Agenda de Contatos

A Agenda de Contatos utiliza um cadastro único e centralizado de signatários, permitindo o gerenciamento das pessoas envolvidas nos processos de assinatura.

Cada indivíduo é identificado no SIGN por meio de um documento legal. Os documentos de identificação disponíveis são CPF e Passaporte.

Os tipos de documentos legais disponíveis apra identificação dos signatários podem variar conforme a jurisdição selecionada para o tenant. Para mais informações referente a jurisdição Colômbia e uso da Multijurisdição, acesse a documentação completa aqui.

Esse modelo simplifica a inclusão de novos signatários, possibilita o reaproveitamento de cadastros existentes, reduz a duplicidade de registros, contribui para a prevenção de assinaturas indevidas, garante rastreabilidade por meio de auditoria e aumenta a confiabilidade das informações armazenadas.

O acesso a Agenda de Contatos depende dos parâmetros abaixo:

• O tenant possuir a feature toggle "habilita funcionalidade da agenda" igual a verdadeira. Essa funcionalidade está em piloto e funcionará apenas com a nova Gestão de Envelopes, substituindo os menus: Contato Externo e Grupos de Asssinatura. Caso não esteja habilitado, o menu aparecerá para o usuário admin conforme imagem abaixo:

• As permissões disponíveis possibilitam que o administrador do tenant conceda os acessos conforme necessário, seja atribuindo diretamente ao usuário ou por meio de um papel associado a ele:

Para abrir a Agenda de Contatos, acesse: Senior Flow > SIGN > Agenda de Contatos.

4.1 Contatos

Nesta tela são exibidos todos os contatos cadastrados pelos usuários slicitantes de assinatura, organizados em um único local, incluindo contatos internos e contatos externos.

Os contatos internos são usuários já cadastrados no Senior Flow (aqueles que possuem login do sistema) e que podem assinar documentos sem a utilização de token, desde que estejam autenticados. Além disso,esses usuários podem ter acesso à Caixa de Entrada.

Os contatos externos são pessoas que não possuem login no Senior Flow e realizam suas assinaturas utilizando outros métodos de autenticação disponíveis.

Para saber mais, acesse: Assinatura de Documento.

A listagem de contatos apresenta as colunas Tipo de Documento e Documento. O documento exibido corresponde sempre ao documento definido como principal no cadastro do contato.

A mesma padronização é aplicada à grid de Grupos de Assinaturas, que também apresenta as colunas Tipo de Documento e Documento, seguindo o padrão adotado na Agenda de Contatos.

4.1.1 Cadastrar Novo Contato

Para cadastrar um signatário na Agenda de Contatos, clique no botão Novo Contato. O cadastro é dividido em duas seções:

• Dados Pessoais
• Documentos

Na seção Documentos, é possível incluir e gerenciar os documentos do contato, além de definir qual documento será utilizado como principal para as assinaturas. Conforme a configuração da jurisdição, pode ser permitido o cadastro de mais de um documento e a seleção de qual deles ficará como principal.

O campo Documento corresponte ao número para identificação do contato, enquanto o campo Tipo de Documento indica a categoria do documento castrado.

Na seção Dados Pessoais, caso o signatário já tenha assinado algum documento pelo sistema, os campos Nome Completo e Data de Nascimento serão preenchidos automaticamente; caso contrário, deverão ser informados manualmente.

Também é necessário informar ao menos um meio de contato (E-mail, Telefone ou Login). Opcionalmente, o contato pode ser vinculado a um Grupo de Assinatura.

Para agilizar a inclusão de múltiplos contatos, utilize o botão Salvar/Novo. Essa opção salva o registro atual e mantém a tela aberta para a inclusão de um novo contato.

Após preencher todos os dados do formulário, ao clicar em Incluir Contato, o sistema exibirá uma mensagem para confirmação das informações cadastradas.

Nesse momento, o usuário poderá optar por concluir apenas com o cadastro ou enviar uma foto do signatário, permitindo a utilização da biometria facial nas assinaturas. Após revisar as informações e escolher a opção desejada, basta clicar em Confirmar para concluir o processo.

Cadastro de Foto

O cadastro da foto, utilizada posteriormente nos processos de assinatura via Biometria Facial, pode ser realizado de duas formas:

Upload

O usuário pode selecionar uma foto do rosto do signatário diretamente do computador.

• Formato permitido: PNG
• Tamanho máximo: 6 MB
• A largura da imagem será ajustada automaticamente para 430 pxmantendo a proporção original da altura.

Tirar Foto

O usuário pode capturar uma foto do rosto do signatário no momento do cadastro. Para isso, basta clicar em Abrir câmera, posicionar o rosto conforme as orientações exibidas e confirmar a captura.

A imagem capturada passa pelo mesmo processo de validação aplicado ao envio por upload.

Após o salvamento, o sistema exibe:

• A imagem cadastrada;
• A data e hora do registro;
• O nome do usuário responsável pelo cadastro.

Caso o usuário interrompa o processo clicando em Cancelar, a modal será fechada e a imagem não será salva.

4.1.2 Buscar Contato

Os contatos podem ser facilmente localizados utilizando o campo Busca. A pesquisa é iniciada após a digitação de, no mínimo, três caracteres, exibindo os contatos correspondentes.

A busca está disponível apenas pelo nome do contato. Não é possível pesquisar pelo número do documento,pois essas informações são exibidas de forma anonimizada, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), permitindo a visualização apenas dos dois últimos dígitos.

4.1.3 Editar Contato

A edição de um contato pode ser realizada quando já existe um cadastro e é necessário atualizar algum dado, como E-mail, Telefone, Login, Grupo ou preferência de notificação. Para isso, utilize a opção de Editar disponível ao lado de cada registro.

Ao selecionar essa opção, o sistema exibirá a tela de desanonimização do documento, garantindo a proteção dos dados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Se o documento informado estiver correto, a tela de edição será liberada para atualização das informações. Caso contrário, o sistema exibirá uma mensagem informando que o documento é inválido.

Na aba Foto, o usuário poderá visualizar e gerenciar a imagem cadastrada para utilização da Biometria Facial.

• Caso não houver uma foto vinculada ao contato, o sistema exibirá uma mensagem informando a ausência da imagem, permitindo realizar o upload ou capturar uma novo foto utilizando a câmera do dispositivo.
• Caso já existia uma foto cadastrada, ela será exibida e poderá ser substituída por uma nova imagem, tanto por upload quanto pela câmera.

4.1.4 Inativar Contato

Após o cadastro, o contato não poderá ser excluído da Agenda de Contatos, garantindo a rastreabilidade para fins de auditoria. Caso seja necessário impedir que o contato seja disponibilizado para seleção na Gestão de Envelope, basta alterar seu status para Inativo. Para isso, selecione um ou mais contatos na listagem e clique no botão Inativar contato.

4.1.5 Selecionar Colunas

A listagem de contatos permite personalizar a visualização das colunas por meio do botão Selecionar colunas. Ao clicar nesse botão, o sistema exibirá todas as colunas disponíveis, permitindo ao usuário definir quais deseja exibir ou ocultar na listagem.

4.2 Grupos

Para facilitar e otimizar a criação de processos de assinatura, a Agenda de Contatos oferece a funcionalidade de Grupos. Com ela, o solicitante pode organizar os signatários recorrentes em grupos, agilizando a inclusão desses contatos em futuras solicitações de assinatura.

Assim como a listagem de Contatos, a listagem de Grupos disponibiliza recursos de auditoria, busca, inativação e personalização de colunas.

4.2.1 Cadastrar Novo Grupo

Para criar um novo grupo, clique no botão Novo Grupo e informe o nome desejado. Um mesmo contato pode estar associado a vários grupos, conforme a necessidade dos solicitantes.

4.2.2 Relacionar Contato a um Grupo

Um mesmo contato pode ser associado a um ou mais grupos, conforme a necessidade do solicitante. O vínculo pode ser realizado de três formas:

• Informando o Grupo durante o cadastro do contato;
• Editando um contato já existente;
• Em lote, selecionando um ou mais contatos e clicando no botão Relacionar Contato a Grupo

4.2.3 Visualizar Contatos

Para consultar os contatos associados a um grupo, clique no ícone Visualizar contatos.

O sistema exibirá uma tela contendo a relação de contatos vinculados ao grupo, bem como a quantidade de contatos ativos e inativos.

4.2.4 Inativar Grupo

Para inativar um grupo, clique no botão Inativar Grupo. Após a inativação, o grupo deixará de ser exibido na lista de seleção durante a criação de um envelope.

4.3 Importar CSV

A funcionalidade Importar CSV permite cadastrar vários contatos simultaneamente por meio de um arquivo no formato CSV.

Para realizar a importação:

1. Clique em Obter Modelo em CSV para baixar a planilha de referência.
2. Preencha a planilha conforme o modelo, respeitando os formatos indicados e deixando em branco os campos para os quais não houver informação.
3. Clique em Importar Contatos e selecione o arquivo preenchido

Após o envio do arquivo, a tela exibe o histórico das importações realizadas, contendo as seguintes informações:

• Data e hora do envio;
• Usuário responsável pela importação;
• Nome do arquivo;
• Status da importação.

Durante a importação, o sistema executa automaticamente validações em segundo plano. Ao término do processamento, o resultado é apresentado na coluna Validação do processo, na qual é disponibilizado o link Baixar detalhes. Caso o arquivo contenha registros inválidos, somente esses registros deixarão de ser importados, enquanto os demais serão processados normalmente.

Por exemplo, se um arquivo possuir dez registros e apenas um apresentar inconsistências, os outros nove serão importados com sucesso.

A importação será interrompida integralmente apenas quando o arquivo não puder ser processado, como em casos de formato incompatível ou arquivo inválido.

Ao acessar o relatório disponível no link Baixar detalhes, é possível consultar o resultado individual de cada registro, verificando se ele foi importado com sucesso. Quando um registro não é importado, a coluna Motivo apresenta o primeiro erro identificado durante a validação.

Após a conclusão do processamento, o arquivo poderá apresentar um dos seguintes status:

• Processando
• Importado
• Importado Parcial
• Erro

Descrição do Status de Importação:

Status	Descrição
Processando	A importação dos contatos ainda está em andamento e não foi finalizada.
Importado	A importação foi concluída com sucesso e todos os contatos foram importados corretamente.
Importado parcial	A importação foi concluída, mas apenas parte dos contatos foi importada ou atualizada. Isso acontece quando alguns passam nas verificações e outros não.
Erro	A importação foi concluída, mas nenhum contato foi importado ou atualizado. Isso pode acontecer quando todos os contatos são barrados nas verificações ou quando o arquivo não pôde ser lido. Quando o registro da importação se encontra neste status, existe a possibilidade de excluí-lo por meio do botão excluir que aparecerá na tela.