Delegación de responsabilidades
La delegación de responsabilidades permite que alguien (titular) comparta la responsabilidad sobre actividades o acciones del sistema para otra persona (sustituto).
Esto facilita la gestión cuando un gestor sale de vacaciones, o cuando hay un alto volumen de tareas para que sean ejecutadas.
Atención
Para esta rutina no aplican empleados despedidos. Sólo aplican empleados con otro tipo de licencia distinta al despido.
|
Fines de la delegación |
||
|
Repasar actividades en la ausencia de la lideranza |
Compartir las responsabilidades y las tareas entre empleados |
Atribuir las actividades de un empleado para otro por un período específico |
Actividades de cada rol en la delegación.
| Papel participante de la delegación. | Responsabilidades |
|---|---|
| Administrador | Responsable de habilitar la rutina de delegación y definir quién puede delegar actividades en la organización. |
| Gerente o RRHH | Registra la delegación de actividades (propias o ajenas) a los usuarios del sistema. |
| Sustituto | Persona que recibe las responsabilidades que le han sido delegadas. |
Actualmente, la función de delegación solo admite las pantallas de rutina de vacaciones . Vea a continuación qué pantallas son compatibles .
Administrador /Responsable de habilitar la rutina
El administrador es quien controla quién puede delegar actividades. También define si el administrador puede reenviar sólo sus propias actividades o las actividades de otros usuarios.
Este es el responsable a nivel organizacional, quien debe habilitar la rutina de delegación y liberar los recursos de permisos necesarios.
El administrador debe crear uno o más roles que se utilizarán exclusivamente para delegar actividades. Con esta práctica, resulta más fácil controlar los permisos específicos que se liberarán para cada rol.
Habilitar la rutina para el usuario responsable de controlar la delegación en la organización
- Acceso XPlatform con un usuario administrador del sistema.
- Acceda a la pantalla de Administración de Roles en: Panel de gestión > Configuración y gestión > Gestión y auditoría > Administración de roles.
- Haga clic en Agregar para agregar una nueva función que se usará exclusivamente para la delegación (ejemplo: "Administrador - función para delegación").
- Acceda a la pantalla de gestión de papel en: Tecnología > Administración > Autorización > Gestión de papel.
- Busque el rol que acaba de crear (ejemplo: "HCM - Manager - rol para delegación") y haga clic en Editar .
- En la pestaña Usuarios, seleccione los usuarios que se asociarán con este rol. Los usuarios aquí seleccionados serán los delegados, es decir, serán las personas que podrán delegar actividades a otros usuarios.
- En la pestaña Permisos, habilite los siguientes recursos de permisos:
- Reemplazo de usuario (/plataforma/autorización/ sustitución_usuario ): permiso para administrar usuarios de reemplazo dentro de la plataforma. Seleccione todas las acciones disponibles ( Eliminar , Ver y Guardar ).
- Rol (/plataforma/autorización/ rol ): permiso para la gestión de roles.
- Usuario (/security/usermanager/ usuario ): permiso para la gestión de usuarios.
- De forma predeterminada, los usuarios que tienen este rol sólo pueden delegar sus propias actividades. Si quieres que puedan delegar actividades a cualquier usuario, habilita el filtro como se describe a continuación:
8.1. Aún en el recurso Reemplazo de usuario (/plataforma/autorización/ sustitución_usuario ), haga clic en el icono de configuración del filtro
8.2. En la pantalla de selección de filtro, seleccione la opción Todos los reemplazos :
- Cuando el filtro Todas las sustituciones no está marcado, el colaborador asociado al rol solo podrá delegar las actividades de su propio usuario a otra persona. Este es el comportamiento predeterminado de la rutina.
- Cuando se marca el filtro Todas las sustituciones , el empleado asociado al rol podrá delegar las actividades de cualquier usuario del sistema a otra persona.
- Aún en la pestaña Permisos, seleccione los recursos de permiso que se otorgarán al usuario sustituto de esta función, es decir, la persona que realizará las actividades en lugar del administrador.
Actualmente, la delegación solo admite las pantallas de rutina de vacaciones ; consulte la lista de pantallas compatibles a continuación. - Haga clic en Guardar para finalizar y guardar la configuración.
A partir de este momento los usuarios asociados a este rol podrán registrar suplentes y delegar actividades.
Gerente o RRHH / Persona que delega actividades a sustitutos
La persona que registra a los sustitutos y transmite las actividades a otros usuarios. Suele ser un directivo o un profesional de RR.HH.
Este usuario solo puede delegar sus propias actividades o las actividades de cualquier usuario del sistema; esto depende de la configuración de roles que el administrador realizó en los pasos anteriores.
Para realizar las sustituciones, el Panel de Gestión utiliza la función de usuarios sustitutos de la plataforma X senior.
Registrar suplentes (delegar actividades)
- Acceso XPlatform con el usuario que delegará actividades en el sistema (normalmente un gestor).
- Acceda a la pantalla de usuarios sustitutos en: Tecnología > Administración > Autorización > Usuarios sustitutos.
- En la pantalla de usuarios sustitutos, ingrese:
- Usuario propietario (que será reemplazado)
- Fecha de inicio y fecha de finalización (período de duración del reemplazo)
- Sustituto general (usuario que sustituirá al titular)
Notas
- Durante el registro, serán listados todos los usuarios existentes — activos y inactivos. Para que la delegación funcione, certifique de que fueron seleccionados usuarios que estén actualmente activos en el sistema.
- El campo Usuario Titular le permite seleccionar cualquier persona. Sin embargo, dependiendo de cómo el administrador registró los permisos, la pantalla solo permitirá grabar el reemplazo si el propietario es el usuario activo.
¿Lo que sucede al delegar las responsabilidades?
- El sustituto obtiene acceso a los mismos permisos y recursos asociados con el usuario de la persona que fue reemplazada y que forman parte de las rutinas admitidas .
- El sustituto tendrá las mismas definiciones de alcance del titular (podrá visualizar los subordinados de la persona sustituida, por ejemplo).
- En las pantallas que admiten delegación , se habilita un botón en la tarjeta de identificación del usuario actual:
Este botón permite al empleado cambiar entre su contrato y reemplazos activos. O sea, podrá elegir si quiere ver las informaciones de la pantalla con su propio usuario o en nombre del titular.
Observaciones
- Los filtros de las pantallas son individuales para cada usuario. O sea, si hay filtros aplicados en una pantalla, ellos serán removidos al cambiar de contrato.
- Los usuarios sustitutos tiene solamente los permisos de acceso a las mismas pantallas y jerarquía del titular. Otros permisos que estén configurados por la Gestión de los papeles para el usuario titular no estarán disponibles para el sustituto.
Información adicional sobre la delegación
Pantallas y procesos que apoyan la delegación
La delegación es soportada solamente en algunas pantallas y procesos del Panel de Gestión.
Vea en qué rutinas es posible utilizar la delegación:
| Pantalla soportada | Menú de acceso | Recurso de permiso asociado (?) Estos permisos deben asignarse al rol que se creó para la persona que será el titular, a través de la pantalla de Gestión de Roles. |
|---|---|---|
| Calendario de vacaciones del equipo | Panel de gestión > Panel de administrador > Vacaciones del equipo > Calendario | Manager - Menú de calendario de vacaciones - Panel de gestión (res://senior.com.br/hcm/management_panel/vacation/manager/calendar) |
| Consulta de periodos vacacionales abiertos | Panel de gestión > Panel de administrador > Vacaciones del equipo > Períodos abiertos | Manager - Menú - Vacaciones - Vacaciones equipo - Abierto (res://senior.com.br/hcm/management_panel/vacation/teamVacation/open) |
| Vacaciones pendientes de aprobación | Panel de gestión > Panel de administrador > Vacaciones del equipo > En espera de aprobación | Gerente - Menú - Vacaciones del equipo - En espera de aprobación (res://senior.com.br/hcm/management_panel/vacation/teamVacation/awaitingApproval) |
| cambio de vacaciones | Panel de gestión > Panel de administrador > Vacaciones del equipo > En espera de aprobación > Ajustar horario | |
| Vacaciones con recibos ya calculados | Panel de gestión > Panel de administrador > Vacaciones del equipo > Calculado | Manager - Menú - Vacaciones del equipo - Calculado (res://senior.com.br/hcm/management_panel/vacation/teamVacation/calculated) |
| Vacaciones programadas | Panel de gestión > Panel de administrador > Vacaciones del equipo > Programadas | Manager - Menú - Vacaciones del equipo - Programado (res://senior.com.br/hcm/management_panel/vacation/teamVacation/scheduled) |
| Programar vacaciones | Panel de gestión > Panel de administrador > Vacaciones del equipo > Programar vacaciones | Gerente - Menú - Vacaciones del equipo - Programar vacaciones (res://senior.com.br/hcm/management_panel/vacation/teamVacation/scheduleVacations) |
| Cancelación de vacaciones | Panel de gestión > Panel de administrador > Vacaciones del equipo > En espera de aprobación > Cancelar solicitud | Gerente - Menú - Vacaciones del equipo - En espera de aprobación (res://senior.com.br/hcm/management_panel/vacation/teamVacation/awaitingApproval) |
| Panel de gestión > Panel de administrador > Vacaciones del equipo > Programado Cancelar la solicitud | Gerente - Menú - Vacaciones del equipo - Programado (res://senior.com.br/hcm/management_panel/vacation/teamVacation/scheduled) |
Además de liberar el acceso y utilización de las pantallas arriba, también es posible atribuir al sustituto a las actividades de alteración y cancelación de los períodos de vacaciones en nombre del titular.
Observación
La pantalla de consulta de vacaciones individual del titular (Panel de Gestión > Mi Panel > Vacaciones > Mis Vacaciones) no soporta la rutina de delegación. Esta pantalla posee valores financieros de la persona sustituida, por eso el sustituto no podrá visualizarla.
Notificaciones
- Las notificaciones que originalmente se enviarían al gerente se enviarán al sustituto a partir de la fecha registrada en el reemplazo.
- Notificaciones referentes al retorno del RR.HH para ajustes son enviadas para todos — gestor original y sustitutos vigentes.
- Después el término del período de sustitución, las notificaciones vuelven a seren enviadas para el gestor.
Excluir una delegación
La exclusión de delegaciones puede ser hecha por la propia pantalla de usuarios sustitutos (Tecnología > Administración > Autorización > Usuarios sustitutos).
Delegaciones pueden ser excluidas independientemente de que estén vigentes o no. Después la exclusión, no es mantenido ningún registro historial de esta acción.
Atribuir permisos para más de un sustituto
Los roles de un usuario pueden ser compartidos entre diferentes usuarios, pero es posible definir sólo un sustituto por rol:
- El usuario del titular está asociado a los papeles de RR.HH y de Gestor
- El usuario del sustituto 1 recibió os mesmos acessos que o titular possui como RR.HH — que abrange as atividades exclusivas desse papel, além das atividades do papel de Gestor
- El usuario del sustituto 2 recibió los mismos accesos que el titular posee como Gestor — que alcance exclusivamente las actividades de ese papel
Así, los dos sustitutos podrán realizar las actividades inherentes al papel de Gestor que el titular desempeña.
Sin embargo, solo el sustituto 1 podrá realizar las actividades asignadas al rol de Recursos Humanos.
Integración con módulos locales
Las actividades delegadas usando el recurso de usuarios sustitutos en la plataforma no son consideradas en customizaciones existentes en la versión on-premise.
Por ejemplo: los subordinados del titular — visibles para el usuario sustituto en la senior X — no serán listados en reportes customizados de los módulos on-premise para ese mismo sustituto.
English
Español
