F120APR - Aprovação de Pedidos Bloqueados para o SGQ (Compras e Produção)

Tela  de Controle de Aprovação de Pedidos, específica para as áreas de Compras e Produção das empresas que fazem uso do SGQ. Para atender alguns requisitos da ISO é necessário que os pedidos sejam bloqueados no fechamento e aguardem aprovação das demais áreas envolvidas no processo. No cadastro de filiais o usuário irá definir se este controle é exigido e quais áreas deverão aprovar.

Esta tela é semelhante a tela de liberação de Pedidos e Notas para o Vendas e Financeiro, porém ela tem algumas particularidades:

• Trata somente a aprovação de pedidos e não de notas fiscais;
• É feito apenas um tipo de liberação a cada vez.
• Se a Empresa não usa SGQ ou a Filial não exige aprovação de pedidos, ou não exige aprovação para a área de Compra e Produção, esta tela não é aberta pelo sistema, informando o motivo através da mensagem. São exibidas as opções de aprovação de acordo com as permissões do Usuário. Se este não tem permissão, a tela não é aberta, exibindo uma mensagem informando o motivo.
• Após a aprovação e liberação do pedido o sistema permite imprimir um relatório com os pedidos aprovados, conforme item 7 da documentação a seguir.
• A aprovação das áreas de Vendas e Financeiro é feita em tela própria, conforme detalhado no item 4 da documentação a seguir.

Seguem mais detalhes sobre todo o processo.

Detalhes do processo de bloqueios de pedidos, com a utilização do SGQ.

1. Em Cadastros > Filiais > Qualidade (SGQ) foram definidos parâmetros para a utilização do controle de aprovações que indicam:
   
   • Se a Filial exige o controle de aprovação de pedidos;
   • Quais áreas da empresa podem aprovar o pedido (Vendas, Financeiro, Compras e Produção).
2. Além das áreas, os usuários deverão ter permissão para aprovação de pedidos. Para isso, foram criados em Tabelas > Usuários > Vendas os seguintes parâmetros de permissões para o Apoio ao Sistema de Gestão da Qualidade:
   
   • Aprovar pedido Vendas SGQ;
   • Aprovar pedido Financeiro SGQ;
   • Aprovar pedido Compras SGQ;
   • Aprovar pedido Produção SGQ;
     Estes campos foram definidos em Tabelas > Usuários > Vendas pois o pedido é um processo do módulo de vendas. Somente ficarão visíveis para configuração os campos que se referem às áreas configuradas para aprovar pedidos nos parâmetros da filial (item 1), ou seja, as áreas que não aprovam pedidos não terão o campo de permissão de usuário visível para alteração. Cada campo refere-se a uma área. Além da área, é necessário que o usuário tenha a permissão 'Pode liberar pedido'. Isto porque, quando o último usuário aprovar o pedido, este será desbloqueado, sendo necessária a exigência desta permissão. Um mesmo usuário pode ter permissão de aprovação para mais de uma área.
3. Método de bloqueio do pedido: O pedido é bloqueado no Fechamento. Para desbloquear, é necessário um usuário de cada área gravar uma observação de aprovação no pedido.  Na tabela, existem dois campos para manter a área que aprovou e o o estado da aprovação:  'Área da Observação' é o campo que mantém qual a área da empresa gerou a observação de aprovação.  O campo 'Aprovação'  pode assumir os valores : Aprovada, Reprovada e Não analisada. Somente o valor Aprovado e Reprovado são utilizados, sendo que quando não existirem observações para uma área, significa que esta ainda não analisou o pedido. Para a situação 'Reprovada', o pedido continua bloqueado. Quando é verificado que existem observações de aprovação para todas as áreas da empresa, o pedido é desbloqueado. Essa verificação é feita a cada aprovação. Quando a última área aprovar o pedido, esse é desbloqueado.
   
   • Não há uma hierarquia ou sequência para aprovação do pedido, qualquer área pode gerar a observação de aprovação a qualquer momento.
   • Quando há a exigência de aprovação dos pedidos pelas áreas da empresa pelo SGQ e estas ainda estejam pendentes, não é possível bloquear ou desbloquear o pedido manualmente por outras rotinas. Após aprovado pelas áreas da empresa, o pedido pode ser bloqueado e desbloqueado manualmente, desde que o usuário tenha permissão para tal.
4. A rotina de aprovação de pedidos para o Financeiro e Vendas está acessível pelo menu em Comercial > Vendas > Liberação de Pedidos e Notas Bloqueadas e tem algumas características:
   
   • Se a empresa usa o SGQ, a filial exige aprovação de pedidos para as áreas de Vendas ou Financeiro, na tela são exibidas de acordo com as permissões do usuário:
     
     • A APROVAÇÃO de Pedidos para a área de Vendas (opção "Pedidos (VEN)" na caixa de seleção), caso o usuário tenha permissão para aprovar pedidos pela área de vendas.
     • A APROVAÇÃO de Pedidos para a área Financeiro (opção "Pedidos (FIN)" na caixa de seleção), caso o usuário tenha permissão para aprovar pedidos pela área Financeira.
   • Quando o usuário possuir permissão para apenas uma das opções, esta opção é exibida 'travada', a não ser que o usuário tenha a opção de liberar Notas Fiscais.
   • Quando o usuário não possui permissão para as opções, e não possui opção de desbloquear a nota fiscal, a tela não é exibida e o usuário é informado da situação através de uma mensagem.
   • Quando a opção visível é a 'Aprovação para a Área do financeiro', Pedidos de Previsão não são exibidos para aprovação, pois estes pedidos não necessitam análise da área Financeira. Caso seja liberado algum pedido após a aprovação dos mesmo, é solicitado se o usuário deseja imprimir um relatório com os mesmos, desde que tenha o modelo cadastrado para a tela (verificar item 7 da documentação).
5. Novo bloqueio e/ou cancelamento das aprovações após alteração de quantidade. Quando o pedido, após fechado, tiver sua quantidade modificada, são feitas as seguintes verificações: se o pedido possuir observações de aprovação, estas são canceladas e o pedido de 'desbloqueado' passará à situação 'bloqueado' novamente, sendo necessário passar por todas as aprovações novamente. As observações de aprovação ficam na situação cancelada, sendo registrada no campo de solução de observação o motivo do cancelamento, o usuário, data e hora do cancelamento das aprovações.
6. Os pedidos de previsão de vendas não necessitam aprovação do financeiro, pois não geram valores para o financeiro, porém  caso a empresa utilize o SGQ e exija aprovação de pedidos, para uma ou várias áreas do SGQ, o pedido ficará bloqueado aguardando a aprovação das demais áreas.
   
   • Na manutenção do pedido de previsão de venda (que ainda não geraram necessidades de produção) em Comercial > Vendas > Pedidos > Previsões Vendas\Atualização. Sendo aumentada a quantidade a produzir serão canceladas as aprovações já existentes e caso o pedido já tenha sido desbloqueado, será bloqueado novamente para aprovação de todas as áreas.
   • Nas telas de explosão de necessidades, em Produção > P.C.P. > Neces.Produção/Compra, não são exibidos os pedidos que estão bloqueados aguardando aprovação para o SGQ. No botão 'seleção' desta tela tem uma opção que permite selecionar pedidos bloqueados, não bloqueados ou ambos. Se a empresa utiliza o SGQ e exige aprovação de pedidos, esta opção é automaticamente definida para somente pedidos desbloqueados e a opção é desabilitada na tela de Opções da explosão de necessidades.
7. Relatórios - Existe um identificador de modelos para a tela Comercial > Vendas > Qualidade (SGQ) > Aprovação de Pedidos (Compras e Produção) que permite imprimir pedidos que foram liberados após as aprovações inerentes as esta tela. Se existirem pedidos liberados após alguma das aprovações, será solicitado ao usuário se deseja imprimi-los, desde que esteja cadastrado o identificador de modelos F120APR-1.