Nova Gestão de Envelopes

Sumário

1. Conceito

O módulo da nova Gestão de Envelopes permite criar, acompanhar e gerenciar envelopes digitais, centralizando todas as etapas do processo de assinatura eletrônica.

2. Pré-Requisitos

Feature toggles:

• platform/sign/new_envelope_management — habilita Nova Gestão de Envelopes.
• flow/contact/new_contact_service — habilita o novo serviço de contatos utilizado na associação de signatários.

3. Menu de Acesso

Caminho para acessar a nova Gestão de Envelopes:

1. Senior Flow
2. SIGN
3. Gestão de Envelopes
4. Acessar nova Gestão de Envelopes

4. Criar Envelope

A criação de um envelope é o ponto de partida para o processo de assinatura no SIGN. Para iniciar, clique em Novo Envelope. Dentro dele, você poderá reunir os documentos, definir os signatários, ajustar as configurações e, se necessário, conceder permissões adicionais a outros usuários.

Para as jurisdições disponíveis, aplicam-se os seguintes critérios:

Brasil

• Tipos de Assinatura: Token, Biometria Facial (quando habilitado), Certificado Digital, Certificado Digital Opcional e assinaturas com rúbricas manuscritas.
• Canais de Notificação: SeniorX, E-mail, SMS e WhatsApp.
• Termo de Consentimento: Termo da Jurisdição Brasil
• Idioma Padrão: Português

Colômbia

• Tipos de Assinatura: Token, Biometria Facial (quando habilitado) e assinaturas com rúbricas manuscritas.
• Canais de Notificação: SeniorX e E-mail.
• Termo de Consentimento: Termo da Jurisdição Colômbia
• Idioma Padrão: Espanhol

4.1 Adicionar Documentos

Selecione Anexar arquivos para incluir um ou mais documentos do GED. Você pode escolher arquivos de diferentes pastas e marcar a opção Incluir subpastas (exceto na pasta raiz). Somente arquivos no formato .pdf são aceitos.

Após o envio, os documentos são exibidos em uma lista com indicadores visuais que mostram o status do envio (sucesso ou erro). É possível reorganizar a ordem, alterar a sequência ou remover um documento adicionado por engano.

4.2 Definir Signatários

Após anexar os documentos, a seção Signatários é aberta automaticamente. Nela, você define quem irá assinar o envelope e como será feita a inclusão.

Há três formas de adicionar signatários:

• Signatários da agenda: seleciona contatos já cadastrados no tenant.
• Signatários grupo: adiciona automaticamente todos os contatos de um ou mais grupos ativos.
• Signatários - cadastro: permite incluir novos signatários, que sempre serão salvos na Agenda de Contatos para uso futuro. Os campos Nome completo, CPF e Data de nascimento são obrigatórios. Já os campos Telefone, E-mail e Login são opcionais, porém ao menos um deles deve ser informado. Quando houver dados previamente cadastrados, o sistema completará as informações automaticamente e solicitará confirmação caso alguma delas seja alterada. Como todo novo cadastro passa a ser registrado diretamente na agenda, a auditoria mantém o histórico de inclusão e modificações realizadas pelo usuário.

Após incluir o signatário, defina as ações específicas para ele:

Ordem de assinatura

Define a sequência em que cada signatário participa do processo. Para alterar essa ordem, o botão Fluxo de Assinatura deve estar habilitado. A numeração da coluna Ordem indica a posição de cada participante no fluxo. Essa ordenação vale apenas para quem faz parte do fluxo de assinatura sequencial. Alguns tipos de participação não influenciam o fluxo, e por isso, não podem ser ordenados.

Quem pode ser ordenado

A ordenação fica disponível apenas para signatários que executam uma ação de assinatura dentro do fluxo, por exemplo:

• Assinar
• Assinar como representante legal
• Assinar como testemunha
• Assinar como validador
• Assinar pioneiramente (desde que haja dois ou mais signatários com esse tipo de ação no processo)

Esses participantes podem ter sua posição no fluxo reorganizada livremente, desde que o Fluxo de Assinatura esteja habilitado no envelope.

Quem não entra na ordenação

Os seguintes tipos de ação não participam da sequência de assinatura, e, portanto, não podem ter sua posição ordenada:

• Receber em cópia
• Receber em cópia antes de assinar

Para esses casos, o campo de ordenação aparecerá desabilitado, indicando que o usuário não poderá alterar sua posição.

Comportamento do Sistema

Quando o Fluxo de Assinatura estiver habilitado:

• Signatários que fazem parte da cadeia de assinatura terão o campo de ordenação habilitado.
• Signatários com ações que não influenciam o fluxo terão o campo de ordenação desabilitado.
• A ordenação afeta exclusivamente a sequência de assinaturas, não alterando notificações, permissões ou demais ações atribuídas ao signatário.

Ação do processo

Indica o tipo de ação atribuída ao signatário. As opções são:

• Assinar: assinatura padrão que indica concordância com o conteúdo do documento.
• Assinar como representante legal: permite assinar em nome de uma empresa ou entidade, quando o signatário possui poderes de representação.
• Assinar como testemunha: confirma que o signatário presenciou a assinatura das partes, reforçando a segurança jurídica.
• Assinar como validador: possibilita revisar e validar as informações antes da assinatura das partes principais.
• Assinar pioneiramente: o envelope será finalizado após a primeira assinatura, desde que existam pelo menos dois signatários. Ou seja, quando a ação Assinar Pioneiramente estiver ativada, o envelope será automaticamente concluído assim que o primeiro participante assinar.
• Receber em cópia: recebe o documento somente após a conclusão de todas as assinaturas.
• Receber em cópia – antes de assinar: recebe o documento para consulta antes do início do fluxo de assinatura.

Autenticação

• Token: o signatário recebe o link de assinatura por e-mail e utiliza um código enviado para validar sua identidade.
• Plataforma: a assinatura é realizada diretamente pela plataforma SeniorX, onde uma pendência é exibida até a conclusão da assinatura.
• Certificado Digital: utiliza um certificado digital válido (como e-CPF ou e-CNPJ) para autenticar e assinar o documento. É necessário que o certificado esteja previamente instalado ou acessível no dispositivo utilizado pelo signatário. Atualmente, o SIGN oferece suporte exclusivamente a certificados do tipo A1, que são arquivos digitais armazenados no computador ou em repositórios eletrônicos seguros.
• Reconhecimento Facial: autenticação por biometria facial, com captura de imagem no momento da assinatura. Essa opção somente será habilitada quando:
  • O signatário possuir foto cadastrada na Agenda de Contatos.
  • O tenant tiver a funcionalidade de Reconhecimento Facial ativa.
  • O signatário tiver Login cadastrado.

Notificação

Define por onde o signatário receberá avisos e lembretes sobre o envelope. As opções são:

• E-mail: notificações e links de assinatura enviados diretamente para o e-mail.
• SeniorX: o signatário recebe uma pendência diretamente na plataforma SeniorX.
• WhatsApp: envio de notificações via WhatsApp, desde que o telefone esteja válido e o tenant tenha o serviço configurado.
• SMS: envio de mensagens de texto, desde que o telefone esteja válido e o tenant tenha o serviço configurado.

Grupo

Exibe o grupo de origem do signatário, quando aplicável.

Excluir

Remove o signatário caso tenha sido adicionado incorretamente.

4.3 Configurações

Após definir os signatários, acesse a aba Configurações para revisar ou personalizar os parâmetros do processo de assinatura.

• Template do Envelope e Template de Notificação: permitem aplicar modelos pré-definidos (opcionais).
• Nome do Envelope: identifica o processo de assinatura (campo obrigatório).
• Características: define se a leitura é obrigatória e se o autor receberá notificações.
• Geolocalização: define se a geolocalização é obrigatória ou opcional.
• Expiração: define o prazo máximo de validade do envelope (até 240 dias a partir da criação)
• Recorrência de Notificação: ajusta os intervalos de envio automático de lembretes.
• Instruções para Assinatura: campo livre para mensagens personalizadas aos participantes.
• Organizar os campos de assinatura, rubrica e outros: abre o Editor de PDF, onde é possível posicionar manualmente os campos de assinatura, rubrica e demais elementos necessários ao processo.

Comportamento do Editor de PDF conforme autenticação

O comportamento do Editor de PDF varia conforme o método de autenticação configurado para os signatários do envelope.

Assinaturas com Biometria Facial

A inclusão e a edição de campos para assinatura manuscrita (assinatura simplificada) não estão disponíveis para envelopes que utilizam autenticação por biometria facial. Nesses casos, ao criar o envelope, a opção Editor de PDF, responsável por configurar esses campos, permanece desabilitada

Assinatura com Certificado Digital ou Token

Para envelopes que utilizam autenticação por Certificado Digital ou Token, a edição de campos permanece habilitada e vem selecionada por padrão durante a criação do envelope.

Assinaturas Híbridas (Biometria Facial + Certificado Digital e/ou Token)

Nos casos em que o envelope possui ao menos um signatário com biometria facial e outro com método distinto de autenticação (Token ou Certificado Digital), a edição de campos permanece habilitada e selecionada por padrão.

4.4 Permissões (Solicitante Solidário)

Para permitir que outros participantes acompanhem, editem ou gerenciem o envelope, acesse a seção Solicitante Solidário. Clique no ícone de expansão e adicione os usuários ou papéis que receberão as permissões apropriadas.

5. Ações

Na aba Ações, é possível realizar as seguintes operações:

1. Reenviar link para assinatura: Permite reenviar o link de assinatura ao destinatário.
2. Gerar/copiar link de assinatura: Gera um novo link ou copia o existente.
3. Assinar com reconhecimento facial: Essa opção permite que o solicitante capture a foto do signatário para realizar a assinatura presencialmente. Está disponível apenas quando:

• O signatário está com status Pendente – Apto para assinar;
• A autenticação configurada para ele é Reconhecimento Facial;
• O usuário possui a permissão Coleta de Biometria Facial.

6. Editar Envelope

Para editar um envelope, clique no nome do envelope desejado, selecione Editar Envelope, realize as alterações necessárias e clique em Salvar.

7. Histórico de Assinaturas

Para consultar o histórico de assinaturas de um envelope, acesse a tela Gestão de Envelopes e vá até a aba correspondente ao status desejado (como Aguardando assinaturas, Processando, Finalizado). Em seguida, clique sobre o nome do envelope. Na tela exibida, selecione a aba Histórico para visualizar todas as etapas do processo, incluindo as datas e os responsáveis por cada assinatura.

8. Páginas Relacionadas

Gestão de Assinaturas

Caixa de Entrada

Envelope em Lote