Gestão de envelopes

Centraliza todas as assinaturas em um só local. Signatários de vários processos de assinatura podem acessar todos os links de documentos enviados pelo SIGN no mesmo ambiente. Além disso, é possível acompanhar os processos de assinatura nos quais a pessoa é Signatária. Para mais informações acerca dessa funcionalidade, acesse a documentação Caixa de Entrada.

A função de criar um novo envelope pode ser acessada através do botão Novo Envelope, localizado no topo esquerdo da página. A criação de um novo envelope é constituída por quatro passos:

Configurações
Na tela de configurações, o usuário irá informar dados básicos sobre o seu envelope, sendo título – campo obrigatório, geolocalização, instruções para assinatura e permissões.

Seleção de documentos
A tela de seleção de documentos permite que um ou mais documentos sejam adicionados ao envelope para assinatura. O menu de seleção pode ser acessado através do ícone de adicionar, sendo possível selecionar mais de um documento por vez. Também é possível alterar o diretório de arquivos desejado.

É possível mostrar todos os arquivos da pasta e suas subpastas ao ativar a opção Incluir Subpasta. Esta opção não está disponível para a pasta raiz.

Salvar Rascunho

Caso deseje finalizar o envelope posteriormente, é possível salvá-lo como rascunho. Para isso, basta clicar em Salvar rascunho.

Ordenar envelopes

Utilizando a versão 2 (Através de API), é possível ordenar os documentos para assinatura. Para utilizar a V2, é necessário incluir no Header da requisição a seguinte linha: application/json;seniorx.version=2.

Após incluir a linha no header, preencha o campo "envelopePosition" com o número desejado para a posição do envelope na ordem de assinatura. Por exemplo, se deseja que o envelope seja o primeiro a ser assinado, atribua o valor 1 ao campo "envelopePosition".

Seleção de signatários
A seleção de signatários apresenta as abas Usuários internos, Usuários externos e Configuração.

• Usuários internos: Exibe uma lista de usuários internos do sistema para seleção;
• Usuários externos: Apresenta um formulário para incluir usuários externos na lista de signatários de um envelope;
• Configuração: Habilita ou desabilita o fluxo de assinaturas, além da possibilidade de selecionar a ação padrão do signatário no fluxo;
• Cargo/função do Signatário: Habilita a possibilidade de informar um Cargo/Função para usuários externos manualmente;
• Fluxo de assinaturas: Com o fluxo de assinaturas habilitado é permitido selecionar a sequência em que os signatários realizarão a assinatura do envelope, essa sequência será determinada na lista de signatários com a edição do valor de ordem para cada signatário;
• Grupos: Possibilita adicionar usuários em grupos, criados previamente emGrupos de Assinatura.

Na seleção de assinantes está também o botão de Assinatura com Certificado Digital. Esse botão apresenta 3 opções, desabilitado, opcional e obrigatório.

• Desabilitado: Fluxo normal, seguindo com assinatura eletrônica;
• Opcional: Usuário terá a opção de assinar eletrônica ou digitalmente;
• Obrigatório: A assinatura será realizada apenas de forma digital, necessitando respeitar o fluxo completo de assinatura digital.

Ações de usuário

Receber em cópia
Essa opção quando ativada, torna possível a adição de um usuário em um envelope sem a partipação nas assinaturas, ao fim do processo esse usuário receberá um e-mail com o envelope assinado.

Assinatura Obrigatória
O signatário necessariamente deve assinar o envelope para encerrar o processo, na configuração do envelope deve ser informada uma ordem sequencial, é possível conter valores repetidos.

Exemplos válidos.

1. 1, 2 e 3: Os signatários recebem as solicitações de assinatura em sequência;
2. 1, 1 e 1: Cada signatário recebe a solitação de assinatura ao mesmo tempo.

Os usuários devem ser selecionados e removidos individualmente.

Receber em cópia - Antes de Assinar

Quando designado, o usuário receberá um e-mail que inclui a solicitação em cópia e outro após a conclusão da assinatura.

Dessa forma, será possível acompanhar todo o processo de assinatura como espectador, porém, essa ação não permitirá assinar o documento.

Funcionalidade com o propósito de aprimorar a organização da fila de documentos. Agora é possível reorganizar a ordem dos documentos independentemente da ordem em que foram carregados, influenciando assim a ordem de exibição durante o processo de assinatura.

Na tela de seleção de documentos, você pode organizar a ordem dos documentos simplesmente arrastando e soltando-os na posição desejada. Essa ordem será automaticamente salva e exibida no momento da assinatura.

Durante a configuração de um envelope, essa opção está disponível.

Ao ativar essa opção, será necessário visualizar o documento antes de assinar ou recusar. Durante a visualização, ambos os botões (Assinar e Recusar) estarão indisponíveis até a conclusão do processo.

O check-box de confirmação de leitura é atualizado automaticamente quando o usuário rolar o documento até o final.

Após a marcação do CheckBox, os botões de assinatura e recusa são habilitados.

Para navegar pelos documentos, basta clicar em Voltar para lista.

Alguns documentos, como contratos, necessitam de uma identificação mais detalhada no momento da assinatura, especialmente quando há vários assinantes simultâneos. Esses assinantes podem ser previamente identificados como PARTE, VALIDADOR ou TESTEMUNHA, o que facilita a configuração dos signatários dentro do processo de assinatura, organizando-os de acordo com sua relação e responsabilidade.

No botão Ação do signatário, escolha a função daquele assinante, que pode ser: Assinar, Assinar pioneiramente, Assinar como representante legal, Assinar como testemunha, Assinar como validador, Receber em cópia ou Receber em cópia - Antes de assinar.

Abaixo um exemplo de cada tipo de assinatura:

Ação do Signatário	Definição	Função	Implicação Jurídica
Assinar ou Assinar como Parte	Pessoa ou representante legal da empresa que receberá o documento e o assinará, concordando com os termos e obrigações contidos nele.	Demonstrar a aceitação dos termos e condições estabelecidos no documento, comprometendo-se a cumpri-los.	A pessoa ou entidade que assina o contrato está legalmente obrigada a cumprir os termos e condições estabelecidos no documento, podendo ser responsabilizada pelo seu cumprimento.
Assinar como Testemunha	Pessoa ou representante legal da empresa que assinou o documento, atestando que as partes diretamente interessadas assinaram e concordaram com os termos.	Fornecer uma camada adicional de segurança, atestando que as partes assinaram o documento de forma voluntária e cientes de seus compromissos.	A testemunha confirma a autenticidade das assinaturas no contrato, sem assumir obrigações ou direitos em relação ao conteúdo do documento. Em caso de disputa, a testemunha pode ser chamada para atestar a veracidade das assinaturas.
Assinar como Validador	Pessoa ou representante legal da empresa que assina o documento como forma de certificar a autenticidade das demais assinaturas contidas nele.	Confirmar que o documento é autêntico e que a assinatura de uma parte foi realizada conforme requerido.	O validador não assume compromissos com os termos do documento, mas sua assinatura oferece uma garantia adicional de autenticidade e conformidade. Ele confirma a autenticidade do documento sem se envolver nos seus termos.
Receber em Cópia	Pessoa ou representante legal da empresa que irá acompanhar o processo de formalização legal do documento, sem necessariamente assinar o mesmo. Ela receberá o documento assinado por todas as partes via e-mail após a conclusão do processo.	Receber uma cópia do documento por e-mail após todas as assinaturas terem sido realizadas pelas partes.	N/A
Receber em Cópia (Antes de Assinar)	Pessoa ou representante legal da empresa que não realiza a assinatura no documento, mas consegue visualizar o histórico e acompanhar se há partes que ainda não assinaram. Neste caso, a cópia do documento não é enviada para ela apenas ao final do processo.	Acompanhar o processo de assinatura e exigir que as partes interessadas assinem o documento, caso necessário.	N/A

Perguntas Frequentes (FAQ)

O Processo será feito com detalhamento necessário, sendo exibido no resumo o papel do signatário naquele processo, status da assinatura, histórico das ações e demais etapas.

Garantindo assim um processo claro e coeso, com as informações organizadas para todos os tipos de processos de assinatura.

Documentos que apresentarem o status Falha ao carregar documento para assinatura indicam que houve uma interrupção no processo de envio do documento para assinatura. Nesse caso, o usuário pode tentar novamente enviando a assinatura em uma nova tentativa.

Quando o status do documento estiver pendente, com a observação Aguardando envio dos documentos para o envelope, será necessário aguardar pelo menos 1 hora antes de realizar uma nova tentativa de envio.

Dentro da funcionalidade de gestão de envelopes, é possível facilmente gerar um link de assinatura para envelopes em processo. Esta opção está disponível através da aba Ações, onde você encontrará a função Gerar link de assinatura.

Ao clicar neste botão, um link de assinatura será gerado instantaneamente e automaticamente copiado para a área de transferência. Com este link, o usuário pode ser direcionado diretamente para a assinatura do documento em questão.

O acesso ao módulo pode ser feito através do caminho: XPlatform > SIGN > Envelopes em lote.

• Nome envelope em lote*: Nome para o lote criado;
• Mecanismo de envelope em lote*: Plugin utilizado para realizar a função;
• Mecanismo de atribuição dos signatários*: Necessário criar plugins para vincular o título do PDF com usuários da plataforma.

A criação dos lotes é realizada exclusivamente por meio de plugins e mecanismos de atribuição, não sendo possível utilizá-la de outra forma. Para iniciar o processo, selecione uma pasta por meio do plugin, e os envelopes serão enviados com base no nome dessa pasta.

Atualmente, nosso mecanismo de envio em lote de envelopes é baseado no nome do arquivo. Nesse sentido, o mecanismo de atribuição extrai o username do título do arquivo, seguindo o padrão especificado, e busca as informações correspondentes no serviço de usuários da plataforma, incluindo o endereço de e-mail do destinatário para o envio das notificações.

A seleção dos documentos é feita através da pasta definida, enquanto a seleção dos assinantes é feita pelo mecanismo de atribuição.

É importante ressaltar que não é possível agendar o envio em lote de envelopes. Os envelopes serão criados somente com os documentos presentes na pasta no momento da criação do lote. Essa limitação também se aplica a novas versões, já que não há atualização automática posterior.

Além disso, é possível encontrar uma tela para reenviar o plugin, caso ocorra alguma falha, assim como uma tela dedicada ao reenvio dos documentos, em caso de eventual falha.

Tela onde é possível reenviar o plugin, caso ocorra alguma falha.

Tela onde é possível reenviar os documentos, caso ocorra alguma falha.

Disponível em Gestão de envelopes, botão Ações > Editar.

É possível editar somente envelopes em processo. As ações disponíveis para edição incluem a adição de novos documentos, exclusão de documentos não assinados, adição de assinantes e remoção de assinantes.

As condições padrão do envelope permanecem inalteradas, sendo necessário pelo menos 1 assinante e 1 documento. Ao adicionar um novo assinante, o processo de assinatura será iniciado normalmente.

Também é possível adicionar ou remover permissões de envelopes em andamento.

Permissões adicionadas e removidas em envelopes em andamento seguem as mesmas diretrizes das permissões no momento de criação de um envelope.

Esta funcionalidade foi desenvolvida para otimizar o processo de criação de envelopes, permitindo a criação de diversos templates de forma eficiente.

Disponível através do menu, SIGN > Template de envelope.

Ao acessar através do menu, você será direcionado à tela de template de envelope.

Nessa tela, serão apresentados os templates previamente criados, juntamente com o botão para a criação de um novo template.

Criando um template

Ao criar um template, alguns campos são obrigatórios, sendo eles:

• Nome do Template: Nome que será exibido na lista de templates;
• Nome do Envelope: Nome atribuído ao envelope;
• Expiração do Envelope: Número de dias restantes para a expiração do envelope.

Alguns campos são opcionais, incluindo:

Recorrência de notificação (dias): Quantidade de dias para o envio de notificações recorrentes (de n em n dias, conforme indicado no campo) aos signatários que realizam as ações "Assinar", "Assinar como representante legal", "Assinar como testemunha" ou "Assinar como validador", ou seja, as ações para as quais a assinatura é obrigatória e o status da assinatura está como "Pendente". Segue abaixo exemplos dos valores do campo e o comportamento no envio das recorrências das notificações.:

• 0 (zero) dias: Nenhuma notificação será enviada.
• 1 (um) dia: Notificações serão enviadas diariamente até que o envelope seja finalizado, cancelado ou expirado.
• 2 (dois) dias: Notificações serão enviadas a cada dois dias, alternando dias, até que o envelope seja finalizado, cancelado ou expirado.
• 7 (sete) dias: Notificações serão enviadas semanalmente, uma vez por semana, até que o envelope seja finalizado, cancelado ou expirado.
• 15 (quinze) dias: Notificações serão enviadas quinzenalmente, duas vezes por mês, até que o envelope seja finalizado, cancelado ou expirado.

Instruções:Instruções destinadas ao assinante;

• Check-box no layout de criação:
  • Template padrão (obrigatório): Define o template como padrão;
  • Notificar autor (opcional): Notifica o autor do envelope a cada etapa do processo;
  • Geolocalização: Desabilitado, Habilitado ou Obrigatório.

Combinação de informações em campos

Os campos Expiração do Envelope (dias) e Recorrência de Notificações (dias) determinam o envio de notificações automáticas aos signatários pendentes. Esses campos funcionam de forma integrada da seguinte maneira:

• Expiração do Envelope (dias): indica o prazo total, em dias, até que o envelope expire.
• Recorrência de Notificações (dias): define a frequência com que serão enviadas notificações recorrentes, de acordo com o número de dias configurado.

Exemplos práticos de funcionamento:

Expiração do Envelope (Dias)	Recorrência de Notificação (dias)	Quantidade máxima de notificações	Observação
91	0	0	Nenhuma notificação será enviada.
91	1	91	Notificações enviadas diariamente até que todas as assinaturas pendentes sejam concluídas.
91	30	3	Uma notificação será enviada a cada 30 dias enquanto houver assinaturas pendentes
30	29	1	Uma única notificação será enviada aos signatários pendentes um dia antes do encerramento do envelope, caso ainda haja assinaturas pendentes até essa data.

Para utilizar um template

Dentro da configuração do envelope, clique no ícone de engrenagem > Abrir os templates.

Será exibida uma lista de templates. Escolha o desejado e clique em Adicionar.

Caso exista um template padrão, ele será automaticamente carregado quando o usuário clicar em Novo Envelope.

Para utilizar um template

Dentro da configuração do envelope, clique no ícone de engrenagem > Abrir os templates.

Será exibida uma lista de templates. Escolha o desejado e clique em Adicionar.

Caso exista um template padrão, ele será automaticamente carregado quando o usuário clicar em Novo Envelope.

No fluxo de assinaturas do Sign, os usuários têm a opção de recusar a assinatura de um documento, fornecendo um motivo. Após a recusa, o fluxo de assinatura continua normalmente, sem afetar os demais assinantes.

A opção de recusa está sempre disponível e pode ser usada em conjunto com outras opções, como a assinatura pioneira e demais opções disponíveis.

Ao finalizar o processo de assinatura, no resumo dos documentos, serão exibidas as assinaturas recusadas juntamente com os respectivos motivos, ao lado dos assinantes.

• Para assinar pelo navegador externo, siga os passos abaixo:
• Acesse a tela de gestão de envelopes pelo caminho XPlatform > SIGN > Gestão de envelopes;
• Crie um novo envelope e envie para assinatura;
• Abra o e-mail no qual o envelope foi enviado;
• Clique no botão Visualizar Documentos ou no link indicado. Pode ser exibida a seguinte opção.

Se a opção desejada não for exibida, você pode seguir os passos abaixo:

• Copie o link fornecido;
• Abra seu navegador e cole o link para acessar diretamente.

Ao acessar o documento para assinatura, um token será enviado para o mesmo e-mail. Siga estes passos:

• Intercale entre o aplicativo de e-mail (Gmail, Outlook, etc.), copie o token recebido;
• Volte ao navegador, cole o token copiado e conclua a assinatura do envelope.

Se a abertura do link de assinatura estiver ocorrendo dentro do Gmail, é possível ajustar para ocorrer externamente. Vá em configurações, depois configurações gerais e desmarque a check-box correspondente.

Se esta opção não estiver disponível em sua versão de Android (anterior à versão 13) ou no aplicativo do Gmail, é provável que já esteja configurado para abrir links no navegador externo.

Ao selecionar essa opção, o envelope será finalizado com apenas uma assinatura, desde que possua no mínimo 2 signatários.

Sendo assim, todo envelope enviado com a opção de Assinatura Pioneira ativada, independente do número de signatários, será concluído automaticamente após a primeira assinatura.

É possível configurar um fluxo de assinaturas, utilizando em conjunto as opções de Assinatura Obrigatória, Assinatura Pioneira e Receber em Cópia.

Permite o envio de notificações via WhatsApp utilizando o plugin WhatsApp Meta no processo de assinatura de documentos.

Pré-requisitos

• Conta de desenvolvedor na Meta.
• Cadastro de um aplicativo na plataforma da Meta.
• Token de acesso gerado pela Meta.
• Código de identificação da conta business.
• Identificador do número de telefone configurado na Meta.

Configuração

Cadastro de Aplicativo na Meta

Para realizar o cadastro necessário do aplicativo e obter os dados de acesso, consulte a documentação oficial da Meta disponível no site da Meta.

Inserir os assinantes

Ao selecionar os assinantes, faça uma das seguintes opções:

• Usuário externo: Insira o número de celular do assinante.
• Usuário interno: Selecione um usuário com telefone previamente cadastrado no sistema.

Selecionar a notificação via WhatsApp

Durante a etapa de configuração de notificações, escolha o plugin Enviar WhatsApp (Meta).

Caso o plugin não tenha sido configurado anteriormente, uma tela de configuração será exibida.

Configurar o Plugin WhatsApp Meta

Se esta é a primeira vez utilizando o plugin, siga as instruções de configuração:

• Insira o Token de acesso fornecido pela Meta.
• Insira o Código de identificação da conta business.
• Insira o Identificador do número de telefone vinculado à conta.

Após a configuração, o processo de assinatura será enviado e as notificações via WhatsApp serão enviadas conforme a configuração realizada, garantindo a comunicação eficiente com os assinantes.

Dentro do SIGN, você encontrará o Editor de PDF, uma funcionalidade que permite personalizar seus documentos de maneira prática, integrada à XPlatform.

Para utilizá-lo, basta acessar a seleção de documentos nos envelopes, adicionar o documento desejado e clicar no botão Preencher/Editar Documentos. A interface do editor será aberta, exibindo seis campos padrões que podem ser incluídos: Texto, Seleção, Parágrafo, Lista, Data, Hora, Imagem e Rubrica.

Ao adicionar esses campos aos documentos, o processo de criação do envelope seguirá o padrão estabelecido. Quando o usuário assinante receber o link para a assinatura, ao abrir o documento, encontrará os campos previamente adicionados no Editor.

Também é possível definir um valor padrão para o campo, eliminando a necessidade de preenchimento pelo assinante.

É possível associar um ou vários usuários a um campo do editor de PDF, permitindo ou proibindo que outros assinantes visualizem o componente.

Após a conclusão do processo, o documento será exibido com os campos personalizados.

Para otimizar o processo, você pode criar um modelo usando campos personalizados. Basta adicionar os campos desejados e clicar em Criar template.

Defina um nome para o modelo e salve-o. Após essa etapa, os campos pré-definidos serão exibidos exatamente na mesma posição em que foram inseridos durante a criação do modelo.

Os modelos criados estarão disponíveis para seleção ao lado no momento em que o documento for criado.

Na tela final, será apresentado um resumo contendo todas as informações do envelope, assim como uma lista dos documentos e signatários selecionados.

Ao selecionar um envelope e clicar na opção Ações é possível enviar para assinatura: após realizar o envio do envelope, é possível cancelar o envelope ou acompanhar a evolução das assinaturas.

Em casos onde a assinatura do envelope não é concluída dentro de um prazo estipulado, a assinatura desse envelope expira. No momento da criação de um envelope é possível configurar uma data de expiração, esse prazo pode ser configurado para até 240 dias.

Para utilizar a função basta configurar a quantidade de dias no campo Expiração do envelope ao criar um novo envelope no menu Xplatform > SIGN > Gestão de Envelopes.

Pensando em envelopes enviados para assinatura e que ainda não retornaram, é possível notificar os usuários das pendências. As notificações são responsáveis por relembrar ao usuário que ele precisa realizar a assinatura do envelope, é possível configurá-las em até 119 dias (lembre-se que o prazo para a notificação deverá ser sempre menor que a de expiração do envelope). Assim então o usuário responsável por realizar a assinatura receberá a notificação com o lembrete.

A funcionalidade de Histórico de assinaturas oferece aos usuários uma visão cronológica das atividades relacionadas aos envelopes. Esses eventos podem ser encontrados na guia Em processo ou Finalizado dos envelopes, e estão acessíveis através do botão Ações na opção Histórico. O histórico é apresentado do evento mais antigo para o mais recente.

Eventos exibidos no histórico

• Criação do Envelope: Este evento marca a criação inicial do envelope.
• Notificação por E-mail: Indica o envio de notificações por e-mail relacionadas ao envelope.
• Aguardando Assinatura: Sinaliza o status de espera pela assinatura do envelope.
• Documento Visualizado: Registra quando o documento foi visualizado.
• Assinatura realizada: Registra quando o documento foi assinado.
• Envelope concluído: Indica que o envelope foi finalizado.

No momento da assinatura, o histórico de eventos é disponibilizado na lateral direita. Os usuários têm a flexibilidade de alternar entre a visualização do histórico e os detalhes do documento, conforme necessário. Isso permite uma análise detalhada do progresso do envelope e ações relacionadas.

Dentro do botão de ações está a opção Alterar data de expiração para envelopes expirados. Alterando a data, o envelope volta a ficar em processo. Os dias até a expiração são contados desde a criação do envelope, mesmo que seja alterado após ter expirado. A data de referência para a expiração é sempre a inicial. No momento da criação, o prazo máximo para expiração é de 120 dias. Para envelopes expirados, o prazo máximo é de 240 dias.

Exemplo
Um usuário criou um envelope em 07/02/2024 com prazo de expiração de 120 dias (data de expiração calculada para 06/06/2024). Se o usuário editar a data de expiração no dia 10/06/2024, a nova quantidade de dias deve ser maior que 124 dias. Caso contrário, o prazo de expiração será considerado inválido.

Caso existam envelopes expirados ou cancelados em Ações, está disponível a opção de duplicar o envelope. Ao duplicar, um novo envelope será criado com as mesmas configurações na aba Rascunho.

Se os documentos ainda estiverem disponíveis dentro do GED, também é possível duplicá-los, bastando marcar a caixa de seleção correspondente.