Solicitação de assinatura
Para utilizar o SIGN dentro do GED basta solicitar uma assinatura.
Solicitação de assinatura
Abrir o menu de contexto ao clicar com o botão direito em cima de um documento listado, e selecionar a opção Coletar assinaturas, será aberta uma aba com os campos:
- E-mail;
- Nome;
- Telefone;
- Instruções;
- Habilitar coleta de geolocalização.
Acompanhar assinaturas
Funcionalidade que proporciona visibilidade do fluxo de assinaturas para o solicitante do envelope, permitindo acompanhar tanto os signatários internos quanto externos, diretamente nas telas de gestão de envelopes e caixa de entrada. Além disso, o modal na tela de gestão de envelopes permite reenviar solicitações de assinatura de forma prática e rápida.
Opções de acesso ao fluxo de assinaturas
Via Gestão de Envelopes
- Através do botão Signatário
- Através do caminho Ações > Acompanhar Assinaturas
Via Caixa de Entrada
Através do caminho Ações > Acompanhar Assinaturas
Via Assinatura
Ao acessar o link para assinar, o usuário será direcionado para a tela de assinatura com o modal aberto na aba Acompanhar Assinaturas.
Via Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
- Através do botão Acompanhar Assinaturas
- Clicando no ícone de Assinatura Pendente, conforme exemplo abaixo:
Importante
Ao acessar essa funcionalidade pela Gestão de Envelopes ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED), é possível reenviar o documento para assinatura diretamente na tela de acompanhamento de assinaturas, utilizando o ícone de envelope. Nos demais meios de acesso, porém, essa opção de reenvio não estará disponível na tela de acompanhamento de assinaturas.
E-mail
Único campo obrigatório, deve ser inserido o e-mail de um dos responsáveis por assinar o documento, após enviado não pode ser alterado, caso tenha algum erro de digitação, não será possível a assinatura do usuário.
Nome
Campo opcional, onde o solicitante da assinatura nomeia o responsável pelo e-mail.
Telefone
Assim como o nome também é opcional, pode ser preenchido com o telefone de contato do responsável pelo e-mail, porém não é utilizado como fator de confirmação.
Instruções
O solicitante insere instruções especificas referentes aquele processo de assinatura.
Habilitar coleta de geolocalização
Opção referente a coleta de geolocalização no momento da assinatura, caso habilitada a opção, aparece abaixo a opção de torná-la obrigatória, onde a informação será coletada em toda assinatura daquele processo.
Caso não marcada a opção de tornar obrigatória, a opção da geolocalização será selecionada ou não pelo responsável pela assinatura no momento de assinar.
Durante esse primeiro momento é possível também adicionar mais assinantes, clicando em Novo assinante, informando mais de um e-mail como assinante o processo estará finalizado apenas quando todos assinarem.
Ao finalizar o processo, o link para assinatura será enviado no e-mail vinculado de todos os assinantes.
Observação
No momento só é possível utilizar o SIGN em arquivos PDF, possuindo um limite de 25 documentos e 9.999 assinantes.
Notificação da plataforma
Essa opção está disponível durante a seleção dos assinantes. Para ativá-la, basta clicar no sino apresentado; ao fazer isso, o sino ficará azul, demonstrando que a opção está ativa. Com essa opção ativada, o usuário é notificado não apenas por e-mail, mas também dentro da plataforma.
A notificação será exibida como as demais da plataforma, ao lado do menu, e também mostrará o documento solicitado.
Ao clicar na notificação, ela será exibida como no exemplo.
Ao clicar para verificar os detalhes, a aba de assinatura padrão será aberta.
Cancelando a assinatura de um documento
Quando um documento possuir assinaturas pendentes, o usuário pode clicar com o botão direito em cima do documento desejado, em seguida no botão Acompanhar assinatura. Assim será aberta uma aba com as opções Reenviar assinatura para todos pendentes e Cancelar envio da assinatura.
Importante
Para solicitar a assinatura ou o cancelamento da mesma, o usuário deve possuir permissão de download para o documento correspondente.
Reenviar para assinatura
Documentos que apresentarem o status Falha ao carregar documento para assinatura indicam que houve uma interrupção no processo de envio do documento para assinatura. Nesse caso, o usuário pode tentar novamente enviando a assinatura em uma nova tentativa.
Quando o status do documento estiver pendente, com a observação Aguardando envio dos documentos para o envelope, será necessário aguardar pelo menos 1 hora antes de realizar uma nova tentativa de envio.
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