Processo de Licitação no Gestão Empresarial | ERP

Detalhes referentes as telas envolvidas no processo de licitação.

Cadastro > Empresa > Cadastro - para que o sistema possa tratar as novas funcionalidades referentes ao processo de licitação é necessário que no cadastro da empresa seja informando que a mesma utiliza controle de licitação na área de suprimentos. O campo Utiliza Licitação deverá estar setado igual "S" (sim).

Solicitações de Compra

No cadastro de solicitações de compra há os seguintes campos: Tipo de compra e Modalidade da solicitação. Para complementação há uma tela de cadastro de modalidades, trata-se da tela "F405MOD" acessada pelo menu em [Cadastros > Mercado e Suprimentos > Modalidade da Solicitação de Compra].

Na geração da solicitação é necessário que seja atribuído um dos tipos de compras e a sua modalidade.
Em todas as telas do sistema que geram solicitações de compra será necessário informar o tipo de compra, conforme segue:

• Compra Direta: O padrão do sistema é "Compra Direta", que equivale a fazer uma solicitação de compra normal.
• Compra de Licitação:
• Caso o parâmetro "utiliza licitação " (E070EMP.UTILIC) no cadastro da empresa estiver como "S" (sim), a opção "Licitação" do campo Tipo de Compra estará habilitada permitindo que seja selecionada. E caso a opção "Licitação" seja selecionada, será obrigatório a informação da modalidade da licitação no campo Modalidade.
• Caso o parâmetro "utiliza licitação" (E070EMP.UTILIC ) no cadastro da empresa estiver com "N" (não), o campo Tipo de Compra ficará como "D" "Compra Direta" e ficará desabilitado gerando automaticamente as solicitações com este tipo de compra.

Se a solicitação for aprovada, não será permitido alterar o "tipo de compra" e o "código da modalidade".

Em todos os pontos do sistema que geram solicitações de compra de produtos e serviços automaticamente (via requisição por exemplo) o campo Tipo de Compra da solicitação gerada será inicializado com o valor padrão "D" (Compra Direta) independente do que for informado no parâmetro da empresa.

Na aprovação multinível da solicitação de compra serão exibidas também as informações referentes ao "Tipo de Compra" e o "Código da Modalidade", sendo que poderão ser modificadas quando a solicitação não estiver aprovada, ou seja, ao selecionar a opção "Cont. Aprovação" como "Aprovado", os campos citados serão desabilitados.
Após a solicitação aprovada não será permitido alterar o tipo de compra e a modalidade tanto na tela de aprovação (F405APR) quanto nas telas de cadastro de solicitação (F405SOL, F405GSA).

Para fins de compatibilidade com as implementações referentes a licitação, foi alterado para que quando uma solicitação de compra se tratar de uma licitação a mesma não possa usufruir da necessidade de aprovação do solicitante (E405SOL.IndAps - Indicativo se a solicitação de compra necessita de aprovação do solicitante). A consistência é feita nas telas manuais de solicitação de compra de produto e serviço e na tela agrupada de solicitação de compra de produto.

As informações referentes ao tipo de compra e modalidade poderão ser visualizadas também nas telas de consulta de solicitações de compra.

Há os seguintes identificadores de regras:
EST-405OBSOL01 - Ao inserir a solicitação, caso o identificador estiver ativo e ligado a uma regra será obrigatório ou não a informação da observação da solicitação conforme for definido via regra. Foram disponibilizados para este identificador alguns campos referentes a solicitação, incluindo os novos campos "tipo de compra" e "modalidade", para que o usuário possa fazer as consistências conforme sua regra de negócio.

EST-405APRIM01 - Na importação da solicitação, caso o identificador estiver ativo a solicitação gerada passará pelo processo de aprovação multinível. O padrão do sistema é que toda a solicitação gerada via importação seja aprovada automaticamente.

Suprimentos > Gestão de Compras > Cotação de Preço > Processo de Cotação > Cadastro e Informação de Preços para as Cotações geradas:

Após as solicitações aprovadas o processo de cotação deverá ser gerado conforme o critério do cliente para a composição de uma licitação.
No processo não será permitido agrupar "tipos"/"modalidades" diferentes, pois um processo de cotação irá representar um único "tipo"/"modalidade".

A mensagem que será exibida quando efetuado o processamento com "tipos"/"modalidades" diferentes ao executar o botão Processar será: Processo de cotação possui solicitações selecionadas com tipos de compra (ou modalidades) diferentes, o mesmo deve representar um único tipo de compra e uma única modalidade.

Na tela do botão Seleção, incluídos os filtros de e "Modalidade" e "Tipo de Compra".
Para compra direta (padrão do sistema) o processo de cotação obriga informar os fornecedores.

No processo para licitação, não será informado inicialmente o fornecedor, ou seja, o processo de cotação poderá ser gravado com as solicitações selecionadas porém não irá gerar as cotações neste momento, sendo que o status da definição dos fornecedores (novo campo criado na tabela E410PCT.StaDfo) ficará como: "A" (Aguardando definição dos fornecedores). Ainda, não será permitido o uso da opção "Fornecedores a Considerar", pelo mesmo motivo citado anteriormente.

Esta diferença ocorre pelo fato de que na compra direta sabemos quais os fornecedores relacionados e na licitação podemos não ter o fornecedor definido inicialmente, pois a definição do mesmo depende de um processo de licitação.

Quando na grade da página de "produto" ou "serviço" se tratar de uma licitação, os campos referentes a informação dos fornecedores (Fornecedores e Novos Fornecedores (é visualizado na consulta de um processo ja gravado)) estarão desabilitados, ou seja, o usuário não poderá informar os fornecedores nestes campos para este tipo de solicitação. Quando a solicitação da grade da página de "produto" ou "serviço" se tratar de licitação, os botões referentes a "seleção de fornecedores" do rodapé da tela não poderão ser utilizados, ou seja, ao tentar utilizar será exibida a seguinte mensagem: Seleção de fornecedores não permitida pois tipo de compra igual Licitação!.

Quando for utilizado o botão referente a replicação dos fornecedores da linha onde estiver posicionado o cursor para as demais linhas da grade (botão Aplicar), se existir alguma solicitação com tipo de compra igual Licitação, ao aplicar será emitida a seguinte mensagem:Existem solicitações (selecionadas) com tipo de compra igual Licitação, os fornecedores não serão aplicados para estas solicitações!.

As opções "Sugerir Fornecedores Lig. Produto x Fornecedor" e "Sugerir Fornecedores Lig. Serviço x Fornecedor", bem como a opção "Área Interesse" somente irão sugerir fornecedores para solicitações cujo tipo de compra não for Licitação. Como pode-se perceber, antes da informação do fornecedor da licitação, o status da definição dos fornecedores ficará como "A" (aguardando definição dos fornecedores ), o mesmo não acontece com as compras diretas pois a informação do(s) fornecedor(es) é obrigatória e consequentemente o status será gravado como "D" (fornecedores definidos).
Quando se tratar de licitação, este status será alterado quando for informado o fornecedor e processado o processo de cotação novamente, neste momento serão gravadas as cotações.
Será necessário informar no processo de cotação se o mesmo exige ou não um contrato de compra. Campo criado no cadastro (E410PCT.ObrCtr).Esta informação será levada para as cotações e posteriormente para a ordem de compra para que na geração da nota fiscal de entrada o sistema aceite para a geração da mesma.

Caso a ordem de compra exigir contrato, será necessário a geração de um contrato via ordem de compra para somente então poder gerar a nota fiscal baseado no contrato, através da rotina "F461GNC".
Caso a ordem de compra não exigir contrato a geração da nota será efetuada pela rotina "F440GNE".

A informação referente a exigência de contrato na ordem de compra, na geração da nota fiscal de entrada poderá ser visualizada nas telas de consulta de cotações e ordens de compra.
Após gravado o processo de cotação para uma licitação, poderão ser gravadas as informações referentes a licitação através da nova tela desenvolvida "F410LIC " (Informações da licitação para o processo de cotação) acessada através do botão Licitação do rodapé da tela de cadastro do processo de cotação, o qual somente ficará habilitado após a gravação do processo de cotação com as solicitações definidas para o mesmo.

As informações da licitação serão gravadas na tabela filha do processo de cotação (E410LIC - Licitações).
Vale lembrar que ao excluir o processo de cotação as informações da licitação (E410LIC) também serão excluídas.
Na nova tela de informações da licitação foi disponibilizado o identificador de regras "CPR-410CONLI01" para que possam ser efetuadas consistências na inserção, alteração ou exclusão das informações da licitação. Mais detalhes sobre o identificador de regras na página de identificadores de regras.

Após gravadas as informações da licitação, o processo de cotação estará apto a receber a informação do fornecedor da licitação, o mesmo deverá ser informado através da tela "F410FOR " (Informação do fornecedor da licitação) acessada através do botão Forn. Licit. do rodapé da tela de processo de cotação.
Ao processar a tela serão geradas as cotações e ao final do processamento será questionado ao usuário se o mesmo deseja abrir a tela de informação de preços para o processo de cotação. Se optar por abrir a tela de informação de preços o processo de cotação será carregado bastando o usuário entrar com os preços para as cotações, bem como outras informações necessárias para o seu processo de licitação.

O fornecedor da licitação somente poderá ser alterado antes da geração das cotações na tela de processo de cotação. A geração das cotações ocorre da mesma forma que a geração de um processo de cotação quando for compra direta.

Antes da definição do fornecedor da licitação, as solicitações não poderão seguir o processo de compra (geração de cotações e ordens de compra). As solicitações estarão ligadas ao processo de cotação que estará em estado de espera aguardando a definição do fornecedor.
Desta forma, como ainda não foram geradas as cotações não será possível gerar ordens de compra através da tela F420OPS [Suprimentos > Gestão de Compras > Ordens de Compra > Via Cotação].
Para solicitações que representam uma licitação, não será possível gerar cotações através das telas F410CEA [Suprimentos > Gestão de Compras > Cotação de Preço > Produtos] e F410COS [Suprimentos > Gestão de Compras > Cotação de Preço > Serviços], ou seja, as cotações somente serão geradas a partir do processo de cotação. Estas telas se utilizadas servirão somente para consulta ou eventualmente necessitar que seja efetuado a exclusão de uma solicitação que não esteja ligada a um processo de cotação.

Há um filtro para o tipo de compra nas telas de seleção de cotação. O valor padrão para o filtro será sempre "Compra Direta" e o mesmo somente ficará habilitado se a empresa utilizar controle de licitação na área de suprimentos. Para bloquear a geração de cotações nas telas de cotação foram desabilitados os campos "Cotar" e "Cotar Agr.". O Botão Forn. Licit. da tela de processo de cotação somente ficará habilitado se existirem informações gravadas referentes a licitação (E410LIC) e se ainda não tiverem sido geradas as cotações.

Foram implementados filtros na tela F420OSC [Suprimentos > Gestão de Compras > Ordens de Compra > Via Solicitação de Compra] para que somente possam ser visualizadas solicitações cujo tipo de compra forem compra direta.

Após informado o fornecedor para a licitação na tela de processo de cotação, o campos "Sel." das grids de produtos de serviços estarão desabilitados, isto porque todos os itens devem gerar cotações para o processo de licitação.
Não será possível efetuar geração parcial das cotações para as solicitações envolvidas no processo de cotação quando se tratar de uma licitação, ou seja, ao informar o fornecedor da licitação todas as solicitações das grids de produto e serviço da tela F410PCT estarão selecionadas e não será possível desmarcá-las.

Caso informado fornecedor e não processado na tela de processo de cotação, além da mensagem padrão "Deseja realmente sair?" será exibida a seguinte mensagem: "Existe fornecedor da licitação informado para geração das cotações, ao optar por sair da tela sem processar as mesmas não serão geradas. Deseja realmente sair?"

Na informação de preços (F410IPR) quando se tratar de licitação não será permitido processamento parcial, ou seja, o usuário somente conseguirá processar se todas as cotações de produto e serviço estiverem selecionadas e com seus respectivos preços informados.

No processo de cotação, caso as cotações já tenham sido geradas não será possível excluir todos os dados da licitação (E410LIC) através do botão Excluir da tela F410LIC.

Há uma tela de consulta de processos de cotação, trata-se da tela F410CPC [Suprimentos > Gestão de Compras > Cotação de Preço > Processo de Cotação > Consultas > Processos de Cotação].
Nesta tela é possível visualizar as informações do processo de cotação, as solicitações e cotações relacionadas, bem como as informações da licitação. Esta tela possui também uma tela de seleção onde temos como filtro o contrato oficial digitado nas informações da licitação.

Ordem de Compra:
Após ser informado o fornecedor da licitação e suas informações de negociação o sistema permitirá a geração da ordem de compra via cotação (Tela F420OPS [Suprimentos > Gestão de Compras > Ordens de Compra > Via Cotação]).
No final do processamento da informações referentes a negociação de preços na tela "F410IPR" , caso não seja utilizado aprovação multinível para as cotações será questionado se o usuário deseja abrir a tela de geração de ordens de compra via cotação, caso positivo a tela de geração de ordem de compra via cotação (F420OPS) será aberta com as cotações já carregadas.
Na informação de preços quando se tratar de licitação e as cotações não possuírem aprovação multinível não será questionado ao usuário se o mesmo deseja liberar as cotações do processo de cotação para aprovação pois as mesmas serão gravadas com situação "3" (Aprovada).
Caso as cotações possuírem aprovação multinível as mesmas não serão aprovadas automaticamente, ou seja, ficarão com situação igual a "2" (A aprovar), isto porque para que as mesmas sejam aprovadas é necessário que a aprovação multinível também esteja aprovada por completo, consequentemente neste caso não será questionado ao usuário se o mesmo deseja abrir a tela de geração de ordens de compra via cotação no final do processamento. Será necessário efetuar as aprovações e consequentemente a geração da ordem de compra via rotina "F420OPS".
A ordem de compra gerada herdará o parâmetro "Exige Contrato" das cotações utilizadas para a geração da mesma quando estas forem atribuidas no processo de cotação.

Nota Fiscal de Entrada com ou sem Contrato:
A ordem de compra gerada pelo processo de cotação com itens de licitação somente poderá ser utilizada por uma nota fiscal de entrada se a mesma não exigir contrato. Resumindo temos:

• Se a ordem de compra não exigir contrato pode-se gerar nota fiscal de entrada baseado na ordem de compra atraves da rotina F440GNE .
• Se a ordem de compra exigir contrato, primeiramente deve-se gerar um contrato a partir de uma ordem de compra (botão Ordem Compra da tela F460CTR [Suprimentos > Gestão de Compras > Contratos > Comercial/Financeiro/Eventos]) e a nota fiscal deverá ser gerada a partir do contrato atraves da rotina "F461GNC" , ou seja, não será possível utilizar a ordem para geração da nota fiscal de entrada pela rotina "F440GNE" , o processo deverá seguir pelo contrato.
• Para tratar esta situação há os filtros na tela F440GNE [Suprimentos > Gestão de Recebimento > Notas Fiscais de Entrada > Agrupada] para que somente possam ser utilizadas ordens de compra que não exigem contrato na geração da nota, desta forma, as ordens de compra que exigem contrato somente poderão ser utilizadas para geração de contratos.
• O contrato que atende o processo de licitação é o contrato tipo "1" (Comercial normal), desta forma, a nota fiscal de entrada deverá ser gerada através da tela F461GNC [Suprimentos > Gestão de Recebimento > Notas Fiscais de Entrada > Via Contrato Comercial], sendo que se necessário, a manutenção da nota fiscal poderá ocorrer normalmente através tela F440GNE.

Observações gerais

Os documentos de cotação, ordem de compra e nota fiscal de entrada só permitirão algum tipo de agrupamento nas suas respectivas telas quando fizerem parte de um mesmo tipo de compra/modalidade e de um mesmo valor para o parâmetro ObrCtr (Exige contrato).
Resumo das consistências efetuadas no sistema:
Tela F410PCT:
- Não será permitido gerar processo de cotação com solicitações que possuem "tipos de compra"/"modalidades" diferentes.
Tela F420OPS:
- Não será permitido gerar ordem de compra com cotações geradas a partir de solicitações que possuem "tipos de compra"/"modalidades" diferentes.
- Não será permitido gerar ordem de compra quando possuir ObrCtr (Exige contrato) diferente nas cotações.
- Não será permitido gerar ordem de compra com agrupamento de licitações, pois no momento da geração do contrato via ordem de compra o número oficial herdado de uma licitação será único para o contrato.
Tela F440GNE:
- Não será permitido gerar nota fiscal de entrada com ordens de compra geradas a partir de cotações geradas a partir de solicitações que possuem "tipos de compra"/"modalidades" diferentes. (Consistência ocorre ao tentar processar e fechar a nota fiscal).
Tela F461GNC:
- Não será permitido gerar nota fiscal de entrada com contratos gerados a partir de ordens de compra geradas a partir de cotações geradas a partir de solicitações que possuem "tipos de compra"/"modalidades" diferentes. (Consistência ocorre ao processar).

Há dois identificadores de regras (CPR-420OBSLI01 e CPR-460OBSLI01) para tratar a herança das informações da licitação para as observações dos documentos gerados (Ordem de compra e Contrato).
Os identificadores são executados respectivamente na tela F420OPS [Suprimentos > Gestão de Compras > Ordens de Compra > Via Cotação] e telas F460CTR [Suprimentos > Gestão de Compras > Contratos > Comercial/Financeiro/Eventos] e F460PFO [Suprimentos > Gestão de Compras > Contratos > Participação de Fornecedores]. Mais detalhes sobre estes identificadores de regras na página de identificadores de regras.

Na geração de um contrato de compra via ordem de compra, caso for informado o "número do contrato oficial" nos dados da licitação o mesmo será herdado para o "número oficial" do contrato. O tratamento foi efetuado nas duas telas de geração de contratos (F460CTR e F460PFO).

Não havendo necessidade de geração de contrato o cliente pode utilizar a ordem de compra diretamente na nota fiscal de entrada, porém, somente quando a ordem de compra não exigir contrato. Vale lembrar que o sistema possui controle de aprovação multi-nível tanto na ordem de compra como na nota fiscal de entrada, ambos independentes, caso seja de interesse pode-se utilizar este recurso para dar mais segurança ao processo de licitação.

Foi tratada a inicialização do campo ObrCtr das tabelas E410COT e E420OCP em todos os outros pontos do sistema onde é possível gerar cotação e ordem de compra, o campo é inicializado sempre com valor "N - Não".

Após geradas as cotações para o processo de cotação não será possível alterar o campo ObrCtr (Exige contrato) no processo de cotação.

Na tela F462SCT (seleção), chamada através da tela F462CTR [Suprimentos > Gestão de Compras > Contratos > Consultas > Dados gerais e itens], existe um filtro para o campo E460CTR.NUMOFI (Nº Oficial), o mesmo foi alterado para somente aceitar um número oficial de contrato existente (tabela E460CTR).

Na tela F422SOC (seleção), chamada através da tela F422COC e na tela na tela F441SNE (seleção), chamada através da tela F441CNE há um filtro para o campo E460CTR.NUMOFI.

Caso já existirem solicitações geradas com tipo de compra igual licitação, não será possível alterar o parâmetro E070EMP.UtiLic (Indicativo se a empresa utiliza controle de licitação na área de suprimentos).