GED/SIGN - Getting Started
Check-list de implantação
Este conteúdo é voltado para empresas, consultores de implantação e administradores de sistemas que estejam implantando o GED/SIGN. Visando fornecer as configurações necessárias do produto para a utilização dos usuários, abordaremos as configurações de permissões globais e locais dos usuários, taxonomia de documentos e habilitação do SIGN.
| Requisitos | Detalhes |
| Configuração de papéis e permissões na senior X Platform. |
Para realizar essas configurações o usuário deve possuir a permissão de administrador do sistema. Através do menu da plataforma em Tecnologia > Administração > Autorização > Gestão dos Papéis. Por padrão, o GED já possui dois papéis cadastrados: GED Administrador: Possui permissão em todos os recursos relacionados ao GED. GED Usuário: Pode visualizar documentos e pastas. Os papéis possuem por padrão algumas permissões já definidas, mas essas podem ser editadas. Observação Papéis padrões são disponibilizados apenas em tenants criados após outubro de 2021 Agora basta atribuir o papel a um usuário existente, em Tecnologia > Administração > Gestão dos usuários encontra-se os usuários já cadastrados na plataforma, localize os usuário para habilitar as permissões, pressione o botão "Ações" depois "Detalhes". Na opção Papéis é possível selecionar os papéis previamente configurados. Para saber mais sobre gestão de papéis e permissões , consulte as seguintes documentações: |
| Taxonomia de pastas. |
Para auxiliar o administrador que irá criar o ambiente do GED para os usuários finais, é importante definir uma boa organização das pastas, assim posteriormente atribuir as permissões locais de acordo com essas pastas e documentos. A seguir um exemplo de uma taxonomia para organização de pastas e documentos de uma empresa:
Pasta Root - Pasta inicial ao acessar o GED, ela é a pasta principal do usuário, o qual possui por padrão, permissão para criação de novas pastas, upload e manipulação de documentos. Ele também poderá atribuir permissões a outros usuário e papéis em suas pastas ou documentos, compartilhando seu conteúdo com demais usuários. Serão mostradas também todas as pastas/documentos de outros usuários em que o usuário possui permissão. Importante Para acessar a pasta Rodrigo, o usuário deve ter permissões atribuídas em todas as pastas da hierarquia, como, por exemplo, nas pastas Colaboradores e Gestão de Pessoas. |
| Permissões locais |
Com as permissões globais e taxonomia definidas, será necessário realizar a configuração das permissões locais para as pastas e documentos. Nas permissões locais, serão definidos os níveis de permissão para cada papel e usuário.
Para mais detalhes das permissões locais, consulte a documentação Permissões do GED. |
| SIGN - Habilitando assinatura eletrônica |
SIGN permite a assinatura eletrônica de documentos através do GED. Por padrão, ao criar o seu ambiente (tenant) na senior X Platform pela equipe de IT Services da senior, o SIGN já é habilitado, assim como o GED. Para validar o funcionamento do módulo, envie um documento para assinatura:
Para mais detalhes sobre esse processo, consulte a documentação sobre solicitação de assinaturas. Importante Para solicitar a assinatura ou o cancelamento da mesma, o usuário deve possuir permissão de download para o documento correspondente. |
GED é um dos produtos da senior X Platform que visa auxiliar na digitalização de documentos, a solução é voltada para empresas, pois com seu uso é possível controlar cada acesso a uma informação, além de possuir um fluxo de revisão até sua publicação, existe a possibilidade de uso conjunto com o BPM.
SIGN , módulo serveless de assinatura eletrônica desenvolvido e mantido pela Senior, o SIGN é utilizado para enviar documentos PDF armazenados no GED com o intuito de coletar assinaturas, gerando assim um fluxo de assinatura com pelo menos 2 partes envolvidas. Os assinantes serão notificados via -email sobre um documento pendente de assinatura. A utilização do SIGN está atrelada a funcionalidades do GED, assim não possuindo telas específicas, suas funcionalidades são acessadas através do próprio GED.
Pré-requisito
Após a conclusão das configurações pelo administrador do sistema através do check-list de implantação, o GED estará pronto para utilização dos usuários, vamos prosseguir para as etapas de utilização.
Primeiros passos
Acessando o GED e criando uma pasta
O usuário acessa o GED através do menu da senior X Platform > GED > Documentos, logo no canto direito da tela existe o botão Nova pasta.
Publicando um novo documento
No canto superior direito, clique em Upload, selecione um ou mais arquivos. Iniciando assim o processo de upload de arquivo, aguarde até que este processo seja concluído e então poderá verificar se o arquivo está sendo exibido na listagem.
Por padrão da solução todo arquivo carregado no GED entra com a situação Pendente, isso significa que o usuário precisa realizar ações neste documento.
Resolvendo pendências de um documento
Após o carregamento de um documento, é necessário definir algumas configurações para ele. Esse passo é importante para que o arquivo possa ser armazenado de forma controlada e organizada, obedecendo algumas regras definidas pela empresa. Somente depois de definir as configurações, o documento é realmente publicado no GED, habilitando então alguns recursos, inclusive o envio para assinatura eletrônica.
Enviando um documento para assinatura eletrônica
Após a publicação completa do documento, é possível iniciar o processo de assinatura através do SIGN.
- Clique com o botão direito do mouse sobre o documento;
- Selecione Coletar assinaturas;
- Selecione os assinantes, fornecendo as informações e configurações necessárias;
- Selecione o botão Enviar para assinatura;
- Para acompanhar o andamento das assinaturas, clique com o botão direito do mouse e selecione Acompanhar Assinaturas ou através do ícone do status de assinatura que fica ao lado do nome do documento.
Para mais informações sobre o GED, consulte a documentação completa.
Mais informações sobre o SIGN, consulte a documentação completa.
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