ou Webservice, e atualize o movimento de entrega.

GEDRegOCX.exe - fornecido pela Senior TMS - deve ser executado como administrador:

GED_Ciansoft_TWAIN.zip: fornecido pela Senior TMS, deve estar na mesma pasta do GEDRegOCX.exe

• DTK Barcode Reader.exe: instalar a versão 4.2.269 disponível para download, clique aqui
• Adobe Acrobat Reader DC
• Midas.dll: arquivo que já faz parte da instalação do Windows, porém algumas máquinas não a possuem. É necessário copiar o arquivo para o diretório Windows\syswow64 em máquinas 64 bits, e no diretório Windows\system32 em máquinas 32 bits.

Após a instalação não é necessário manter na máquina o executável GEDRegOCX e o arquivo “GED_Ciansoft_TWAIN.zip” que o acompanha.

Ao acessar o GED pela primeira vez será apresentada a tela para preenchimento do servidor, local onde estará o webservice responsável pela comunicação com a base de dados.

Após a configuração será apresentada a tela de login solicitando usuário e senha para acesso ao sistema.

Feito o login será apresentada a tela principal da rotina de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

A tela apresenta as seguintes rotinas:

• Configurações de Digitalização: Grupo de configurações básicas para a digitalização do documento com os seguintes campos:
  • Dispositivo: que permite selecionar o scanner a ser utilizado entre os que estão instalados na máquina local;
  • Tipo de Envio: forma como os arquivos serão enviados com as opções: FTP e WebService (onde o arquivo digitalizado será enviado e gerado no servidor pertinente ao módulo).
  • Destino: diretório no servidor FTP em que os documentos digitalizados serão gravados. Quando o método de envio for Webservice este campo não estará habilitado;
  • Tipo de Imagem: tipo de imagem que será digitalizada, com as opções: colorido, preto e branco e escala de cinza;
  • Resolução: resolução em que os documentos serão digitalizados em dpi.
• Informações da Digitalização: Após a digitalização do(s) documento(s), o usuário será informado sobre quais foram reconhecidos pelo sistema e quais não foram;
• Listagem dos Documentos Digitalizados: Listagem com os arquivos digitalizados, que podem ser apenas conhecimentos ou conhecimentos com documentos adicionais, e os respectivos tamanhos em Kb;
• Excluir Digitalização: Botão para excluir digitalizações;
• Enviar Digitalização: Botão para enviar os arquivos digitalizados para o servidor;
• Girar 180º: Botão para rotacionar o documento digitalizado;
• Zoom: Botão para aumentar o documento digitalizados.

Definidas as configurações, preparados os documentos no scanner e selecionada a opção Digitalizar apenas CT-e ou Digitalizar CT-e e seus documentos o usuário irá iniciar a digitalização.

Se optar por (1) Digitalizar apenas CT-e as digitalizações serão salvas como imagens.

Caso a opção escolhida seja a (2) Digitalizar CT-e e seus documentos as digitalizações serão salvas como arquivos PDF pois, além do conhecimento, o usuário pode incluir documentos adicionais gerando um único arquivo por digitalização.

Ao término do processo será apresentado o total de documentos digitalizados e a listagem com estes documentos conforme figura 6.

A partir dos códigos de barras reconhecidos na digitalização o aplicativo realizará uma consulta para obter os dados de cada conhecimento - código empresa, número CT-e série.

Na listagem os documentos serão apresentados de formas diferentes:

• Verde: o aplicativo conseguiu efetuar a leitura do código de barras e encontrou o conhecimento na base de dados.
• Amarelo: o aplicativo conseguiu efetuar a leitura do código de barras, mas a consulta na base não encontrou o conhecimento digitalizado.
• Vermelho: o aplicativo não conseguiu efetuar a leitura do código de barras.

• Digitalização Não Reconhecida

Quando o código de barras não for reconhecido - item em vermelho na listagem - ou encontrado na base - item em amarelo na listagem - será possível informar manualmente os dados do conhecimento com um duplo clique sobre o registro.

• Excluindo Digitalização:

Na listagem de documentos digitalizados será possível excluir registros. Para isso basta selecioná-los e clicar no botão de excluir.

• Enviando Digitalização:

Reconhecidos os valores dos códigos de barras das digitalizações será necessário enviar os documentos para o servidor clicando o botão Enviar Digitalizações.

Quando o método de envio for FTP, os documentos serão salvos no diretório configurado em “Endereço do Servidor” nas configurações do GED no módulo CFG.

Quando o método de envio for Webservice, os documentos serão salvos no diretório configurado em “Diretório para armazenamento dos documentos digitalizados” nas configurações do GED no módulo CFG. Será criado um subdiretório no diretório destino com e a respectiva data de envio.

Quando a opção selecionada para a digitalização for Digitalizar apenas CT-e os arquivos serão salvos como imagem com a extensão .png e quando for selecionada Digitalizar CT-e e seus documentos os arquivos e seus documentos serão salvos em formato PDF.

Para configurar o GED, acesse o módulo CFG em utilitários > Configurações > GED, e configure valores padrão para a digitalização dos documentos. Ao acessar a rotina de configurações será apresentada tela com os itens:

A tela apresenta as seguintes configurações:

• Servidor FTP: Endereço do servidor FTP, com usuário e senha, para envio das imagens digitalizadas e acesso remoto;
• Diretório para armazenamento dos documentos digitalizados: Endereço local para armazenamento das imagens digitalizadas. Este diretório deverá estar acessível pelas máquinas que utilizam o SV3, para que os módulos que buscam os arquivos disponibilizadas pelo GED conseguiam acessa-los, e pelo servidor onde está configurado o webservice para que o portal consiga buscar e disponibilize os mesmos arquivos; Este diretório e o configurado no campo Servidor FTP correspondem ao mesmo local, sendo formas diferentes de acesso aos arquivos digitalizados.
• Tipo da Imagem: Como a imagem será digitalizada com as opções:
  • Preto/Branco;
  • Escala de Cinza;
  • Colorido;

• Resolução: Definição do dpi¹ da imagem;
• Descartar Imagens: Definição do tamanho mínimo da imagem, em KB, que o aplicativo deve aceitar;
• Registro de Ocorrência: Configuração para o registro automático de movimentação de entrega no envio da digitalização que, se configurada, efetua a baixa da entrega caso a mesma ainda não esteja baixada ou possua BO.

Os itens, 3 Tipo da Imagem e 4 Resolução, possuem a opção de permitir, ou não, a alteração no ato da digitalização no próprio aplicativo GED.

No módulo UTL em Utilitários > Migração de Dados > GED , é possível realizar o filtro dos documentos para backup. Sendo possivél escolher o novo local de gravação, onde o sistema atualizará o local da gravação para que o usuário possa abrir o documento digitalizado pela rotina de consulta de conhecimentos.

Escolha qual diretório para nova gravação e filtre os documentos utilizando os campos:

• Empresa
• Conhecimentos
• Tipo de documento
• Data da digitalização

Selecione os conhecimentos e clique no botão Mover, desta forma o sistema atualiza o local dos arquivos: