Cartas de reconocimiento — Gestión de Compensaciones
Con el objetivo de celebrar hitos profesionales importantes en la carrera de los empleados, las cartas de reconocimiento complementan la formalización de cambios contractuales, como, por ejemplo: salario, cargo y beneficios.
Una carta de reconocimiento, por tanto, proporciona un momento de protagonismo y reconocimiento para el empleado : ya sea por un desempeño sobresaliente o por un logro profesional. Otros beneficios son:
- Generación a partir de una propuesta aprobada en la propia Gestión de Compensaciones, aportando practicidad a RRHH;
- Al ser plantillas de cartas se eliminan riesgos como envío incorrecto de información, errores de redacción y la necesidad de crear y verificar cada envío;
- Estandarización de procesos organizacionales.
Activar la funcionalidad
Papeles y permisos
El área de Gestión de Personas, representada por RRHH, es la encargada de generar las cartas de reconocimiento. Para activar la funcionalidad, el usuario con perfil de administrador debe acceder al menú Tecnología > Administración > Autorización > Gestión de Roles .
En esta pantalla, debe buscar roles existentes en Gestión de Compensaciones y habilitar los permisos disponibles en el recurso:
- carta de reconocimiento
(res://senior.com.br/hcm/remuneración/cartadereconocimiento)- Editar :
- Liberar la pantalla de Cartas de Reconocimiento en el menú de Gestión de Remuneraciones;
- Para que el usuario de RRHH edite o cree el contenido de una plantilla de carta de reconocimiento;
- Generar : Para generar la propia carta de reconocimiento;
- Enviar : Enviar la carta de reconocimiento al jefe inmediato del empleado objeto de la propuesta;
- Eliminar : para que el usuario de RR.HH. pueda eliminar una plantilla de carta de reconocimiento de la lista;
- Administrar : Este permiso cubre varias funcionalidades, por ejemplo: activar o desactivar una plantilla de carta de reconocimiento, agregar plantillas a motivos en la política salarial, etc.
- Editar :
ajustes
Luego de completar la gestión de roles, es necesario configurar el comportamiento de la Carta de Reconocimiento en el menú Gestión de Remuneraciones > Configuración:
Para ello seleccione la empresa deseada y acceda a la pestaña Carta de Reconocimiento para configurar:
- ¿Cuándo se generará el modelo de carta de reconocimiento?
- ¿Cuándo se enviará el modelo de carta de acuse de recibo?
- ¿Cuándo se mostrará el modelo de carta de reconocimiento?
Todos los elementos descritos anteriormente permiten que sus acciones ocurran antes y/o después de implementar la propuesta. Estas configuraciones se aplican en función de la empresa del empleado al que se dirige la propuesta .
Utilice la función
Creación y configuración de plantillas.
Al acceder a Gestión de Compensaciones > Cartas de Reconocimiento, haga clic en el botón Crear plantilla para completar los campos a continuación:
- Nombre : Elija un nombre que le ayude a identificar el contenido de la carta en el futuro. Por ejemplo: Promoción — Sucursal RS;
- Imágenes (opcional): Elija los archivos que conformarán el encabezado y pie de página, utilizando formatos JPEG o PNG y respetando el tamaño mínimo de 700px de ancho por 120px de alto;
- Campos : Son los elementos que, si se seleccionan, aparecerán en la lista de opciones variables para insertar en los mensajes (ya sea correo electrónico o redes sociales). Por ejemplo: nombre del jefe inmediato, nombre del empleado, fecha de vigencia de la propuesta, entre otros;
- Mensaje de correo electrónico : Es un editor de texto para escribir la propia carta de reconocimiento, que aparecerá en el cuerpo del correo electrónico. Utilice también la lista de campos disponibles en el lateral de la pantalla (como se seleccionó en el elemento anterior): para usarlos, haga clic en el campo deseado y arrástrelo a la ubicación adecuada en el editor de texto;
- Mensaje de redes sociales (opcional): Se utiliza cuando el empleado en cuestión quiere compartir su nuevo logro profesional en sus redes sociales. En este caso, asegúrese de suprimir los datos sensibles (por ejemplo: remuneración);
- Vista previa : Donde podrás ver el resultado de la carta de reconocimiento antes de guardarla, según lo rellenado en los campos anteriores.
Atención
- Compruebe que las imágenes insertadas respeten el tamaño indicado anteriormente (700 px por 120 px), de lo contrario se modificará el centrado del texto, lo que puede dar la impresión de un error;
- Si utiliza el formato de propuesta escalonada, asegúrese de seleccionar Escalonamiento al habilitar los campos del ítem 3, para que el detalle de las cuotas aparezca en la carta de reconocimiento.
- Cuando no exista cambio en la estructura jerárquica, la carta de reconocimiento será enviada al actual jefe inmediato antes y/o después de realizada la propuesta. Si el Empleado cambia en la estructura jerárquica, la carta será enviada al nuevo gerente antes y/o después de realizar la propuesta, dependiendo de la configuración.
Gestión
La pantalla Gestión de Compensaciones > Cartas de Reconocimiento mostrará la lista de plantillas de cartas creadas. Al hacer clic en el botón Acciones , se mostrarán tres opciones:
- Editar : que redirigirá al usuario a la pantalla de creación de plantilla;
- Duplicar : Lo que creará un clon del modelo seleccionado (sin embargo, será necesario darle un nuevo nombre a este modelo duplicado);
- Inactivar : Al desactivar una carta de reconocimiento se guardará su modelo, sin embargo, no es posible vincularla a ninguna póliza vigente y, en consecuencia, a ninguna propuesta.
- Eliminar : La acción de este botón dependerá del escenario en el que se encuentre la plantilla de carta de acuse de recibo:
- Modelo vinculado a una póliza actual : Al intentar eliminar este, se abrirá una ventana para seleccionar otro modelo para la póliza en cuestión. Es posible hacer clic en el botón Actualizar sin realizar ninguna elección, sin embargo, la plantilla se eliminará definitivamente y dejará la póliza actual sin plantilla de carta de acuse de recibo;
- Modelo desvinculado de las políticas actuales : la eliminación se realizará de inmediato.
- Inactivar : Al desactivar una carta de reconocimiento se guardará su modelo, sin embargo, no es posible vincularla a ninguna póliza vigente y, en consecuencia, a ninguna propuesta.
Importante
- Si se intenta inactivar una carta ya vinculada a una propuesta o política, el sistema redirigirá al usuario a editar el modelo utilizado —porque, para generar la carta de reconocimiento, la política salarial necesita un modelo activo;
- Para vincular un nuevo modelo a la política actual cuyo modelo fue eliminado, vaya a Gestión de Compensaciones > Lista de Políticas Salariales > Criterios de Política Salarial. También será necesario revisar las políticas.
Enlace a política salarial
En la pantalla Gestión de remuneraciones > Políticas salariales actuales, al hacer clic en Detalle , se le dirigirá a la pantalla Criterios de política salarial , donde podrá acceder a la lista de motivos de política salarial existentes.
En esta pantalla, en la columna Plantilla de carta de reconocimiento , debe elegir una carta de reconocimiento activa para vincularla con el motivo de la póliza seleccionada.
Generación y envío de la carta.
En Gestión de Compensaciones > Propuestas > Gestionar propuestas, en la pestaña Pendiente de ejecución :
- Elige el empleado y haz clic en el menú Generar carta de reconocimiento :
- Para ver, descargar o imprimir la plantilla de carta de reconocimiento y las redes sociales (cuando estén configuradas), acceda al menú Acciones > Ver carta de reconocimiento;
- Para reenviar los modelos vía correo electrónico al Gerente inmediato del empleado, acceda al menú Enviar carta de reconocimiento y asegúrese de que el Gerente en cuestión tenga una dirección de correo electrónico registrada en la plataforma;
Al finalizar, recuerda hacer efectiva la propuesta, utilizando el botón Efectivo o menú Acciones > Efectivo, asegurando que los cambios realizados pasarán a nómina.
En Gestión de Compensaciones > Propuestas > Gestionar propuestas, en la pestaña Finalizado ; o en el menú Gestión de Retribuciones > Aprobar y Seguimiento de propuestas, en la pestaña Finalizados :
- Para ver, descargar o imprimir la carta de reconocimiento y la plantilla de redes sociales (cuando esté configurada), vaya al menú Acciones > Ver carta de reconocimiento.
Notas
- Aún en la pestaña Pendiente de ejecución , es posible monitorear las fechas de generación y envío de la carta de reconocimiento, permitiendo así la alineación entre RR.HH. y el Gerente inmediato del empleado en cuestión, de modo que la propuesta solo se implemente después del envío de las cartas de reconocimiento. reconocimiento al Gerente;
- Las cartas de reconocimiento no envían notificaciones a través de la Plataforma Senior X;
- Para propuestas modificadas por RRHH — Gerente Efectivo, la carta de reconocimiento debe generarse en la pestaña Finalizado;
- La configuración de las cartas de reconocimiento por empresa se aplica en función de la empresa del empleado al que se dirige la propuesta ;
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