Bloqueio de terceiros

Para que um terceiro seja bloqueado no Gestão de Terceiros, é necessário que ele tenha sido aprovado anteriormente ao menos uma vez, que possua uma Pessoa Papel ativa e exista pelo menos um documento obrigatório, com alguma pendência, vinculado a ele. Essa pendência pode ser:

• documento obrigatório vencido;
• documento obrigatório não cadastrado;
• documento obrigatório cadastrado sem anexo;
• documento obrigatório com inconsistência. Ou seja, um documento com tipo de validade periódico que não tem data de emissão cadastrada, ou um documento com tipo de validade definido no documento mas que não possui data de validade cadastrada.

O bloqueio ocorre de forma automática apenas para contratos ativos e vigentes, e é realizado através da geração de uma suspensão para o papel do terceiro, vinculada ao documento que se encontra vencido.

Exemplo 1

Um terceiro foi cadastrado e aprovado e está trabalhando há 2 meses. O responsável pelo contrato estava olhando os seus documentos e percebeu que, em um dos documentos desse terceiro, o anexo estava incompleto.

Então o responsável excluiu o anexo e solicitou ao terceiro um novo anexo. Durante esse tempo, quando a rotina de bloqueio de terceiro for processada, ela vai encontrar que um documento obrigatório desse terceiro está cadastrado sem anexo, e vai realizar o bloqueio desse terceiro.

Exemplo 2

Um terceiro foi cadastrado e aprovado com a atividade exercida "Montador 1". Essa atividade exige a ASO com o tipo de validade definido no documento (no qual somente a data de validade é obrigatória, a data de emissão não).

Após um tempo, o responsável foi atualizar o vínculo desse terceiro, removendo a atividade exercida "Montador 1" e adicionando a atividade exercida "Montador 2". No entanto, essa nova atividade exercida agora exige a ASO com o tipo de validade por período de 1 ano, e para esse tipo de validade a data de emissão é obrigatória.

Então caso a data de emissão não tenha sido informada quando a atividade exercida "Montador 1" estava vigente para esse terceiro, quando a rotina de bloqueio de terceiros for processada, ela vai encontrar essa inconsistência e bloquear o terceiro.

Observação

Caso a atividade exercida seja alterada e os documentos obrigatórios sejam os mesmos que o terceiro já tinha cadastrado, não é necessário passar pelo processo de aprovação novamente - mesmo que haja divergência no tipo de validade exigido pela nova atividade. A necessidade de uma nova aprovação surgirá somente após o bloqueio, quando o terceiro precisar corrigir os dados do documento inconsistente para que a pendência seja resolvida.

Alterações nos status pela rotina de Bloqueio de terceiros

Durante a execução do processo agendado BlockThird, o sistema identifica todos os documentos com inconsistências (obrigatórios e opcionais) e altera o status desses documentos para Aguardando Ajustes. Além disso, o status de um vínculo só é alterado caso a pendência documental seja obrigatória e seja de algum documento desse vínculo.

Caso o terceiro possua qualquer vínculo direto ou indireto com um documento vencido (seja ele pertencente à empresa, ao contrato ou ao próprio terceiro), o sistema executará o bloqueio automaticamente após o processamento do BlockThird.

O BlockThird atua apenas no bloqueio do terceiro. Quando a pendência deixa de existir, por exemplo, devido à exclusão de uma exigência ou à alteração de seu status de obrigatória para opcional, a situação não é regularizada automaticamente: o titular permanece em Aguardando Ajustes e a suspensão do terceiro não é finalizada. Para concluir a regularização, é necessário enviar o titular para aprovação e aprovar a solicitação.

Importante:

O Gestão de Terceiros somente bloqueia e desbloqueia pessoas quando o bloqueio/desbloqueio parte desse próprio módulo. Pessoas bloqueadas na tela de Pessoas continuam bloqueadas ao passarem pela aprovação do Gestão de Terceiros.

Exemplos

• Pessoa bloqueada pelo Gestão de Terceiros, devido a documento vencido: ao ser aprovada, a pessoa é desbloqueada;
• Pessoa bloqueada pela tela de Pessoas: ao ser aprovada no Gestão de Terceiros, continua bloqueada.

O processo de aprovação somente valida se a pessoa está bloqueada no final dos procedimentos. Por isso, se a pessoa estiver bloqueada no fim do processo de aprovação, ela não será desbloqueada e os procedimentos deverão ser refeitos desde o início.

Pessoa bloqueada por outro sistema

Ao acessar o cadastro de um colaborador, o sistema pode exibir um aviso informando que a pessoa está bloqueada. Esse aviso é apresentado quando o bloqueio não foi gerado pelo módulo Gestão de Terceiros. Nesses casos, o desbloqueio não pode ser realizado por meio deste módulo.

Para verificar o motivo do bloqueio e avaliar a necessidade de liberação, acesse o cadastro da pessoa no Controle de Acesso (Cadastros Gerais > Pessoas) ou entre em contato com o administrador do sistema.

O aviso tem caráter informativo e foi incluído para facilitar a identificação de situações em que a pessoa está impedida de acesso por um motivo externo ao processo de aprovação do Gestão de Terceiros.

Motivos do bloqueio de documentos

Dependendo do motivo pelo qual um documento é bloqueado, o sistema gera diferentes mensagens para detalhar a situação:

• Data de emissão pendente: para casos em que um documento periódico está sem data de emissão;
• Data de validade pendente: para casos de documento sem data de validade preenchida, quando ela é obrigatória;
• Documento vencido: para casos de documento expirado;
• Documento obrigatório pendente: para casos de documento obrigatório ausente;
• Anexo pendente: para casos de documento obrigatório cadastrado sem anexo.

Essas mensagens valem para o bloqueio por documento do terceiro colaborador, bloqueio por documento do contrato e bloqueio por documento da empresa terceira.

Envio de documento em e-mail de aviso

Os documentos vencidos/pendentes serão listados em um e-mail de aviso, enviado ao responsável por contrato e ao administrador por contrato. A geração desses e-mails também ocorre automaticamente e apenas para contratos ativos.

Para um documento ser enviado via e-mail dessa forma, existem diversas condições:

• Se o documento for exigência de um contrato vigente com Status Ativo e estiver vencido, ele será enviado como documento vencido;
• Se o documento for exigência de um contrato vigente com Status Ativo e não estiver cadastrado, ele será enviado como documento pendente;
• Se o documento for exigência de um contrato vigente com Status Ativo e estiver cadastrado, mas sem arquivo anexo, ele será enviado como documento sem anexo.

Nos casos de documento vencido ou sem anexo, documentos opcionais também serão listados no e-mail.

Como ajustar documentos pendentes ou vencidos e desbloquear o terceiro

Para efetuar os ajustes necessários nos documentos exigidos:

1. No Senior X, acesse o menu Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Terceiros > Cadastros;
2. Abra a guia Colaboradores;
3. Localize o terceiro que possui a Etapa de Aprovação definida como Aguardando Ajustes. Para facilitar a localização dessa pessoa, o e-mail informa os dados de quem possui documentos para ajustar;
4. Clique no botão Editar próximo à pessoa em questão;
5. Localize os documentos que precisam ser ajustados. Para cada documento, clique no botão Editar próximo a ele;
   1. Se o documento estiver vencido, informe novamente os seus dados (Data de emissão e Data de validade) e anexe o arquivo necessário;
   2. Se o documento estiver pendente, cadastre-o informando as informações exigidas e anexe o arquivo necessário;
6. Após ajustar/fornecer todos os documentos, clique em Enviar para aprovação.

Pendência removida por exclusão ou alteração de exigência

Quando a exigência que originou a pendência é excluída ou alterada de obrigatória para opcional, não há documento a ser ajustado. Ainda assim, o titular permanece com a Etapa de Aprovação definida como Aguardando Ajustes e o terceiro permanece bloqueado.

Para concluir a regularização, é necessário reenviar o cadastro para aprovação e aprová-lo;

1. No Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Terceiros > Cadastros;
2. Localize o cadastro com a Etapa de Aprovação definida como Aguardando Ajustes (Empresa, Contrato ou Colaborador);
3. Acesse o cadastro e clique em Salvar. A etapa é alterada para Cadastro em andamento;
4. Se não houver outras pendências, o botão Enviar para aprovação será habilitado. Clique nele;
5. O revisor responsável deve aprovar a solicitação.

Após a aprovação, o titular passa para a etapa Aprovado e a suspensão do terceiro é finalizada. Quando a aprovação ocorre no cadastro da empresa terceira ou do contrato, as suspensões dos colaboradores associadas a essas pendências também são finalizadas, desde que não existam pendências próprias do colaborador.