Termo de consentimento nas rotinas de portaria
Conforme mencionado na página Termo consentimento do uso de dados, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) estabelece algumas bases legais para que os dados de uma pessoa possam ser tratados por uma empresa ou instituição. Uma dessas bases é a solicitação do consentimento do seu titular (Art. 7º).
No contexto das empresas e instituições que fazem uso de rotinas de portaria, o consentimento torna-se uma etapa adicional no fluxo do processo, seja no agendamento de uma visita, seja na recepção dos visitantes, pois ambos exigirão a coleta de dados pessoais e, em alguns casos, de dados sensíveis (como a biometria).
Nas rotinas de portaria, o titular que fornecerá os dados pessoais (como CPF, RG, endereço, e-mail e número de telefone) é o visitante ou aquele que pretende acessar as dependências da empresa/instituição. Para a realização do acesso, algumas portarias fazem uso de biometria, o que é considerado um dado pessoal sensível.
Antes de fornecer esses dados (num cadastro prévio ou na recepção), o titular precisa ser informado de maneira clara, objetiva e transparente sobre a razão da coleta das informações.
O texto de solicitação do consentimento precisa deixar explícito quais são os fins específicos da coleta e tratamento de dados, sem autorizações genéricas. Caso contrário, o conteúdo poderá ser considerado nulo. Do mesmo modo, textos identificados como enganosos ou abusivos serão anulados.
A empresa/instituição que recebe o visitante é o que a LGPD chama de controlador. Ele tem a obrigação de informar o titular sobre a finalidade do uso de seus dados e comprovar a solicitação e fornecimento do consentimento, que “deverá ser fornecido por escrito ou por outro meio que demonstre a manifestação de vontade do titular” (Art. 8º).
Desse modo, a empresa ou instituição pode solicitar e adquirir o consentimento do visitante da maneira que lhe parecer mais condizente ao seu contexto (por escrito, por e-mail, via sistema etc.).
Se a finalidade primária do tratamento de dados for alterada de modo a tornar-se incompatível com os objetivos iniciais, o titular precisa ser informado e pode revogar o consentimento.
Ou seja, se o titular fornecer o e-mail para receber informações sobre seu agendamento e normas de acesso à empresa, por exemplo, o controlador não pode compartilhar esse e-mail com terceiros ou com outro operador de dados sem informar ao titular e pedir novo consentimento.
O visitante também tem direito a receber os dados que forneceu à empresa/instituição a qualquer momento.
Para saber mais informações sobre a revogação do consentimento e acesso aos dados, consulte o Termo consentimento do uso de dados.
Embora o termo de consentimento acrescente uma etapa no fluxo da rotina de portarias, se aplicado corretamente, garante uma conduta adequada e transparente à sua empresa/instituição e a proteção dos dados de seus clientes.
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