El proceso de gestión de eventos permite programar y definir los eventos de la organización, tales como: capacitaciones, talleres, reuniones, congresos, charlas, entre otros.
por usar elproceso de personas, la gestión de eventos permite registrar la realización de eventos dirigidos a empleados, clientes, proveedores y demás stakeholders involucrados con la organización. Esto permite controlar aspectos como la asistencia, las valoraciones de los participantes y la asignación de los recursos necesarios, por ejemplo.
Estos eventos pueden asociarse a cursos de superación, generando así un registro en el historial de superación del empleado/persona. Pero también se pueden registrar eventos sin enlaces a cursos.
Los eventos asociados a los cursos de formación son aquellos destinados al desarrollo profesional, es decir, no son cursos con fines académicos, sino destinados a mejorar el desempeño del trabajador en su ocupación, y que complementan su formación.
Ejemplos de cursos de perfeccionamiento son: matemática financiera, idiomas,CIPA, enfermería, comunicación, trabajo en altura, seguridad alimentaria.
El módulo de Capacitación y Desarrollo (TR) permite el lanzamiento de eventos de diversas modalidades de capacitación, tales como:
- Interno: realizado en la propia empresa, con instructores o multiplicadores internos.
- Externo: realizado por una empresa o profesional externo, ya sea una formación abierta (donde participan profesionales de varias empresas) o cerrada (solo con empleados de su empresa).
- La distancia: se realiza a distancia, en la modalidad EAD.
eSocial*
Para cumplir con las obligaciones legales de eSocial, la empresa debe informar sobre la participación del trabajador en capacitaciones previstas en las Normas Reguladoras del Ministerio del Trabajo, considerando que la participación en este tipo de capacitaciones también acredita la aptitud del profesional para el ejercicio de sus funciones. /su función. .
De esta forma, el módulo TR permite identificar qué cursos de formación son, para que al enviar eventos a eSocial, el sistema disponga de los datos necesarios para proporcionar la información.
Otros objetivos del proceso
- Gestionar las salas de formación internas disponibles en la empresa, permitiendo además el registro de recursos didácticos y verificación de ocupación.
- Definir los eventos de capacitación realizados y por realizarse, mediante el registro de instructores, participantes, horarios, calificaciones y frecuencia.
- Aplicar evaluaciones de capacitación a cada clase, tales como: evaluaciones de efectividad, reacción y aprendizaje.
- Si ha adquirido la versión web del módulo de formación (TR Web), las evaluaciones pueden estar disponibles en Internet. Esto permite que los participantes realicen las evaluaciones y las notas se integren automáticamente, dando más agilidad en el mantenimiento de los eventos por parte del equipo de Capacitación y Desarrollo (T&D).
Importante
No es posible controlar las clases modulares y administrar el presupuesto en el proceso de gestión de eventos. Si se requieren estos controles, esto debe hacerse a través del proceso de gestión de clases.
Flujo del Proceso
Las definiciones generales del módulo determinan cómo se utilizará el módulo de Capacitación y Desarrollo, aplicando configuraciones a las empresas registradas en la base de datos.
El registro de las tablas define cómo será tratada la información de cursos y eventos en el sistema. Por lo tanto, el registro de tablas requiere una organización previa de estos datos.
Cuando hay integración con otros módulos Senior, es importante definir qué profesionales serán los responsables de mantener estos datos. Esta definición será uno de los factores de éxito de la implementación, considerando que esta organización permitirá el manejo de la información de una manera más sencilla y organizada.
Los datos de los cursos de perfeccionamiento y capacitación deben normalizarse durante el registro (o importación).). La normalización de registros:
- evita información duplicada o redundante;
- mantiene la organización de grupos de requisitos de cursos vinculándolos en las historias de colaboradores y candidatos;
- mejora la gestión de equivalencias de cursos y formaciones.
Para los procesos de evaluación de los eventos, es posible registrar una tabla de notas y cuestionarios para la composición de las evaluaciones de reacción, eficacia y aprendizaje.
El control de salas consiste en dar de alta salas para eventos existentes en la empresa y asignar los espacios disponibles, identificando sus formatos (auditorio, aula, sala a distancia, etc.).
Al asignar eventos en las salas, el sistema puede verificar la ocupación permitida y la cantidad de espacios disponibles.
En este paso se definen elementos complementarios a los cursos, tales como los tipos de instructores (internos o externos) ydescanso ofrecidos en la formación de la empresa. Estos elementos complementarios serán utilizados por el proceso de gestión de eventos.
Un evento se puede definir en el sistema para:
- registrar la formación que ya se ha realizado
- programar futuros entrenamientos
- registrar un evento con participantes internos y/o externos
El registro del evento utiliza todas las configuraciones realizadas en los pasos anteriores de este proceso, destacando:
- Definición de la categoría de evento, que comprende parametrizaciones generales, tales como: si el evento generará historial, evaluaciones de reacción/eficacia y controles de frecuencia.
- Indicación de un curso de mejora.
- Identificación del código de evento.
- Indicación de cómo se realizará el control de la determinación de la frecuencia de los participantes, carga de trabajo, porcentajes mínimos de frecuencia y notas.
- Período del evento, que permite verificar si existe superposición de información.
- Definición de qué valoraciones se van a aplicar (eficacia o reacción) y si es necesario ponerlas a disposición en el módulo TR Web.
- Indicación de los formadores de instructores, las pruebas que se aplicarán y las calificaciones, recursos didácticos y tipos dedescanso.
- Se pueden utilizar varios filtros, listas de espera o indicaciones manuales (inclusión, alteración y exclusión) para registrar a los participantes.
- Documentos adjuntos (.PDF y .DOC, por ejemplo), información del público objetivo e información general del curso.
- Evaluación del evento, aplicando las calificaciones y determinando la frecuencia, aprobaciones y desaprobaciones.
Luego de las etapas de definición y cierre de los eventos, se pueden realizar evaluaciones con los participantes, según la categoría del evento (se puede aplicar o no).
El modelo de evaluación puede ser de reacción, eficacia o aprendizaje, detallado a continuación:
- Evaluación de la reacción: la evaluación de reacción es un instrumento utilizado para medir la satisfacción de los participantes de un entrenamiento. Con él, es posible conocer la percepción de los participantes respecto al contenido abordado y su relevancia para su desarrollo personal y/o profesional. También se mide la satisfacción con el instructor/facilitador y su experiencia general de aprendizaje.
Para aplicar la evaluación de reacción al final del evento, es necesario definir los ítems (preguntas) y vincularlos a los cursos o categoría del evento. - Evaluación de la efectividad: la evaluación de la eficacia le permite evaluar el aumento de la productividad y el rendimiento del empleado después de participar en la formación. Es decir, sus objetivos son comprobar la eficacia de la formación en el día a día del trabajador en el trabajo y hacer un seguimiento de los resultados obtenidos con la aplicación de la formación.
La evaluación de la eficacia se aplica normalmente a largo plazo después de la finalización de la formación, y es respondida por el responsable del empleado participante.
Para utilizar la evaluación de efectividad, es necesario preparar un cuestionario con las preguntas definidas por la empresa, y vincular este cuestionario a los cursos o categorías de eventos que tendrán aplicado este tipo de evaluación. - evaluación del aprendizaje: el objetivo de la evaluación del aprendizaje (o evaluación de los participantes) es identificar si la capacitación generó aprendizaje, es decir, si el contenido fue comprendido y asimilado por los participantes. Esta evaluación se puede hacer mediante la aplicación de una prueba escrita o práctica, por ejemplo, o incluso un estudio de caso.
Para aplicar la evaluación de los participantes al final del evento, es necesario definir los ítems (preguntas) y vincularlos a la categoría del curso o evento.
Para optimizar el proceso de respuesta y agilizar el equipo de T&D, se puede utilizar el módulo TR Web (si se adquiere) o la inclusión de valores de forma manual, en base a respuestas en formularios impresos.
El módulo TR Web (si se compra) le permite descentralizar el lanzamiento y la aplicación de los siguientes procesos del módulo de Capacitación y Desarrollo:
- Evaluación de la reacción: permite a los empleados responder a las evaluaciones de retroalimentación de las sesiones de capacitación en las que participaron.
- Evaluación de la efectividad: permite a los empleados responder a las evaluaciones de la eficacia de la formación que contó con la participación de sus subordinados.
- Consultas e informes: es posible liberar consultas a eventos y emitir informes por el propio empleado.
Estos son los principales modelos y consultas que Senior pone a su disposición para emitir informes sobre el proceso de gestión de eventos:
- Certificado de participación en el evento
- Formación > Eventos > Lista > Modelo 02 (anverso y reverso)
- Calendario de eventos
- Formulario de evaluación de la eficacia
- Formación > Eventos > Lista > Modelo 04
- Resultado de la evaluación de la eficacia
- Formación > Eventos > Lista > Modelo 05
- Recogida de asistencia de los participantes
- Formación > Eventos > Lista > Modelo 08
- invitación al evento
- F
- Recoger evaluación de reacc
- ión
- Resultado de la evaluación de la reacción
- Formación > Eventos > Listado > Modelo 011
- invitación al event
- o
- Registro de notas y asistencia de participantes
- Web TR
- Evaluación de la efectividad
- Evaluación de la reacción
- Evaluación de la efectividad
English
Español
