Agenda de Contatos

A Agenda de Contatos utiliza um cadastro único e centralizado de signatários. Cada indivíduo é identificado no SIGN por meio de um documento legal, podendo ser utilizado diferentes tipos de identificação, como CPF, NIT, CI, Passaporte, entre outros. Adaptando-se às legislações de cada país onde o tenant opera.

Esse modelo simplifica a inclusão de novos signatários e o reaproveitamento de cadastros já existentes, evita duplicidade de registros, impede assinaturas indevidas, permite auditoria e aumenta a confiabilidade do sistema.

O acesso a Agenda de Contatos depende dos parâmetros abaixo:

• O tenant possuir a feature toggle "habilita funcionalidade da agenda" igual a verdadeira. Essa funcionalidade está em piloto e funcionará apenas com a nova Gestão de Envelopes, substituindo os menus: Contato Externo e Grupos de Asssinatura. Caso não esteja habilitado, o menu aparecerá para o usuário admin conforme imagem abaixo:

• As permissões disponíveis possibilitam que o administrador do tenant conceda os acessos conforme necessário, seja atribuindo diretamente ao usuário ou por meio de um papel associado a ele:

Para abrir a Agenda de Contatos, acesse: Senior Flow > SIGN > Agenda de Contatos.

4.1 Contatos

Nesta tela são exibidos todos os contatos salvos pelos usuários solicitantes de assinatura, organizados em um único local, incluindo contatos internos e externos.

Os contatos internos são usuários já cadastrados no Senior Flow (aqueles que possuem login do sistema), e que podem assinar documentos sem token, desde que estejam logados. Além disso, podem ter acesso a Caixa de Entrada. Já os contatos externos são aqueles que não possuem login no Senior Flow, e realizam suas assinaturas por outros métodos de autenticação.

Para saber mais, acesse: Assinatura de Documento.

A listagem de contatos apresenta as colunas Tipo de Documento e Documento. O documento exibido corresponde sempre ao definido como ativo no cadastro do contato.

A mesma padronização é aplicada à grid de Grupos de Assinaturas, que também apresenta as colunas Tipo de Documento e Documento, em conformidade com o padrão adotado na Agenda de Contatos.

Nesse momento, o usuário poderá optar por seguir apenas com o cadastro ou enviar uma foto do signatário, permitindo o uso de biometria facial nas assinaturas. Após revisar as informações e escolher a opção desejada, basta clicar em Confirmar para concluir o processo.

4.1.1 Cadastrar Novo Contato

Para cadastrar um signatário na Agenda, clique no botão Novo Contato. O cadastro é organizado em duas seções:

• Dados Pessoais
• Documentos

Na seção Documentos, é possível incluir e gerenciar os documentos do contato, além de definir qual será o documento ativo para uso nas assinaturas. Dependendo da configuração, é permitido cadastrar mais de um documento e selecionar qual deles estará ativo. O campo Documento representa o número informado, enquanto o campo Tipo Documento indica o tipo (como CPF, RG, CNH, entre outros).

Na seção Dados Pessoais, caso o signatário já tenha assinado algum documento pelo sistema, os campos Nome Completo e Data de Nascimento serão preenchidos automaticamente; caso contrário, deverão ser informados manualmente.

Também é necessário preencher ao menos um meio de contato (E-mail, Telefone ou Login), sendo possível vincular o contato a um Grupo.

Para agilizar a inclusão de múltiplos contatos, utilize o botão Salvar/Novo. Essa opção salva o registro atual e mantém a tela aberta para o cadastro de um novo contato.

Após preencher todos os dados do formulário, ao clicar em Incluir Contato, o sistema exibirá uma mensagem para confirmação das informações.

Nesse momento, o usuário poderá optar por seguir apenas com o cadastro ou enviar uma foto do signatário, permitindo o uso de biometria facial nas assinaturas. Após revisar as informações e escolher a opção desejada, basta clicar em Confirmar para concluir o processo.

Cadastro de Foto

O cadastro da foto, utilizada posteriormente nos processos de assinatura via Biometria Facial, pode ser realizado de duas formas:

Upload

O usuário pode escolher uma foto do rosto do signatário direto do computador.

• Formato permitido: PNG
• Tamanho máximo: 6 MB
• A largura será ajustada automaticamente para 430 px de largura (altura proporcional).

Tirar Foto

O usuário pode tirar a foto do rosto do signatário no momento do cadastro. Basta clicar em Abrir câmera, enquadrar o rosto e confirmar a captura. A foto passa pelo mesmo processo de validação usado no upload.

Despois de salvar, o sistema exibe:

• A imagem cadastrada;
• A data e hora do registro;
• O nome do usuário responsável pelo cadastro.

Caso o usuário interrompa o processo clicando em Cancelar, a modal fechará e a imagem não será salva.

4.1.2 Buscar Contato

Os contatos podem ser facilmente localizados utilizando o campo de Busca. Ao digitar três caracteres, o sistema começará a exibir os resultados correspondentes.

A busca é permitida apenas por nome, não sendo possível pesquisar por dados numéricos, pois essas informações são anonimizadas conforme a LGPD, exibindo apenas os dois últimos dígitos.

4.1.3 Editar Contato

A edição de um contato pode ser realizada quando já existe um cadastro e é necessário atualizar algum dado, como os campos E-mail, Telefone, Login ou ainda o campo Grupo. Para isso, utilize a opção de edição disponível ao lado de cada registro. Apenas usuários com permissão para edição poderão alterar dados.

A edição de um contato pode ser realizada quando já existe um cadastro e é necessário atualizar algum dado, como E-mail, Telefone, Login, Grupo ou preferência de notificação. Para isso, utilize a opção de Editar disponível ao lado de cada registro. Ao clicar nesse botão, o sistema abrirá a tela de desanonimização de CPF, garantindo a segurança dos dados em conformidade com a LGPD.

Se o CPF informado estiver correto, a tela de edição será liberada para ajustes. Caso o CPF seja inserido incorretamente, o sistema exibirá um alerta de erro.

Na aba Foto, o usuário poderá visualizar e gerenciar a imagem cadastrada para biometria facial.

• Se não houver foto vinculada ao contato, o sistema exibirá uma mensagem informando a ausência da imagem, permitindo fazer upload ou tirar uma foto com a câmera.
• Se já existir uma foto cadastrada, ela será exibida e o usuário poderá substituí-la por uma nova imagem, tanto por upload quanto pela câmera do dispositivo.

Apenas usuários com a permissão adequada poderão editar qualquer informação do contato, incluindo dados pessoais e a foto utilizada para validação biométrica.

4.1.4 Inativar Contato

Após o cadastro, o contato não poderá ser excluído na agenda, pois o sistema precisa garantir a rastreabilidade para fins de auditoria. No entanto, caso seja necessário que ele não apareça mais na listagem de seleção dos signatários na Gestão de Envelope, basta alterar o status do contato para Inativo. Para isso, selecione um ou mais contatos na grade e clique no botão Inativar contato.

4.1.5 Selecionar Colunas

Na grade de contatos é possível personalizar a visualização das colunas por meio do botão Selecionar colunas. Ao clicar nesse botão, o sistema exibirá todas as colunas disponíveis, permitindo ao usuário escolher quais deseja mostrar ou ocultar na agenda.

4.2 Grupos

Para facilitar e otimizar o trabalho de quem cria os processos de assinatura, a Agenda de Contatos oferece a funcionalidade de Grupos. Com ela, o solicitante pode organizar os signatários recorrentes, reunindo-os em grupos para agilizar futuras solicitações. Assim como a grade de Contatos, a lista de Grupos também possui campos de auditoria, inativação, personalização de colunas e busca de grupos.

4.2.1 Cadastrar Novo Grupo

Para criar um novo grupo, clique no botão Novo Grupo e defina o nome desejado. Um mesmo contato pode estar associado a vários grupos, conforme a necessidade do solicitante.

4.2.2 Relacionar Contato a um Grupo

Um mesmo contato pode estar associado a vários grupos, conforme a necessidade do solicitante, podendo ser vinculados a um ou mais grupos de três formas: informando o Grupo no cadastro, ao editar o registro ou em lote, selecionando um ou vários contatos e clicando no botão Relacionar contato a grupo.

4.2.3 Visualizar Contatos

Para consultar os contatos associados a um grupo, clique no ícone de olho na coluna Visualizar contatos. Ao clicar, o sistema exibirá uma tela com a quantidade de usuários ativos e inativos vinculados ao grupo.

4.2.4 Inativar Grupo

Para inativar um grupo, clique no botão Inativar Grupo. E então ele não será mais exibido na lista de seleção ao criar um envelope.

4.3 Importar CSV

Opção que permite incluir vários contatos de uma vez, utilizando um arquivo CSV.

1. Baixe a planilha clicando no botão Obter Modelo em CSV e preencha-a seguindo o exemplo e os formatos indicados, deixando em branco os campos sem informação.
2. Depois de preencher a planilha, clique no botão Importar Contatos e escolha o arquivo modificado.

Na tela serão exibidos todos os processos de importação, com os seguintes campos: data e hora do envio do arquivo, usuário responsável, nome do arquivo e status de importação.

Durante a importação, o sistema executa automaticamente validações em segundo plano e, ao concluir, apresenta o resultado na coluna Validação do processo, onde é disponibilizado o link Baixar detalhes. Caso o arquivo contenha, por exemplo, dez registros e apenas um esteja inválido, os demais serão importados normalmente. O processo só é interrompido por completo quando o arquivo não pode ser lido, como em situações de formato incompatível, sendo então abortado.

No relatório acessado pelo link Baixar detalhes, o sistema exibe o status de cada registro, indicando se foi importado ou não, e, quando um registro não é importado, a coluna Motivo apresenta o primeiro erro que impediu sua inclusão. Após a importação, também é possível acompanhar o status geral do arquivo, que poderá estar em uma das seguintes situações: Processando, Importado, Importado Parcial ou Erro.

Descrição do Status de Importação:

Status	Descrição
Processando	A importação dos contatos ainda está em andamento e não foi finalizada.
Importado	A importação foi concluída com sucesso e todos os contatos foram importados corretamente.
Importado parcial	A importação foi concluída, mas apenas parte dos contatos foi importada ou atualizada. Isso acontece quando alguns passam nas verificações e outros não.
Erro	A importação foi concluída, mas nenhum contato foi importado ou atualizado. Isso pode acontecer quando todos os contatos são barrados nas verificações ou quando o arquivo não pôde ser lido. Quando o registro da importação se encontra neste status, existe a possibilidade de excluí-lo por meio do botão excluir que aparecerá na tela.