Processo de Billing

O primeiro passo para iniciar a configuração do Billing (Faturamento) é cadastrar os Itens e os Eventos de faturamento na tela BL400: Itens de Faturamento.

O que difere basicamente o Item do Evento é:

• Item é qualquer serviço de cobrança que a empresa queira cadastrar para vincular ao contrato do Depositante, e que posteriormente a atualização do período será realizada de forma manual.
• Evento não deixa de ser um Item de cobrança, porém é atualizado de forma automática pelo sistema, através da existência de uma Query.

As questões de faturamento são cadastradas na tela SD357.

• Proc.: Nome do processo a ser realizado.
• Nr.: Número da questão.
• Próxima: Número da próxima questão.
• Texto: Texto da questão que será exibida.
• Tipo de resposta: A resposta pode ser texto ou um valor número.
• Nr. Resp.: Número possível de respostas.
• Próxima Pergunta: Este campo é relativo as questões sequenciais, por exemplo: Se na questão 5 a resposta for Sim, seguirá para a questão de número 6, que neste caso questiona quantos pallets foram aplicados cinta; se a resposta for Não irá direto para questão de número 7.
• Texto de Resposta: Texto de possíveis respostas

Acessando a Codificação SQL na BL400 na aba “Eventos de Faturamento” temos no processo apontado para “APONT_SERV” e logo abaixo temos a questão de faturamento referente ao evento.

Para que as questões sejam exibidas no coletor é necessário acessar a estratégia WEBEW: KNZ_APONT, onde 0 desabilita e 1 habilita o apontamento de serviços.

No coletor ao finalizar um recebimento, por exemplo, é exibida as questões de faturamento do recebimento da seguinte forma:

O cadastro do Contrato do Depositante é realizado através da tela BL100: Billing Contrato.

O início do cadastro se dá através do cabeçalho da tela, com o preenchimento dos campos:

• Empresa: Código do Depositante.
• Grupo de Contrato: caso o cliente queira agrupar os contratos dentro de um grupo. O campo é meramente informativo.
  • Os grupos são cadastrados na tela SD125, classe “BILGRU”.

Grupo de contrato

Classe BILGRU

• Tipo: o tipo do contrato. O campo é meramente informativo, é preenchido de acordo com a operação utilizada pelo Depositante:

• Periodicidade: período que será utilizado como base para o faturamento dos serviços.
  • O correto preenchimento deste campo é imprescindível em caso de faturamento automático (será explicado neste mesmo documento).

• Valor Faturamento Mínimo: preenchido nos casos de cliente que utiliza faturamento mínimo (será melhor exemplificado neste documento).

• Status: o contrato precisa estar com o status “Ativa” para ser utilizado

Os Itens/Eventos são cadastrados na parte inferior da tela na aba “Item”.

Os eventos automáticos são cadastrados nos campos “Item” e “Evento de Faturamento” e para cada item é inserido o valor unitário e a moeda de cobrança.

Já os itens manuais são inseridos somente no campo “Item” e para cada item é inserido o valor unitário e a moeda de cobrança.

• Fat. Min.: só é marcado com um flag caso o Depositante trabalhe com faturamento mínimo (será melhor exemplificado neste mesmo documento):

• Botão Copiar Contrato: Utilizado para copiar um contrato existente para outro Depositante.
  • Exemplo: As regras de cobrança do Depositante 02 são iguais/parecidas com as regras do Depositante 01. Deve-se consultar o contrato do Depositante 01, clicar no botão “Copiar Contrato” e inserir o código do Depositante 02. Se necessário, pode-se alterar o Tipo e a Periodicidade.

Na aba “Divisão de Faturamento” é possível configurar o evento para que nas atualizações dos períodos, o WMS segregue as linhas da tela BL200 por divisão de faturamento.

Antes da explicação do funcionamento da tela BL200, é plausível uma breve explicação sobre a diferença entre Evento Automático e Faturamento Automático.

• Evento automático: Como foi exemplificado neste mesmo documento, o evento nada mais é do que um item de faturamento, porém que contém uma Query cadastrada. É um evento automático, mas necessita que o usuário faça a atualização na tela BL200.
• Faturamento Automático: É a atualização automática dos eventos na tela BL200, através de um Job. Esse processo não é padrão do WMS.

A tela BL200 é utilizada para que o sistema faça a busca automática dos eventos de faturamento que ocorreram no período informado (por isso que um evento automático necessita de uma Query) e para que o usuário insira os itens de cobrança manuais que ocorreram num determinado período.

Na aba “Atualização” temos:

• Período: intervalo que o WMS considera para realizar a busca dos eventos que ocorreram no período informado.
• Lote: preenchido nos casos em que o cliente quer atualizar para um lote específico (muito utilizado no produto WMS Aduaneiro), assim como o campo “Serviço” (item/evento).
• Marca: é específico do produto WMS Aduaneiro. Marca é o Adquirente da mercadoria, ou seja, o real dono da carga que foi importada.
• Serviço: Preenchido para atualizar um item de faturamento específico. Exemplo: APOPSD - Armazenagem por pallet sem divisão.
• Botão Atualizar: neste momento o sistema faz uma busca em todos os eventos que foram cadastrados no contrato do Depositante, sempre levando em consideração o período informado.

Na aba “Diário” são apresentados os eventos que tiveram movimentação no período informado durante a atualização. No exemplo acima foi informado o período de 04/01/2021 a 04/02/2021.

Para inserir um item manual deve-se preencher a data que ocorreu a operação, inserir o item e a quantidade. O próprio WMS faz o cálculo do valor.

Os itens que foram lançados manualmente têm o flag “M” (manual) marcado automaticamente pelo WMS:

Para o Cancelamento de linha deve-se marcar o flag no campo “C” (cancelamento) correspondente a linha que será cancelada e acionar o botão “Cancelar Item”:

O status da linha é alterado para “Cancelado”.

A ordem de faturamento é gerada na BL300: Gerar Ordem de Faturamento. Deve-se consultar a Empresa e o Contrato:

• Campo item: só aparecerão os itens que fazem parte do contrato do cliente

• Intervalo de exportação: deve ser preenchido com o período que o WMS considerará para inserir os serviços na Ordem de Faturamento (OF). Esse período deve levar em consideração as datas dos eventos que foram atualizados na tela BL200, ou seja, é obrigatória a atualização dos períodos na tela BL200, sempre antes de gerar a OF na tela BL500. No exemplo abaixo não existem eventos gerados para o dia 13/01, logo não adiantará colocar o intervalo de exportação iniciando por essa data.

• Flag ativo: significado que aquele evento fará parte da OF.

• Campo Data Faturamento: inserir a data em que a OF estiver sendo gerada, ou seja, a data atual.

Ao finalizar o preenchimento da tela e clicar no botão “Gerar OF” é gerado o ID da Ordem de serviço.

Consultar a OF na tela BL500: Ordem de Faturamento, basta inserir o ID gerado ao clicar no botão “Gerar OF”.

A tela BL500 nada mais é do que o espelho da ordem de serviço que foi criada.

A tela BL700 é utilizada para cadastrar a cotação das moedas, por exemplo, o Dólar. Muito utilizada no WMS Aduaneiro.

O status na tela BL500 é atualizado para “Criado”:

Na aba “Resumido” serão apresentados todos os eventos que fazem parte da OF, ou seja, o sistema leva em consideração os eventos que foram marcados na tela BL300 e o período de data que foi informado para criar a OF.

Na aba “Detalhado” o sistema mostrará o detalhamento de cada evento que faz parte da OF.

Após a OF ter sido gerada através da tela BL300, o status das linhas na tela BL200 é alterado para “Exportado”, pois uma vez que a linha é contemplada numa OF, ela não pode mais ser atualizada em um nova Ordem de Faturamento. Somente as linhas que entraram na OF que foi gerada terão o seu status alterado.

O campo “Dt Faturamento” é a informação que foi inserida no campo “Data Faturamento” na tela BL300: Gerar Ordem de Faturamento. O campo “Período Faturado” é a informação que foi inserida no campo “Intervalo de exportação” na tela BL300.

O campo “Faturar para o cliente” é utilizado quando, por exemplo, a OF foi gerada para o cliente X, porém o faturamento no ERP será realizado em nome do cliente Y. É comum a utilização no produto WMS Aduaneiro.

Enquanto a OF estiver com o status “Criado” é possível o cancelamento através do botão “Cancelar OF” na tela BL500.

Após o cancelamento da OF, o status das linhas na tela BL200 retornará para “Criado”.

Através do botão “Relatório Sintético” é possível gerar o relatório RBL050.

Depois de realizar a análise da OF que foi criada, é necessário realizar a exportação através da tela BL900: Gerenciamento de Exportação, marcando com um flag a OF que será exportada e clicar no botão “Exportação OF”.

Após a exportação ser realizada, a OF não ficará mais disponível em tela.

Campo ID OS - É preenchido automaticamente pelo WMS:

A exportação para o ERP do cliente se dará através do arquivo OSFT.

Em caso de utilização de API é enviada a API BILLING.

Após a OF ser exportada na tela BL900, o status da OF na tela BL500 é alterado para “Exportado”.

Caso exista integração de retorno com o número da NF de serviço que foi emitida no ERP, o WMS receberá o arquivo CFAT:

Essa interface basicamente preencherá os campos “Nº NF”, “Série” e “Dt Emissão” da tela BL500.

Mas nada impede que os campos sejam preenchidos manualmente:

Na tela BL300 existe o flag “Gerar nova OF”. Por padrão esse flag é acionado automaticamente pelo sistema. Ele só deverá ser desmarcado para casos em que o cliente queira faturar, por exemplo, um novo período (ou tenha esquecido de marcar algum item/evento), porém não quer gerar uma nova OF, e sim utilizar a última OF gerada (desde que o status da última OF ainda esteja como “Criado” na tela BL500).

Exemplo: Foi gerada a OF de número 269, contemplando somente o período do dia 15/12/2020.

Porém o serviço que foi executado no dia 16/12 não foi contemplado na OF 269. Foi realizado novamente o processo na tela BL300, porém foi alterado o período de exportação e desmarcado o flag “Gerar nova OF”, exatamente com a intenção de que esse novo período fosse incluso na OF 269.

Importante: O campo “Data Faturamento” deverá ser preenchido com a mesma data da última OF que foi emitida para o Depositante/Contrato.

Os eventos que poderão ter faturamento mínimo, deverão ter o flag “Fat. Min.” marcado e no cabeçalho do contrato deve constar o valor para faturamento mínimo.

Deve-se se atentar e não informar o item no campo “Evento de Faturamento”, pois ele não é um evento.

Na aba “Detalhes”, o item de faturamento mínimo deve ter o flag “Item Faturamento Mínimo” marcado:

 

Gerar a OF na tela BL300, conforme já exemplificado neste documento, porém o item de faturamento mínimo também deverá ser selecionado:

Na tela BL500 é gerada uma linha do item de faturamento mínimo com a diferença de valor, caso o total da OF não tenha alcançado o valor mínimo cadastrado no contrato do cliente:

Para exportar o documento basta acessar a BL900 e clicar no botão “Exportar a OF”: