Las definiciones de las ayudas a la educación permiten realizar parametrizaciones generales del proceso por empresa. Estas definiciones aseguran que el proceso se lleve a cabo de acuerdo con la política de la empresa, incluso si la contabilización de las devoluciones se realiza de forma descentralizada.

Estas son las configuraciones que se pueden realizar por empresa:

• Comprobación del importe techo (máximo) para la devolución de las ayudas. Se puede definir por curso de formación o de aprendizaje.
• Permitir o no modificar el importe de la devolución calculado por el sistema.
• Definición del número de meses estándar para el reembolso, durante el registro de la ayuda.

El sistema permite registrar partidas de costo de ayudas a la educación de acuerdo a la política de la empresa, tales como: matrícula, cuotas mensuales, gastos adicionales y otros.

Los valores de costo y subsidio están definidos por:

• Cursos de Formación: la definición de costos y subsidios aplicados por la empresa se puede parametrizar de las siguientes maneras:
  • Por Nivel: Primaria, Secundaria, Superior, Posgrado, Otro
  • Por Fase: 1er semestre, 2do semestre, 3er semestre, etc.
  • Por Curso: 2do Grado, Administración de Empresas, Informática, Economía, otros

  Puedes reembolsar un porcentaje o una cantidad mensual del costo del curso.

  También se permite indicar un monto máximo para el reembolso de la ayuda a la educación. El reembolso puede diferenciarse dentro de un mismo curso, según la partida de coste.

  El reembolso puede basarse en un porcentaje de los rangos de salario y diferenciarse según la etapa del curso.

• Cursos de perfeccionamiento: la definición de costos y subsidios aplicados por la empresa se puede parametrizar de las siguientes maneras:
  • General: porcentaje o valor único válido para cualquier curso
  • Por Materia: cursos técnicos, cursos de idiomas, etc.)
• Reembolso Específico: cuando se requiere tratamiento por una situación especial definida por la empresa, es posible registrar una póliza específica e indicarla directamente en la ayuda de educación de un empleado.

Consiste en el registro de los empleados que solicitan asistencia educativa. Si es política de la empresa, los solicitantes deben pasar por un proceso de aprobación antes de que puedan recibir ayuda escolar.

El proceso de aprobación de ayudas educativas no aplica un concepto de flujo de trabajo de BPM Senior. Solo permite indicar los solicitantes y aprobadores, y cambiar manualmente el flujo de aprobación.

Al dar de alta la solicitud, el sistema comprueba si el empleado ya tiene una ayuda aprobada u otra solicitud para el mismo curso con plazos que se contradicen con los de la solicitud de la ayuda en cuestión:

• si se encuentra y es la misma entidad docente, impedirá el registro de la nueva solicitud;
• de lo contrario, solo emitirá una alerta.

El uso de solicitudes no es obligatorio. Si la empresa no desea utilizar esta verificación, es posible incluir la asistencia directamente para el empleado.

Permite al gerente o profesional de RRHH registrar las aprobaciones de solicitudes (paso anterior). Esta aprobación puede hacerse de forma individual o colectiva.

El sistema le permite registrar una solicitud con las siguientes situaciones:

• C - Candidato: situación inicial de una solicitud, cuando sólo existe el registro de la solicitud.
• J - En prueba: indicado por el gerente o RRHH que la solicitud se encuentra en análisis.
• A - Aprobado: indicado por el gerente o HR que la solicitud fue aprobada.
• R - Rechazado: indicado por el gerente o HR que la solicitud fue rechazada.

Vale la pena señalar una vez más que no existe una solución nativa para el envío de correos electrónicos (workflow) en relación con el proceso de solicitud y aprobación de ayudas educativas. El sistema solo se encarga del registro y control de la información.

Este paso ocurre cuando se registra efectivamente el historial de ayudas educativas otorgadas a los empleados de la empresa. Este historial se puede generar de dos formas, como se ha explicado anteriormente:

1. a través de solicitud y aprobación
2. a través del registro directamente al empleado

Después de eso, es necesario mantener los registros de ayuda en el sistema, de acuerdo con la política de la empresa. Por ejemplo: al registrar la asistencia de un empleado, es necesario definir una fecha de finalización del período de concesión del beneficio. Si se amplía este plazo, se deberán cambiar las fechas. Asimismo, si un trabajador deja de recibir el subsidio de educación, debe ser dado de baja del sistema.

Si el empleado utiliza partidas de costo específicas, este parámetro deberá indicarse en cada ayuda a la educación, en caso contrario se aplicarán las políticas generales, por capacitación o curso de perfeccionamiento.

También es necesario liberar comprobantes mensuales de los pagos en educación que fueron realizados por los empleados. En base a esto, el sistema reembolsará o no esta ayuda de nómina.

Consiste en la integración deeventosde subsidio para el reembolso de los empleados, para elAdministración de personal, si hay integración con este módulo.

Para que ocurra la integración, es necesario ingresar mensualmente los comprobantes de los empleados en el sistema. Si existen valores para la competencia registrada, se integrarán en la nómina, mediante el proceso depublicaciones variables.

Estos son los principales modelos que Senior pone a su disposición para emitir informes sobre el proceso de ayudas a la educación:

• Lista de Solicitantes de Ayuda
  • Ayud
  a > Lista > Modelo 02.

• Lista Resumen de Personas Asistidas por Curso
  • Ayuda > Lista > Modelo 06.

• Relación de Pagos Realizados por Personas Asistidas
  • Ayuda > Lista > Plantilla 10.

• Lista de Asistidos Sin Pago
  • Ayuda &
  gt; Lista > Plantilla 11.