Registro de ubicación - Foundation X
Las ubicaciones son todos los sectores, departamentos o secciones que la empresa define como donde trabajan los empleados. La ubicación también puede verse como el espacio físico donde trabaja el empleado. Por ejemplo, si la empresa tiene dos edificios en su sede, es posible registrar las ubicaciones Edificio 1 y Edificio 2 e indicar en cuál se encuentra cada empleado.
Cada empleado registrado en HCM debe estar asociado a una ubicación; Cada ubicación es parte de una estructura de ubicación.
Luego de registrar las ubicaciones, estas están disponibles para ser asociadas con los empleados en el formulario de registro (admisión) .
Lo que puedes hacer:
Registrar estructuras de ubicación
- Accede al menú de Gestión de Personas | HCM > Foundation X > Inscripciones > Ubicaciones > Estructuras.
- Haga clic en Agregar para comenzar a registrar una estructura o seleccione un registro existente para editarlo.
- Ingrese un código (numérico) y una descripción que identifique la estructura de ubicación.
- Haga clic en Guardar para completar el registro.
Las estructuras de ubicación están disponibles para su selección en el registro de ubicación de las empresas, permitiendo asociaciones entre ambas.
También deberá agregar la estructura de ubicación al registro de la empresa que utilizará esta estructura.
Registrar ubicaciones
- Accede al menú de Gestión de Personas | HCM > Foundation X > Inscripciones > Ubicaciones > Inscripciones.
- Haga clic en Agregar para comenzar a registrar una ubicación o seleccione un registro existente para editarlo.
- Ingresa un código (numérico) y una descripción que identifique la ubicación.
- El sistema sugiere el siguiente código disponible (incremental), pero puedes cambiar este código si lo deseas.
- La descripción de la ubicación es texto libre, lo que sirve para identificar la ubicación más fácilmente.
- Seleccione la estructura de ubicación con la que se asociará esta ubicación.
- La estructura debe estar previamente registrada para estar disponible para su selección.
- Defina el período de validez (vigencia) de la ubicación completando las fechas de validez inicial y final . Esta configuración es opcional y sirve para indicar un periodo en el que la ubicación ya no se podrá utilizar, al no tener validez.
- Haga clic en Guardar para completar el registro.
Publicar historiales de ubicación para colaboradores
- Accede al menú de Gestión de Personas | HCM > Foundation X > Colaboradores > Historias > Ubicaciones.
- Haga clic en Agregar para publicar un nuevo registro o seleccione un registro existente para editarlo.
- Seleccione el colaborador cuyo historial de ubicaciones se publicará.
- Ingresar o seleccione la fecha de inicio del historial. Esta será la fecha a partir de la cual se considerará al empleado con la ubicación seleccionada.
- La fecha debe ser igual o posterior a la fecha de contratación del empleado.
- Si selecciona una fecha de inicio futura, el sistema programará una historia futura para que se publique automáticamente en la fecha definida.
- El colaborador sólo puede tener un historial de ubicaciones activo. Por tanto, cuando comience el nuevo historial, el anterior se cerrará.
- Seleccione la ubicación que se publicará en el historial del empleado.
Observación
La ubicación debe existir dentro de la estructura utilizada actualmente por la empresa .
- Haga clic en Guardar para completar el registro.
Editar historiales de ubicación de colaboradores
- Accede al menú de Gestión de Personas | HCM > Foundation X > Colaboradores > Historias > Ubicaciones.
- Seleccione la línea del historial de ubicaciones que desea editar.
- Haga clic en Editar .
- Cambie la información necesaria, haga clic en Guardar .
Eliminar historiales de ubicación de empleados
- Accede al menú de Gestión de Personas | HCM > Foundation X > Colaboradores > Historias > Ubicaciones.
- Seleccione la fila del historial de ubicaciones que desea eliminar.
- Haga clic en Eliminar .
- El sistema le preguntará si realmente desea eliminar el registro, seleccione Sí .
Lanzar historiales colectivos de ubicación de empleados
- Accede al menú de Gestión de Personas | HCM > Foundation X > Colaboradores > Historias > Ubicaciones.
- Haga clic en Otras acciones y seleccione la opción Agregar colectivamente para publicar nuevas historias.
- Seleccione la empresa o los empleados para determinar a qué personas se les publicará el historial de ubicaciones.
- Haga clic en Continuar para seguir el proceso.
- Siga el mismo proceso que para publicar el historial individual, comenzando desde de artículo 4.
Eliminar historiales de ubicación colectivos de colaboradores
- Accede al menú de Gestión de Personas | HCM > Foundation X > Colaboradores > Historias > Ubicaciones.
- Haga clic en Otras acciones y seleccione la opción Eliminar colectivamente para eliminar historiales.
- Seleccione la empresa o los empleados para determinar los historiales de ubicación que desea eliminar.
- Haga clic en Continuar para seguir el proceso.
- En la pantalla Historial de Ubicaciones - Eliminación Colectiva, deberás ingresar los campos para que el sistema busque a través de esta información qué historiales serán eliminados.
Importante
Para que se elimine la información, se debe completar la pantalla Historial de Ubicaciones - Eliminación Colectiva exactamente de la misma manera que cuando se incluyen los historiales (incluyendo letras mayúsculas y minúsculas). De lo contrario, la información no será eliminada.
- Haga clic en Eliminar .
- El sistema mostrará un mensaje informándote que la eliminación se realizará en segundo plano y se te notificará mediante una alerta que el proceso está completo. De esta manera, será posible ver los datos eliminados en el registro.
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