Plano de contas

Plano de contas é um documento que categoriza as contas da organização. O conjunto de entradas e saídas são classificados e organizados para representar as movimentações financeiras, patrimoniais e econômicas da empresa, é uma informação essencial para funcionar o sistema contábil, e a contabilidade precisa saber qual é o plano que deve ser utilizado para aquela empresa.

No ERP tratamos os planos de contas Contábil, Centro de custos, Auxiliar, Financeiro e referencial SPED.

Nesse processo realizamos relacionamento do plano de contas com a empresa.

Cadastro do modelo de plano

Acesse Cadastros > Modelos de planos > Plano de contas.

Vale lembrar que é obrigatório o cadastro dos modelos de planos financeiro e centro de custo, caso o usuário não tenha o módulo de Controladoria. No contrário, o plano de contas contábil passa a ser obrigatório, sendo orientado o uso de um auxiliar, para fins das contas de clientes e fornecedores.

O cadastro do modelo de plano é dividido em Dados gerais, Máscaras e Contas.

Dados Gerais

• Em Dados gerais, informe o Código do modelo de plano e a Descrição do modelo de plano;
• Em seguida, defina o Tipo de plano dentre as opções Contábil, Financeiro, Centro de custos, Composição auxiliar ou Referencial SPED;
  • Para o tipo Financeiro e Centro de custos, é necessário relacionar um Modelo de plano contábil;
  • Já para o tipo Referencial SPED, deve-se informar o campo Código referencial, que diz respeito ao segmento do plano de contas que está relacionado.

Importante

Ao cadastrar um um modelo com o Tipo de plano como Referencial SPED, a opção Ordenação das contas estará disponível ao adicionar uma conta. Esse campo se dá especialmente para atender o demonstrativo da DRE, mediante a possibilidade de poder reordenar as contas não seguindo a ordenação do modelo de plano referencial.

Máscaras

• Nesse passo, cadastre as informações das Máscaras, onde já determinam as contas pais do modelo;
• Para o Tipo de plano Referencial SPED, elas devem ser cadastradas de acordo com o padrão determinado pelo Fisco;
• Ainda em Máscaras, é possível especializar o Tipo financeiro da conta, que permite qualificar a conta com uma tipologia (prestação de contas, investimentos, projeto...);
• Também é possível especializar o Tipo do centro de custo, que permite a segmentação conforme a sua estrutura os centros de custos, ou, quem consome de fato os recursos.

Contas

• Em Contas, é exibida toda a hierarquia das contas de acordo com as Máscaras e logo após o cadastramento destas, o sistema já cria as contas de primeiro nível;
• Nessa etapa é possível fazer a exportação do modelos, em Ações > Exportar, através de um arquivo .CSV que permite a visualização de todas as contas cadastradas;
• Para cadastrar uma nova conta, selecione a conta Sintética e clique em Adicionar conta;
• É listada as informações de nível, conta pai e a máscara;
• Após cadastrada, é possível alterar somente a Descrição, Abreviatura e Situação* da conta e não há possibilidade de exclusão.

* Inativação: após uma conta ser inativada, ela não pode mais ser ativada, seja qual for o modelo de plano.
No caso da conta possuir saldo, não é possível fazer a inativação. Nesse caso, deve-se fazer a transferência os valores para outra conta e então inativar. E no caso de conta contábil e centro de custo, uma vez a conta ou centro de custo inativada, o relacionamento com o modelo de plano referencial é desfeito, na tela de relacionamento entre modelos de planos.

Realizando estes processos, pode-se então importar as contas no modelo do CSV.

Importação do plano de contas

O cadastro dos planos de contas podem ser feitos a partir da importação de um arquivo .CSV (com o encoding obrigatório em UTF-8 (sem BOM)) na tela de modelo de plano, step de máscaras: Cadastros > Modelos de planos > Plano de contas > Editar modelo de plano > Step 2.

• A importação é feita por modelo e ocorre no cadastramento do plano de contas, na etapa das Máscaras, onde deve-se selecionar a opção Importar contas;
• Não é necessário informar o código do modelo e máscara, ela é buscada a partir da classificação da conta que está sendo enviada e o código do modelo será levado ao clicar no botão Importar;
• Ao clicar em Importar, não é necessário ter a máscara selecionada na tela. Quando o botão for pressionado, o sistema busca todas as máscaras para o modelo. Desta forma, no arquivo CSV pode-se levar contas para todas as máscaras;
• A importação não pode ser feita para um modelo vinculado à uma empresa ou para um processo de exportação que estiver acontecendo;
• O botão Excluir está ligado a cada máscara, sendo assim, só é permitida a exclusão de uma máscara por vez. Quando excluída uma máscara, são excluídas todas as contas vinculadas para aquela máscara, e só poderá ser excluído o modelo não estiver vinculado a nenhuma empresa;
• Ao final do processo de importação é exibida uma notificação (). Caso ocorra alguma falha no processo, o ERP gera um arquivo contendo os detalhes detalhes;
• Essa importação é exclusiva para inclusão e alteração, e deve ser feita antes dos modelos de planos serem vinculados a uma empresa. Após isso, a importação via CSV não estará mais ativa e as contas precisam serem cadastradas na tela.

Leiaute de importação

Clique no link abaixo e faça o download.

download
Plano auxiliar	Instrução de preenchimento Coluna Descrição Preenchimento Valores aceitos codigoconta Auxilia o usuário na identificação rápida das contas. Obrigatório Aceita até 9 dígitos. classificacao Auxilia na ordenação das contas, seguindo o padrão determinado na máscara. Obrigatório Pode receber o valor com pontos e sem pontos. Exemplo 1111 ou 1.11.1. descricao Nome da conta. Obrigatório Aceita letras e números com limite de 250 caracteres abreviatura Nome Reduzido. Obrigatório Aceita letras e números com limite de 20 caracteres definicaodegrupo Identifica qual o grupo das contas, sendo elas patrimoniais ou de resultado, bem como as naturezas. Obrigatório CONTA_AUXILIAR analiticasintetica Se a conta é agrupadora (sintética) ou recebe resultado (analítica). Obrigatório ANALITICA | SINTETICA natureza   Obrigatório DEVEDORA | CREDORA nivel Determinado pela máscara. Obrigatório
Plano centro de custo	Instrução de preenchimento Coluna Descrição Preenchimento Valores aceitos codigodocentrodecusto Auxilia o usuário na identificação rápida das contas. Obrigatório Aceita até 9 dígitos. classificacao Auxilia na ordenação das contas, seguindo o padrão determinado na máscara. Obrigatório Pode receber o valor com pontos e sem pontos. Exemplo 1111 ou 1.11.1.. descricao Nome da conta. Obrigatório Aceita letras e números com limite de 250 caracteres abreviatura Nome Reduzido. Obrigatório Aceita letras e números com limite de 20 caracteres analiticasintetica Se a conta é agrupadora (sintética) ou recebe resultado (analítica). Obrigatório Aceita valores somente maiúsculos e sem acento: ANALITICA ou SINTETICA natureza   Obrigatório Aceita valores somente maiúsculos:DEVEDORA, CREDORA ou AMBAS tipodocentrodecusto   Obrigatório OPERACIONAL_INDIRETO; OPERACIONAL_DIRETO; ADMINISTRATIVO; COMERCIAL; FINANCEIRO nivel Determinado pela máscara. Obrigatório
Plano contábil	Instrução de preenchimento Coluna Descrição Preenchimento Valores aceitos codigoconta Auxilia o usuário na identificação rápida das contas . Obrigatório Aceita até 9 dígitos. classificacao Auxilia na ordenação das contas, seguindo o padrão determinado na máscara. Obrigatório Pode receber o valor com pontos e sem pontos. Exemplo 1111 ou 1.11.1. descricao Nome da conta. Obrigatório Aceita letras e números com limite de 250 caracteres abreviatura Nome Reduzido. Obrigatório Aceita letras e números com limite de 20 caracteres. definicaodegrupo Identifica qual o grupo das contas, sendo elas patrimoniais ou de resultado, bem como as naturezas. Obrigatório ATIVO | PASSIVO | PATRIMONIO_LIQUIDO | CONTAS_RESULTADO | CONTAS_COMPENSACAO | OUTROS analiticasintetica Se a conta é agrupadora (sintética) ou recebe resultado (analítica). Obrigatório ANALITICA | SINTETICA natureza   Obrigatório DEVEDORA | CREDORA | AMBAS nivel Determinado pela máscara. Obrigatório   formaderateio   Obrigatório SEM_RATEIO | RATEIO_MANUAL exigecontaauxiliar   Obrigatório SIM | NAO aceitalancamentomanual Se permite a inclusão de lançamento manual . Obrigatório SIM | NAO
Plano financeiro	Instrução de preenchimento Coluna Descrição Preenchimento Valores aceitos codigoconta Auxilia o usuário na identificação rápida das contas. Obrigatório Aceita até 9 dígitos. classificacao Auxilia na ordenação das contas, seguindo o padrão determinado na máscara. Obrigatório Pode receber o valor com pontos e sem pontos. Exemplo 1111 ou 1.11.1. descricao Nome da conta. Obrigatório Aceita letras e números com limite de 250 caracteres. Observação: Não aceita caractere especial. abreviatura Nome Reduzido. Obrigatório Aceita letras e números com limite de 20 caracteres. Observação: Não aceita caractere especial. codigodotipofinanceiro   Obrigatório Preencher com números; Preencha com o código do tipo financeiro cadastrado em Modelos de Planos. analiticasintetica Se a conta é agrupadora (sintética) ou recebe resultado (analítica). Obrigatório Aceita valores somente maiúsculos e sem acento: ANALITICA ou SINTETICA. natureza   Obrigatório Aceita valores somente maiúsculos: DEVEDORA, CREDORA ou AMBAS. nivel Determinado pela máscara. Obrigatório   contacontabilvinculada Vinculação de uma conta contábil correspondente. Opcional

Situações do modelo de plano

Durante o processo de cadastro, o modelo apresenta alguns status de acordo com a situação do cadastro:

• Em digitação: indica que está tudo liberado e não há processos pendentes;
• Exportação em andamento: indica que foi iniciada a exportação de contas. Neste status, somente a opção de importar contas está bloqueada;
• Importação em andamento: indica que foi iniciada a importação do CSV. Neste status, os botões de navegação da tela são bloqueados e é liberada somente a navegação da tela;
• Vinculado à empresa: indica que o modelo esta vinculado à empresa. Nesse status, a tela de recebe vários bloqueios, como a exclusão da máscara e modelo, alteração de alguns campos das contas e importação do CSV.
• Vinculado: é apresentado apenas para modelo do tipo referencial SPED. Indica que ele está vinculado a um plano contábil.

Relacionamento entre os modelos

O relacionamento entre modelos de planos visa flexibilizar o processo de visualização e relacionamento entre as contas. Esta funcionalidade nos permite vincular um conta que está para um modelo de plano contábil, para um modelo de centro de custo ou plano referencial. Ele se faz necessário no processo de validação do modelo de plano do tipo contábil, na geração do SPED ECF e SPED ECD, onde o plano contábil da empresa deve ser relacionados a um modelo referencial.

1. Para criar um relacionamento, selecione um modelo de plano referencial e clique em Ações > Planos relacionados.

   Nesse relacionamento, o plano de centro de custo é obrigatório, e se da sempre como o contábil sendo a origem.

2. Depois de feito o vínculo, acesse Ações > Relacionamento, para realizar o relacionamento do plano de contas.

Relacionamento Plano de contas X Empresa

Após o cadastro dos modelos de plano, acesse o cadastro da empresa (Cadastros > Empresas) e clique em Editar para fazer o relacionamento:

Na especialização Contábeis informe:

• Modelo de plano de contas contábil;
• Modelo de plano de contas auxiliar.

Na especialização Rateio informe:

• Modelo de plano financeiro;
• Modelo de plano de centro de custos.

Para facilitar o controle dos relacionamento de cada um dos modelos, ao lado de cada campo é mostrado um status da situação da vinculação do modelo da empresa.

A partir desse momento que o modelo de plano é relacionado, esse campo é bloqueado, não permitindo mais a alteração.

Alteração de conta

Para uma alteração de conta em um modelo de plano já vinculado, quando é cadastrada uma nova conta, inativada ou alterada uma já existente, (podendo ser no plano de contas, financeiro, no plano de centro de custos ou no plano auxiliar) e o modelo de plano já estiver vinculado a uma ou mais empresas, o sistema inclui essa conta no relacionamento existentes, ou inclui a alteração na conta, nas empresas que utilizam o plano de contas que sofreu modificação.