Necessidade de compras

Parametrizações SKU para a necessidade de compra

Para facilitar o atendimento de uma necessidade de compras, é possível realizar algumas parametrizações na guia Ligação Filial Fornecedor, do Cadastro de SKU, acessada pelo menu Gestão Empresarial | ERP > Suprimentos > Gestão de Compras > Cadastros > SKU:

Selecione o parâmetro Confirmar necessidade automaticamente: esse parâmetro define se a necessidade de compras gerada pela análise de reposição será atendida automaticamente. Caso o parâmetro esteja selecionado, a Ordem de Compra é gerada automaticamente. O processo segue os passos abaixo:
1. A Análise de reposição gera uma demanda de determinado produto com sua respectiva quantidade, por meio da gestão de demandas;
2. A Gestão de Demandas disponibiliza essa demanda para ser atendida via compras;
3. O módulo de Compras recebe essa demanda e gera uma necessidade de compras;
4. A necessidade de compras identifica se existe um fornecedor sugerido ou exclusivo e preenche a informação;
5. A necessidade de compras identifica se o produto/filial/fornecedor deve ser atendido automaticamente, caso sim, gera a Ordem de Compra.
Informe o Tipo de Compra: as opções abaixo estão disponíveis para esse campo:
- Compra Direta: utilizada para compras realizadas diretamente entre a filial e o fornecedor;
- Transferência: utilizada para compras em que o Centro de Distribuição (CD) abastece a filial, ou seja, o CD será o fornecedor do produto. Também pode ocorrer de outra filial ser a fornecedora do produto;
- Compra pelo CD e entrega na filial: o CD efetua a compra para a filial, mas a entrega ocorrerá na filial.

Observação

Esse campo define quais fornecedores podem ser selecionados na ligação exclusiva/sugerida do fornecedor com o produto/filial.

Além disso, também é possível utilizar os identificadores de regra a seguir para sugerir a transação da ordem de compra:

CPR-420OPSAT03: utilizado para sugerir a transação (produto e serviço) dos dados gerais da ordem de compra.
CPR-420OPSAT02: utilizado para sugerir a transação dos itens da ordem de compra.

Cadastrar necessidade de compras

Para cadastrar uma necessidade de compras, siga os passos abaixo:

Acesse a tela Gestão Empresarial | ERP > Suprimentos > Gestão de Compras > Necessidade de Compras > Necessidades e clique em Adicionar;
Informe Empresa, Filial, SKU (produto ou serviço) e Qtd. solicitada;

Observações

Apenas são apresentados os produtos em que o campo Pode Ser Comprado estiver definido como S - Sim no Cadastro de Produtos (F075PRO) do ERP (Gestão Empresarial | ERP);
Quando um produto não estiver cadastrado, é possível incluir uma necessidade de compras por meio do Complemento. Desta forma, o campo SKU deixa de ser obrigatório e o campo de Unidade de medida é habilitado;
Quando um item mencionado tiver um link em seu complemento ou quando um link for adicionado manualmente ao complemento da necessidade (que deve começar com www.), o sistema mostrará esse(s) link(s) imediatamente abaixo do complemento, permitindo que o usuário os acesse facilmente ao clicar;
Por padrão, na integração da necessidade de compra com o ERP, quando um complemento é informado no item, prevalece a informação fornecida pelo usuário, que será transferida para a ordem de compra, substituindo a descrição original do item. Caso seja necessário manter a descrição original do item, incluindo o complemento, basta cadastrar o identificador CPR-420CPLOC02. Assim, tanto a descrição original quanto o complemento serão gravados na tabela E420IPO.CPLIPO. Vale lembrar que, após cadastrar o identificador, será necessário reinicializar o ERP_Service.
Os demais campos (Fornecedor, Depósito e Preço unitário) não são obrigatórios para o cadastro, mas podem ser obrigatórios nas demais etapas;
Caso exista uma tabela de preço de compra cadastrada para a empresa, filial, SKU e fornecedor da necessidade, o Preço unitário será sugerido, desde que o dia da inclusão esteja dentro do período de uma vigência da tabela. O preço sugerido pode ser alterado pelo usuário;
Cada necessidade de compras corresponde a um item que necessita ser adquirido, por esse motivo, não existe um número de identificação da necessidade. As informações do SKU, Quantidade solicitada e Solicitante cumprem esse papel;
O Tipo de frete é sugerido conforme parametrização do fornecedor. Contudo, é possível ajustar o tipo para cada necessidade de compra.
- Caso o Tipo de frete selecionado seja CIF, FOB ou Terceiros, o campo Valor de frete é habilitado e o seu preenchimento se torna obrigatório;
- Em casos onde a necessidade de compra não possui valor de frete, o campo Tipo de frete deve ficar em branco ou com o valor X - Sem Frete, desabilitando o campo Valor de frete.
Os campos Endereço de entrega e Endereço de cobrança serão apresentados somente se a filial estiver parametrizada exigindo a obrigatoriedade do preenchimento destas informações.

Caso desejado, é possível Anexar um arquivo na necessidade de compras. Quando a necessidade é gerada por uma requisição atendida por solicitação de compras, e já existir um anexo na requisição, ele será carregado na necessidade, não sendo possível excluí-lo.
Pode ser informado um Responsável para cada necessidade cadastrada, facilitando na identificação dos registros que já estão sendo tratados. A definição apenas pode ser feita por usuários que tenham permissão.
Adicione as informações de Rateio, caso necessário. Serão sugeridos valores para os campos Projeto, Fase, Conta financeira, Conta contábil e Centro de custo, de acordo com a configuração realizada nos parâmetros da requisição. Além disso, é possível definir se o rateio será feito por valor ou por percentual, porém, em ambas as situações, o valor total do rateio deve ser igual ao valor total da necessidade, ou o percentual total deve fechar em 100%.
Clique no botão Salvar para gravar o registro, e a tela de consulta das necessidades de compras será carregada.
O cadastro de necessidade possui ainda o botão Salvar/Novo, que efetua a gravação do registro e continua na tela de cadastro para inclusão de novas necessidades, sugerindo a mesma empresa e filial do registro anterior.
Toda nova necessidade de compras cadastrada manualmente inicia com a situação .

Listar necessidade de compras

A tela de Necessidade de compras permite visualizar as necessidades geradas manualmente ou automaticamente.

Através de filtros, é possível restringir a visualização das necessidades por empresa, filial, SKU, família, marca, fornecedor, depósito, número da análise de reposição, situação, tipo de compra, curva ABC, usuário solicitante ou de atendimento, data da solicitação inicial ou final, e data de atendimento inicial ou final.

Também é possível filtrar as necessidades comparando com as situações dos pedidos de compra. Quando a situação do pedido de compra for informada, apenas serão apresentadas as necessidades de compra que foram atendidas, ou seja, que possuem vínculo com a necessidade de compra.

Observações

Os campos de SKU, Família, Marca e Depósito têm dependência do campo Empresa;
Ao abrir a tela ou ao clicar no botão Limpar, todos os Tipos de compra são selecionados automaticamente.

Assumir ou atribuir necessidade de compras

Para facilitar a identificação das necessidades que estão sendo tratadas por outros usuários, cada registro pode ser assumido por um responsável, que será identificado na listagem das necessidades.

Essa ação pode ser feita no cadastro e na edição da necessidade de compras, definindo um Responsável para o registro, caso o usuário tenha permissão para realizar esta definição. Caso contrário, ao efetuar alguma ação na necessidade (confirmar, atender, cotar), ela automaticamente será assumida pelo usuário.

Editar necessidade de compras

É possível editar uma necessidade de compras, para isso:

Acesse a tela Gestão Empresarial | ERP > Suprimentos > Gestão de Compras > Necessidade de Compras > Necessidades;
Utilize os filtros para restringir as necessidades de compra disponíveis;
Selecione a necessidade de compra desejada e clique em Detalhar;
É apresentado um painel com os seguintes campos para alteração:
- Empresa
- Filial
- SKU
- Situação
- Complemento
- Observação
- Fornecedor (qualquer fornecedor pode ser selecionado, mesmo que não possua ligação com o SKU/filial)
- Depósito (são apresentados os depósitos vinculados ao SKU no domínio de estoques)
- Quantidade solicitada (quantidade originalmente informada na inclusão da necessidade)
- Quantidade compra (quantidade que será utilizada nas etapas posteriores)
- Preço unitário
- Tipo de frete
- Valor de frete
- Preço total (quantidade comprada * preço unitário)
- Data solicitação
- Data atendimento
- Disponível em estoque
- Usuário solicitação
- Usuário atendimento
- Responsável
- Endereço de entrega (este campo é apresentado de acordo com a parametrização da filial selecionada)
- Endereço de cobrança (este campo é apresentado de acordo com a parametrização da filial selecionada)
- Pedido de compra (caso existir)
- Anexo
- Rateio: ao editar uma necessidade de compra, se for alterada a quantidade ou o preço unitário, o preço total será atualizado automaticamente. Sendo assim, caso a necessidade possua rateio, o preço total dele também será atualizado. Além disso, existem duas opções para ratear o valor: por percentual ou por valor. Veja o comportamento do rateio em cada opção:

Observações

Caso exista uma tabela de preço de compra cadastrada para a empresa, filial, SKU e fornecedor da necessidade, ao alterar a Qtd. compra, o Preço unitário será sugerido, desde que o dia da inclusão esteja entre o período de uma vigência da tabela;
Apenas necessidades na situação podem ser editadas.

Alterar necessidades em lote

É possível alterar a mesma informação para várias necessidades de compra diferentes, como o fornecedor. Para isso siga os seguintes passos:

Acesse > Suprimentos > Gestão de Compras > Necessidade de Compras > Necessidades e utilize o filtro para encontrar as necessidades que precisam ser alteradas. Logo após, selecione-as, clique em Ações e escolha a opção ''Editar''.

Nesta tela é possível editar o Fornecedor, Depósito, Endereço de entrega, Endereço de cobrança e Responsável. Após as alterações, clique em Salvar.

Observação

Ao alterar o Fornecedor, caso já exista uma tabela de preço configurada, a opção “Atualizar o preço unitário com a tabela de compra do novo fornecedor ” estará disponível, entretanto ela não é obrigatória.

Cotar necessidade de compras

A cotação de uma necessidade de compras caracteriza a análise de preço de diferentes fornecedores, para um determinado produto ou serviço. Esse processo é feito por meio da integração com a Nimbi, desta forma, é preciso efetuar algumas configurações.

Para realizar o processo de cotação de compras como comprador, siga os passos abaixo:

Selecione uma ou mais necessidades de compra, clique em Ações, e em Cotar;

Observação

Apenas necessidades na situação e que possuam depósito informado podem ser cotadas.

Ao realizar a cotação, a situação da necessidade é alterada para ;
A cotação é criada como uma RFQ (Request for Quotation) na Nimbi.

Observação

Uma RFQ pode ser formada por várias necessidades de compra de uma mesma empresa e filial. Se forem selecionadas necessidades de filiais diferentes, serão geradas RFQs para cada conjunto de empresa e filial.

Para mais informações, consulte a documentação do processo de Cotação de compra.

Confirmar necessidade de compras

A confirmação da necessidade de compras indica que existe o desejo de realizar aquela compra, deixando ela pronta para ser atendida, seja manualmente ou via processo agendado.

É preciso selecionar o registro desejado, clicar no botão Ações, e depois, em Confirmar. Desta forma, a situação da necessidade de compra é alterada para .

Observações

Apenas necessidades na situação podem ser confirmadas;
As necessidades podem ser confirmadas em lote, ou seja, várias necessidades podem ser confirmadas simultaneamente.

Atender necessidade de compras

Ao atender uma necessidade de compras, é gerado um pedido de compra que é integrado no ERP (Gestão Empresarial | ERP).

O atendimento pode ser feito de forma manual ou via processo agendado. Nos dois casos, é preciso que a necessidade tenha Fornecedor, Preço e Depósito informados, caso contrário, não é possível realizar o atendimento.

Atendimento manual

Para atender uma necessidade de compra de forma manual, siga os passos abaixo:

Acesse a tela Gestão Empresarial | ERP > Suprimentos > Gestão de Compras > Necessidade de Compras > Necessidades;
Selecione uma ou mais necessidades, clique Ações, e depois, em Atender;

Observações

Todas as necessidades na situação ou podem ser atendidas;
As necessidades podem ser atendidas em lote, ou seja, várias necessidades podem ser atendidas simultaneamente, desde que possuam o mesmo Tipo de frete. Se no atendimento do agrupamento, uma das necessidades apresentar algum erro ou validação, todo o agrupamento retorna para a situação .

É importante destacar que a necessidade é por produto/serviço, diferente de uma ordem de compra que pode conter vários produtos/serviços. Por esse motivo, quando várias necessidades são selecionadas e atendidas, o sistema procura realizar um agrupamento por empresa, filial, fornecedor e depósito.

Exemplo

Empresa	Filial	Produto	Fornecedor	Depósito
1	Matriz	Cadeira	Cadeirote Ltda.	Dep. 01
1	Matriz	Mesa	Cadeirote Ltda.	Dep. 01
1	Matriz	Suporte para pernas	Cadeirote Ltda.	Dep. 01
1	Matriz	Aspirador	AspiraSim Ltda.	Dep. 01

Caso estas quatro necessidades sejam selecionadas para o atendimento, as seguintes ordens de compra serão geradas:

Empresa	Filial	Número da OC	Produto	Fornecedor	Depósito
1	Matriz	250	Cadeira	Cadeirote Ltda.	Dep. 01
1	Matriz	250	Mesa	Cadeirote Ltda.	Dep. 01
1	Matriz	250	Suporte para pernas	Cadeirote Ltda.	Dep. 01
1	Matriz	251	Aspirador	AspiraSim Ltda.	Dep. 01

Ao selecionar as necessidades e clicar em Atender, a situação é alterada para e ocorre a comunicação com o ERP (Gestão Empresarial | ERP), para geração dos ordem de compra;
Quando a ordem de compra é gerada, ela é integrada com a Senior X. Nesse momento, o sistema valida se a Ordem de Compra foi gerada a partir de uma necessidade, identifica qual foi a necessidade de compra e altera a situação dela para ;
O usuário que realizou a solicitação de atendimento recebe uma notificação da necessidade de compras atendida.

Atendimento agendado

Para que o processo automático seja realizado, configure a execução do serviço, conforme abaixo:

Acesse o menu Tecnologia > Customização > Agendamentos;
No domínio erp_sup localize o serviço nco_necessidadecompra;
Clique no botão Criar agendamento e preencha as informações solicitadas;
Na tela Dados do agendamento defina a Funcionalidade como atenderNecessidadeCompraAgendado e preencha o campo Entrada com os parâmetros do agendamento.

Quando o processo é executado, consulta todas as necessidades de compra que estão com a situação , e as necessidades com a situação que estão a mais de uma hora em execução. Isso garante que, mesmo que ocorra algum erro de ambiente, será realizada uma nova tentativa de atendimento.

O atendimento via processo agendado segue as mesmas premissas de agrupamento e fluxo do atendimento manual, ou seja, irá alterar a situação das necessidades confirmadas para e notificar o usuário quando a ordem de compra for integrada à Senior X.

Cancelar necessidade de compras

Caso não haja interesse em efetivar a necessidade de compras, ela pode ser cancelada por meio do botão Ações, opção Cancelar. Após o cancelamento, a situação final da necessidade será , e indica que não deve ser confirmada ou atendida.

Uma necessidade cancelada não pode ser revertida ou ter a situação retornada para , sendo necessário cadastrar uma nova necessidade.

As necessidades de compras que estão com a situação podem ser canceladas ou alteradas para pendentes, cancelando a cotação.

Importante

Ao cancelar uma necessidade em cotação ou cancelar o processo de cotação, a RFQ também deve ser cancelada ou excluída na Nimbi.

Erros e exceções

Sempre que ocorrer um erro ou validação nas operações referentes à necessidade de compra, essa informação será apresentada na tela de listagem de necessidades, ao lado do campo Situação.

Quando forem atendidas várias necessidades de compra, e em uma delas ocorrer algum erro na geração das ordens de compra, o erro será apresentado em todas as necessidades enviadas para atendimento, mesmo que o problema não seja daquela necessidade.

Enviar um trâmite

Um trâmite é uma forma de interação entre o solicitante e o comprador.

Acesse o menu Suprimentos > Gestão de Compras > Necessidade de Compras > Necessidades e clique em Detalhar no canto à direita da necessidade desejada. Após isso, clique em Trâmite. Ao selecionar esse botão, abrirá um tela contendo todos os trâmites daquele item e um campo para adicionar novas mensagens. Além disso, é possível utilizar o botão Responder para as mensagens não respondidas.

Importante

Os trâmites são vinculados ao Gestão Empresarial | ERP para atender ou cotar uma necessidade de compra e são associados à aba Observações da ordem de compra.

Cadastrar o formulário de abertura de necessidade

O formulário de necessidade contém perguntas sobre o produto que precisa ser comprado. Ao abrir uma necessidade, é obrigatório responder ao formulário. O objetivo é otimizar o processo de compra.

Como cadastrar o formulário?

Acesse Suprimentos > Gestão de Estoques > Requisição Eletrônica > Formulários;
Nesta tela, é possível cadastrar um formulário por família ou por SKU. Optando por família, todos os SKUS dela apresentarão o formulário cadastrado. Enquanto optando por SKU, será apresentado somente o que estiver em seu cadastro, mesmo a família tendo outros formulários;
Sendo assim, para cadastrar escolha o tipo de formulário, clique no botão Detalhar, adicione as informações necessárias e clique em Salvar;
Na mesma tela, além de cadastrar ou excluir um formulário, também é possível alterá-lo. Para isso, clique em Detalhar, selecione o formulário, clique em Alterar, faça as edições e, após isso, clique em Salvar.

Necessidade de compras

Configurações iniciais

O que você precisa fazer:

PORTAL DE DOCUMENTAÇÃO
senior X integrado ao ERP XT