DOC Studio - Lista de verificación de implementación

Para realizar estas configuraciones, el usuario debe tener el permiso de administrador del sistema.

A través del menú de la plataforma en Tecnología > Administración > Autorización > Gestión de Papeles.

Por defecto, DOC studio ya tiene registrados dos roles:

Administrador de GED: Tiene permiso en todas las funciones relacionadas con DOC Studio.

Usuario de GED: Puede ver documentos y carpetas.

De forma predeterminada, los roles ya tienen algunos permisos definidos, pero estos se pueden editar.

Ahora solo asigne el rol a un usuario existente, en Tecnología > Administración > Gestión de usuarios encontrará los usuarios ya registrados en la plataforma, ubique a los usuarios para habilitar los permisos, presione el botón "Acciones" y luego "Detalles".

En la opción documentos es posible seleccionar los roles previamente configurados.

Para obtener más información sobre la gestión de roles y permisos, consulte la siguiente documentación:

• Gestión de papel;
• Permisos de estudio DOC.

Para ayudar al administrador que creará el entorno de DOC Studio para los usuarios finales, es importante definir una buena organización de las carpetas, para luego asignar permisos locales de acuerdo a estas carpetas y documentos.

El siguiente es un ejemplo de una taxonomía para organizar las carpetas y documentos de una empresa:

Carpeta raíz - Carpeta inicial al acceder a DOC Studio, es la carpeta principal del usuario, que tiene por defecto permiso para crear nuevas carpetas, subir y manipular documentos.

También podrá asignar permisos a otros usuarios y roles en sus carpetas o documentos, compartiendo su contenido con otros usuarios.

También mostrará todas las carpetas/documentos de otros usuarios en los que el usuario tiene permiso.

Con los permisos globales y la taxonomía definida, será necesario configurar permisos locales para carpetas y documentos.

En los permisos locales se definirán los niveles de permisos para cada rol y usuario.

• Haga clic en la carpeta o documento con el botón derecho del mouse, se abrirá un menú con algunas opciones, seleccione la opción "Permisos";
• En la esquina superior derecha, seleccione la opción "Usuario" y en la lupa de búsqueda de la izquierda, escriba el nombre del usuario;
• Seleccione una de las tres opciones: Ver, Descargar o Editar;
• Si la intención es quitar un permiso, justo después de las opciones en la esquina derecha tenemos un icono "X" en el que es posible borrar el permiso de un determinado usuario o rol.

Para obtener más detalles sobre los permisos locales, consulte la documentación Permisos de DOC Studio.

SIGN Studio permite la firma electrónica de documentos a través de DOC Studio.

De forma predeterminada, al crear su entorno (inquilino) en la Plataforma X senior por parte del equipo de Servicios de TI del senior, SIGN Studio ya está habilitado, así como DOC Studio.

Para validar el funcionamiento del módulo, envíe un documento para su firma:

• Cargue un documento PDF en DOC Studio;
• Haga clic derecho en el documento cargado y seleccione la opción "Resolver problemas pendientes";
• Establece las propiedades, permisos y en la opción corrector, deja marcado que el documento no necesita corrección;
• Cuando haga clic en "Finalizar", el documento estará listo para enviar la solicitud de firma.
• Presione el botón derecho del mouse debajo del documento y seleccione "Recopilar firmas", complete la información requerida y haga clic en "Enviar para firmar".

Para obtener más detalles sobre este proceso, consulte la documentación en solicitud de suscripción.