Aplicativo Gestor Senior | Aprovações do Gestão Empresarial

A integração entre o aplicativo Gestor Senior e o sistema Gestão Empresarial é um recurso de decisão externo, ou seja, não retira do sistema a possibilidade de ações sobre o documento de aprovação (não impede ações ou seu estado de aprovação pelo sistema). Com esta integração, é possível realizar a aprovação ou reprovação de documentos a partir do seu dispositivo móvel, com a resposta recuperada e aplicada no documento do próprio sistema. Os resultados exibidos na pesquisa consideram apenas as aprovações realizadas nos últimos seis meses.

Ambos os controles de aprovação continuam funcionando tanto no sistema quanto no aplicativo, simultaneamente. Sendo que a prioridade definida pela resposta é de qual chegar primeiro. As ações no sistema refletem imediatamente no documento, enquanto que as do aplicativo aguardam até que o processo agendado de retorno ou envio seja disparado.

Rotinas de aprovação multinível

Para utilizar as rotinas de aprovações multinível, é obrigatório que as rotinas estejam configuradas devidamente em Cadastro > Controle de aprovações.

Como o aplicativo funciona?

Detalhamos abaixo alguns aspectos sobre a o visual e usabilidade da rotina de aprovações no aplicativo Gestor Senior:

• Ao clicar sobre as aprovações, o aplicativo direciona para a tela de detalhes onde é possível consultar os detalhes e informações do histórico e situação da aprovação, como data de criação, recebimento, resposta, expiração, finalização, etc.
• Para executar várias aprovações ao mesmo tempo, pressione e segure sobre uma aprovação, para habilitar as caixas de seleção, que permitem selecionar múltiplas aprovações para em seguida, processá-las juntas. Será aberta uma tela de confirmação, exibindo todas as aprovações selecionadas. O usuário poderá remover alguma aprovação, caso seja necessário antes de confirmar o processo. Nesta tela, também é possível ver os detalhes de cada aprovação novamente.

O que são tarefas?

As tarefas (pendências) são elementos que contém dados sobre um documento de aprovação, que fazem o envio das informações com as opções para a sua aprovação ou reprovação.

É um conjunto de informações para tomada de decisão sobre um determinado documento do produto que enviou a tarefa para o aplicativo. Essa tarefa é gerada no sistema e enviada ao aplicativo, que exibe as informações para o usuário no aplicativo que assim, então toma (ou não) uma decisão.

Principais informações:

• Proprietário da tarefa - usuário que recebe a mesma para visualização no aplicativo móvel e efetua uma operação sobre ela. Ele é definido pela rotina de aprovação, conforme o tipo de rotina (multinível ou desbloqueio de pedido) e conforme o estado do documento ou da aprovação;
• Remetente - usuário que gerou o documento no sistema, que é exibido na caixa de entrada do aplicativo;
• Caixa de mensagem - para o sistema possui o nome "ERP - Aprovações". E abaixo dela há um agrupamento por tipo de documento do sistema, conforme as rotinas atendidas. Os grupos são: Requisição de Compra, Solicitação de Compra, Cotação, Ordem de Compra, Título Contas a Pagar e Pedido.
• Documentos - dentro de cada grupo estão os documentos, listados pelo seu assunto, que é normalmente é o nome do documento e sua identificação (numérica). Por exemplo: "Pedido 45", "Solicitação 2451";
• Conteúdo - formado pelos dados do documento;
• Opções de respostas (decisão) - aprovar ou reprovar. A única exceção é a da cotação de compra, onde se colocam como opções para aprovar e reprovar a cotação de cada fornecedor ou aprovar ou reprovar um de vários fornecedores (apenas uma opção é possível);
• Situação da tarefa - uma tarefa assume uma determinada situação conforme a ação do usuário no aplicativo móvel ou do sistema que integra com o aplicativo. Para saber mais sobre as situações, acesse a documentação de Status das tarefas.

Como funciona o envio das informações?

Quando ocorre um evento no sistema, como criação do documento e a sua entrada no processo de aprovação, o seu cancelamento ou a mudança de seu estado de aprovação, há uma latência no processo de envio e recebimento de tarefas para o aplicativo, devido a utilização de processos agendados na integração. Estes processos devem estar ativos para que o envio seja feito devidamente (113 - Envio de tarefas do ERP ao WF20 e 114 - Recuperação de tarefas do ERP do WF20).

Essa integração com processos agendados permite que as ações no sistema não interfiram com a experiência do usuário durante a operação do documento no próprio sistema, delegando para outro momento e outro processo (o agendado) a execução da integração. O processamento permite deixar o aplicativo móvel mais leve, sem a necessidade de aguardar, em tempo de uso, a resposta direta do sistema.

Emissão de tarefas para aprovação

De acordo com as configurações das rotinas e processos de aprovação que indicam a quantidade de usuários envolvidos na aprovação, e também a sequencialidade definida nessas configurações, o sistema emite tarefas para todos os envolvidos com a aprovação. Porém, devido a latência no processo de envio e recebimento, podem ocorrer várias ações diferentes durante esse período, como:

• o usuário pode ficar off-line;
• as respostas podem ser efetuadas em tempos diferentes;
• um documento no sistema ou o estado de seu processo de aprovação pode ser alterado.

O sistema avalia como proceder nesses casos e efetua alguma ação. Entre elas, as mais comuns são:

• Tarefas enviadas aos usuários e não respondidas são expiradas quando o documento ou seu estado de aprovação for afetado no sistema. Isso ocorre nos eventos em que o documento é alterado ou seu processo de aprovação muda de estado, seja pelo sistema ou por tarefas no aplicativo respondidas por outros usuários;
• Tarefas respondidas são recuperadas pelo sistema quando o documento ou estado de aprovação do mesmo foram alterados:
  • O sistema informa com uma resposta de erro na ação, por uma ação anterior que já aprovou o nível, o documento como um todo ou cancelou o documento;
  • com sucesso se for uma resposta de cancelamento e o documento ainda está aprovado.

Quando a pendência não for exibida no aplicativo:

1. Verifique se o documento está fechado no Gestão Empresarial;
2. Confirme a configuração de controle de aprovação;
3. Confirme se o usuário desejado realmente é o aprovador daquele tipo de documento;
4. Verifique a configuração de abrangência do usuário aprovador;
5. Verifique processo automático através da tela Cadastro de Processo Automático (F000AGE) e valide se a sua execução está correta;
6. Confira as etapas da integração na tela de monitoramento de Integração com aplicativo Gestor Senior (F999IGS);
7. Faça o rastreamento dos documentos na tabela Financeiro - Controle de Aprovação Financeira (E614APR) para obter o ID de integração com o aplicativo (IdeUni);
8. Faça o rastreamento dos documento nas tabelas Fila de eventos ocorridos em rotinas para processamento e envia ao Workflow 2.0 (E999FER), Evento de origem das tarefas de usuários para envio ao Workflow 2.0 (E999EOT), Tarefas de usuários para envio ao Workflow 2.0 (E999TES) para verificar se foi gerado corretamente a pendência para o aplicativo.

Reprovação de tarefas

Uma ação de reprovação através do aplicativo afeta o documento, independentemente dos níveis do controle de aprovação. Ou seja, essa reprovação não considera os estágios dos níveis na aprovação multinível.

Ao receber uma tarefa e reprová-la, no momento em que for processada a resposta, o documento é cancelado, independentemente das respostas já processadas dos demais usuários, porém, observando o estado do documento.

Em uma aprovação multinível de nota fiscal de entrada, não será cancelado ou excluído o documento. A rotina gera uma situação de reprovação na ação individual do usuário. Ou seja, o estado da aprovação individual do nível do usuário fica como Reprovada, e não poderá ficar fechada. Caso desejar modificar a situação de sua aprovação para Aprovada, é necessário utilizar a rotina de aprovação para a nota fiscal de entrada (F440APR).

Tempo do retorno de resposta

Há uma latência entre o evento que alterou um documento a ser aprovado no sistema e o efetivo envio da tarefa, assim como há também entre a resposta do usuário da tarefa e o sistema. Essa latência dependerá do tempo dos processos agendados e do volume de eventos ou tarefas a processar. Porém, no aplicativo as operações são efetuadas sem a necessidade de aguardar uma resposta direta do sistema.

Envio de pendências para processos personalizados

O Gestão Empresarial permite o envio de pendências (tarefas) para qualquer processo personalizado através dos recursos de controle, envio e recepção do próprio sistema. Desta forma, é possível, para um processo customizado ou personalizado que exige a aprovação de algum documento (alvo do processo), bloquear, gerar pendências e aprovar ou cancelar seu documento. Para que essa rotina seja realizada é necessário:

Processo necessário

1. o processo customizado possuir um documento (normalmente um registro numa tabela) com algum controle de bloqueio. Por exemplo, um campo para identificar que o documento ou registro não pode ser alterado ou passar para um próximo processo ou estado pois aguarda aprovação;
2. utilizar uma função de programador para indicar ao sistema o nome da rotina personalizada e os dados que ela precisa para colocar na fila de pendências de envio ao aplicativo. Com isso, o processo customizado, no momento de determinar que deve ter uma aprovação, chama essa rotina para gerar a pendência no sistema, para enviar ao aplicativo. Para isso é disponibilizada a função GerarEventoIntegracaoWF20;
3. duas regras cadastradas (F999PPW) para a rotina personalizada, cada uma com a seguinte função:
   • regra de envio: quando a pendência for processada para envio ao aplicativo, essa regra vai receber do sistema os dados da pendência do processo personalizado, retornando ao sistema os conteúdo de texto e as opções de aprovação. Após isso, o Gestão Empresarial envia essa tarefa para o aplicativo, assim como faz para os demais processos;
   • regra de retorno: quando o sistema recuperar a resposta dos aprovadores, será chamada esta regra, devolvendo o usuário e a sua resposta, para que assim, seja aplicada no processo customizado (libere ou gere novas pendências) e forneça uma mensagem e o tipo de resposta para o aplicativo (pode ser gerando mensagem de erro). A regra deve ser chamada quando for necessário.

O cadastro do processo personalizado deve ser realizado na tela Processos Personalizados para integração com Workflow 2.0 (F999PPW), em Cadastros > Integrações > Workflow 2.0 > Integração de Processos Personalizados.

Registro do processamento

Em caso de erros críticos no processamento, o processo agendado interrompe sua execução e em seu registro de execução encontra-se a origem do erro. Para detalhes mais específicos do problema ou erro, verifique no log de processamento do processo, que está disponível no diretório de logs do sistema, configurado na Central de Configurações Senior.

Para cada execução são gerados dois arquivos, sendo um para o processo de envio e outro para o processo de retorno. Os arquivos possuem a seguinte sintaxe: EVENTOSWF20-PROCESSAMENTO-ENVIO-AAAAMMDDTHHNNSS-XXXXXXXX-NNNN.log para processamento do envio (tipo de processo 113) e EVENTOSWF20-RETORNO-PROCESSAMENTO-AAAAMMDDTHHNNSS-XXXXXXXX-NNNN.log para processamento do retorno (tipo de processo 114). Em que:

• AAAA: o ano;
• MM: o mês;
• DD: o dia;
• o caractere T: o separador dos campos de data e hora;
• HH: a hora
• NN: os minutos;
• SS: os segundos;
• XXXXXXXX: o número do processo ou PID do sistema operacional, em hexadecimal. É necessário converter para recuperar o PID original em decimal;
• NNNN: número sequencial para separar execuções iguais (as quais não devem existir nesse tipo de processo).