Ordem de Compra

1. Processos de negócio

1.1. Objetivos do processo

1.2 Fluxo do Processo

1.2.1. Processo Gerar Ordem de Compra

1.2.1.1. Pré-requisitos para a geração de ordens de compra

1.2.1.2. Geração de ordem de compra manual

1.2.1.3. Status da ordem de compra

1.2.1.4. Geração de ordem de compra via cotação

1.2.1.5. Geração de ordem de compra via solicitação

1.2.2. Processo Gerar Controle de Aprovação

1.2.3. Processo Enviar E-mail

1.2.4. Processo Emitir Relatório

1.2.5. Processo Liberar para nota fiscal

E você já conhece o App Gestor Senior, que traz mobilidade para o gestor? O objetivo é servir como uma ferramenta de apoio em sua jornada diária.

1. Processos de negócio

1.1. Objetivos do processo

O processo de pedido de compra, que no Gestão Empresarial | ERP da Senior está nomeada como Ordem de Compra (OC), será responsável por efetivar a necessidade de compra com o fornecedor.

Uma ordem de compra poderá ser proveniente de uma solicitação de compra, cotação de preço, necessidade de produção, reposição de estoque, pedido de venda, contrato de abastecimento, processo de coleta de produtos a ser retirado pela transportadora, uma outra ordem de compra como referência, entre empresas do mesmo grupo e manualmente sem vínculo com nenhum outro processo.

A OC poderá ser de produto, serviço ou ambos. Também poderá ser enviada ao fornecedor de forma automática no término da sua elaboração ou após aprovação.

Podemos utilizar a ordem de compra com a finalidade de antecipar o recebimento da nota fiscal, refletindo diretamente no fluxo de caixa.

Será possível gerenciar quantidades, valores e aprovações de uma ordem de compra.

1.2. Fluxo do Processo

1.2.1. Processo Gerar Ordem de Compra

O processo da geração de ordem de compra, que poderá ser de produto, serviço ou ambos, tem seu início nos seguintes processos:

• Solicitação de Compra – A necessidade de compra, que é tratado no ERP como Solicitação de compra, pode ser base para a geração de uma ordem de compra quando não há necessidade de se fazer cotação de preços com fornecedores, muito comum quando se tem um fornecedor único para determinado produto/serviço. Para ser base, a solicitação de compra precisa estar aprovada.
• Cotação de Preço – Após a aprovação de uma cotação de preço, com base na solicitação de compra, será possível a geração da OC.
• Necessidade de produção - O MRP (Material Requirement Planning), que em português significa: planejamento das necessidades de materiais, é um sistema lógico de cálculo que converte a previsão de demanda em programação da necessidade de seus componentes. A partir do conhecimento de todos os componentes de um determinado produto e os tempos de obtenção de cada um deles, podemos, com base na visão de futuro das necessidades, calcular o quanto e quando se deve obter de cada item, de forma que não haja falta e nem sobra no suprimento das necessidades da produção, gerando a OC.
• Reposição de estoque – após análise de estoque, caso o estoque não possua quantidade suficiente para atender as necessidades internas da empresa, pode-se gerar OCs.
• Pedido de venda – a partir dos pedidos de vendas, será possível gerar a compra dos produtos e serviços a serem entregues para o cliente, eliminando o retrabalho de digitação e amarrando a compra com a venda. A OC poderá ser gerada de forma manual ou automaticamente após o fechamento do pedido de venda.
• Contrato de abastecimento – para contratos de abastecimento, como o de gás por exemplo, podem gerar ordens de compra contra o fornecedor, abatendo do contrato a quantidade consumida pela OC.
• Processo de coleta de produtos a ser retirado pela transportadora – o processo de coleta irá separar e designar para qual transportadora será efetuada a retirada da mercadoria vendida. Desta forma, a transportadora será cadastrada também como um fornecedor de serviços e será acionada via ordem de compra para efetuar o processo da coleta.
• Ordem de compra como referência – pode ser utilizado o conceito de ordem de compra Pai e ordens de compras Filhas. Desta forma uma ordem de compra pode ser base para a geração de outras ordens de compras, cuja sua quantidade será abatida a cada OC gerara a partir dela.
• Entre empresas do mesmo grupo – ordens de compra podem ser geradas entre empresas do mesmo grupo quando uma destas empresas distribui os produtos para as demais empresas do grupo, tornando-se fornecedora destas empresas.

Uma OC também poderá ser gerada manualmente, ou seja, sem vínculos com outros processos.

Caso possua controle de aprovação, poderá disparar e-mail aos aprovadores informando a existências de OCs para serem aprovadas.

Ao concluir a entrada de uma ordem de compra, será possível gerar um documento auxiliar e também o envio de e-mail ao fornecedor.

A ordem de compra poderá fazer parte do controle de estoque, compondo quantidade a ser recebida, ficando a critério do cliente considerá-la ou não no processo.

Para geração de uma ordem de compra, será necessário:

• Definições na empresa e filial onde será utilizada ordem de compra;
• Definição das operações que em nosso documento chamaremos de Transação;
• Definição de permissões de usuários no processo da ordem de compra;
• Produtos e Serviços a serem utilizados;
• Fornecedores e Transportadoras;
• Como antecede o recebimento de uma nota fiscal, necessitaremos também de:
  • Definições comerciais, tais como: condições de pagamentos, formas de pagamentos, etc.
  • Definições fiscais, como: tributos federais, estaduais e municipais incidentes na ordem de compra.

1.2.1.1. Pré-requisitos para a geração de ordens de compra

Antes de gerar uma ordem de compra será necessário verificar as parametrizações que seguem:

• Empresas e filiais que farão uso das Ordens de Compras (F070EMP - Cadastros / Empresas / Cadastro e F070FCP - Cadastros / Filiais / Parâmetros por Gestão / Compras e Recebimento);
• Permissões de usuários no processo de Ordem de Compra (F099UCP - Cadastros / Usuários / Parâmetros por Gestão / Compras e Recebimento);
• Transações de produto e serviço que serão utilizadas principalmente, para o cálculo dos impostos (F001TDC - Cadastros / Transações / Parâmetros por Gestão / Compras / Ordem Compra / NF Entrada / Fatura).
• Produtos e Serviços que serão utilizados para fazer Ordem de Compra (F075PRO - Cadastros / Produtos e Serviços / Produtos / Individual e F080SER - Cadastros / Produtos e Serviços / Serviços / Individual);
• Os locais para armazenamento dos produtos (F210LPD - Cadastros / Produtos e Serviços / Ligações / Produto X Depósito / Agrupado);
• Fornecedores devidamente cadastrados (F095CAD - Cadastros / Clientes e Fornecedores / Fornecedores / Cadastro);
• Definições Comerciais cadastradas, tais como: condição de pagamento, formas de pagamento, tabelas de preço, etc. (telas acessíveis pelo menu Cadastros / Mercado e Suprimentos);
• Definições Fiscais cadastradas, tais como: cadastro de impostos, tabela de tributação, etc (telas acessíveis pelo menu Cadastros / Controladoria / Tributos).

1.2.1.2. Geração de ordem de compra manual

A geração manual da ordem de compra é feita a partir da tela F420GOC - Suprimentos / Gestão de Compras / Ordens de Compra / Agrupada. Para a geração da OC, algumas informações são obrigatórias: fornecedor, condição de pagamento, moeda, transação e produto/serviço com suas respectivas quantidades e valores.

Alguns detalhes importantes na geração de ordem de compra:

• A condições de pagamento é sugerida para a ordem de compra a partir das definições do fornecedor para a filial em uso (F095HFO);
• A transação é sugerida automaticamente para a OC desde que informada nas definições da filial para compras (F070FCP);
• A moeda também é sugerida pelo sistema e é trazida do cadastro da empresa (F070EMP);
• Não é comum, mas pela ordem de compra pode-se gerar títulos de previsão ou títulos efetivos no Contas a Pagar. Para isso, a OC deve possuir parcelas especiais e uma transação integrada com o Contas a Pagar;
• A ordem de compra pode gerar rateios (ver treinamento Classificação dos Movimentos - Rateios);
• A ordem de compra também possui controle de aprovação (ver treinamento Controle de Aprovações para Área de Suprimentos).

1.2.1.3. Status da ordem de compra

Uma ordem de compra pode assumir diversas situações, a saber:

• 1 – aberto total: a ordem foi finalizada. Está liberada para a geração da nota;
• 2 – aberto parcial: a ordem de compra foi finalizada e já foi consumida parcialmente em alguma nota fiscal, portanto, está com quantidade parcial em aberta. Caso parte da quantidade da OC tenha sido cancelada, também assumirá esta situação;
• 3 – suspensa: foi suspensa por alguma rotina ou usuário e, enquanto estiver nesta situação, não aparecerá no fluxo de caixa. OCs suspensas podem ser habilitadas novamente para geração da nota. Enquanto suspensa, não pode ser utilizada;
• 4 – liquidado: já foi completamente consumida por uma ou mais notas fiscais;
• 5 – cancelado: a OC foi totalmente cancelada por algum usuário ou processo portanto, não poderá mais ser utilizada pois não é permitida a sua reabilitação;
• 8 – preparação análise ou NF: parte ou toda a OC está sendo consumida por uma nota fiscal, porém, a nota ainda não foi fechada/concluída;
• 9 – não fechado: a ordem de compra ainda está em digitação.

1.2.1.4. Geração de ordem de compra via cotação

Seguindo o fluxo do processo de compra de uma organização, a partir do momento que uma cotação de preço está aprovada o próximo passo é transformá-la numa ordem de compra/pedido de compra, oficializando a compra e informando ao fornecedor que aquela cotação feita com ele pode ser concretizada. A partir deste momento inicia-se a contagem do prazo de entrega do fornecedor.

Alguns detalhes importantes na geração de ordem de compra via cotação:

• Todas as cotações aprovadas aparecerão na tela F420OPS_SCOC - Suprimentos / Gestão de Compras / Ordens de Compra / Via Cotação para serem transformadas em ordem de compra.
• As ordens de compra serão geradas com as mesmas informações das cotações, garantindo toda a negociação realizada com os fornecedores durante o processo de cotação.
• Como as cotações são geradas independentemente de filial, a partir desta tela pode-se gerar OCs de cotações que foram realizadas em outras filiais.
• Ao processar a tela com várias cotações marcadas, estas poderão gerar uma única ordem de compra se possuírem:
  • o mesmo fornecedor;
  • a mesma condição de pagamento;
  • a mesma transportadora;
  • a mesma forma de pagamento;
  • a mesma carteira de cobrança;
  • a mesma moeda;
  • o mesmo endereço de entrega;
  • e se não possuírem parcelas especiais.

1.2.1.5. Geração de ordem de compra via solicitação

Para atender as necessidades de compra cujo fornecedor é exclusivo ou então quando não é preciso realizar cotações de preço com mais de um fornecedor porque já se sabe de qual comprar, pode-se gerar ordens de compra diretamente a partir das solicitações de compra, podendo neste instante negociar preço, condições e formas de pagamento, dentre outros acordos da compra com o fornecedor.

Alguns detalhes importantes na geração de ordem de compra via solicitação:

• Todas as solicitações de compra aprovadas e que possuem saldo em aberto aparecerão na tela F420OSC_SCOC - Suprimentos / Gestão de Compras / Ordens de Compra / Via Solicitação de Compra para serem transformadas em ordem de compra.
• Como na solicitação de compra não há informações do fornecedor, condição de pagamento, transportadora e preço, estas precisam ser digitadas na tela.

1.2.2. Processo Gerar Controle de Aprovação

O processo para ordem de compra de produto e/ou serviço, poderá ou não controlar valores e aprovação. O controle de aprovação consiste em exigir o aceite de um ou mais responsáveis pela ordem de compra.

O controle ocorrerá por níveis de valores, centro de custos e usuários, podendo exigir um ou mais aprovadores de acordo com a faixa de valores. Segue abaixo exemplos de estrutura para aprovação:

Para conhecer mais sobre o controle de aprovações, como aprovar/reprovar documentos, assista ao curso Controle de Aprovações na Área de Suprimentos, disponível em nossa Store.

1.2.3. Processo Enviar E-mail

O processo de comunicação com o fornecedor poderá ocorrer:

• Ao término da geração de ordem de compra;
• Após a aprovação de todos os aprovadores;
• Após uma consulta

Será possível também envio de anexos à ordem de compra.

O envio de e-mail para o fornecedor ocorre através das opções visíveis ao usuário nas principais telas de geração de ordem de compra.

1.2.4. Processo Emitir Relatório

Na geração da ordem de compra, será possível a emissão de documentos auxiliares no ato da geração ou pós geração da ordem de compra.

Veja abaixo alguns modelos de referência para relatórios:

• Espelho da ordem de compra
  • Suprimento > Gestão de Compras > Ordens de Compra > Relatórios > Modelo 50.
    
    
• Relação de ordens de compra por situação
  • Suprimento > Gestão de Compras > Ordens de Compra > Relatórios > Modelo 08.
    
    
• Relação de ordens de compra por situação
  • Suprimento > Gestão de Compras > Ordens de Compra > Relatórios > Modelo 24.
    
    

1.2.5. Processo Liberar para nota fiscal

A ordem de compra antecede a geração da nota fiscal de compra. Desta forma, para que a OC possa ser consumida por uma ou mais notas fiscais ela deverá estar totalmente aprovada e possuir itens com saldo maior que zero.