Conceitos básicos

• Integrações sistêmicas: é a troca de dados entre os diversos sistemas de informação. No caso do sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete, essa troca ocorre, basicamente, por meio de interfaces de importação, que enviam dados ao sistema, como, por exemplo, notas fiscais de mercadoria. Já as interfaces de exportação tratam do envio de dados do sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete ao ERP (contabilização, pagamento, escrituração fiscal, etc.), ao transportador (NOTFIS, Pré-fatura, etc.), Confirma Fácil e Plataforma de Fretes.
• Interfaces: é o modo como ocorre a “comunicação” entre dois sistemas que não podem se conectar diretamente. É uma das formas utilizadas para realizar as integrações sistêmicas. As principais interfaces existentes no sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete são com:
  • o ERP: importação de NF, exportação de provisão, pagamento e escrituração fiscal, etc.;
  • o transportador: conhecimento de transporte, notas fiscais de serviço, fatura, ocorrência, pré-fatura, NOTFIS, etc.

  Todas as interfaces, o formato e a função de cada uma serão amplamente mostrados em uma documentação específica. Nesse momento, visamos apenas, de maneira geral, informar o que é uma interface.

• EDI (Eletronic Data Interchange ): em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados, são arquivos (.txt) utilizados para troca de dados entre a transportadora e os embarcadores. Ou seja, um arquivo contendo determinadas informações enviadas pelo embarcador que serão importadas para o sistema da transportadora, como as notas fiscais de venda com diversos dados - NOTFIS. Também inclui informações da transportadora que serão importadas no sistema do TMS Embarcador | Senior GKO Frete, como conhecimento de transporte (CONEMB), fatura (DOCCOB) e ocorrências (OCOREN).
• Macro: é a automatização da execução de diversos procedimentos no sistema, de acordo com uma sequência, frequência e horários a serem definidos pelo usuário.
• Referências externas: são campos genéricos que podem ser criados para complementar alguns cadastros, como dos parceiros comerciais, notas fiscais, romaneios, faturas, usuários, itens de notas fiscais, frete combinado, item de CT-e, tabela de preço, solicitações de transporte, transportadora, itens e categoria de itens.
• Configuração de sistema: é o conjunto de parâmetros que permitirá a customização das diversas funcionalidades e módulos do sistema.
• Contabilização: o termo “contabilizar” é usado pela contabilidade para designar o ato de registro de um fato monetário, em conformidade com um processo ditado pela ciência contábil. No TMS Embarcador | Senior GKO Frete, temos a contabilização das provisões dos fretes (lançamentos dos valores previstos com base nas tabelas de preço previamente cadastradas) e a contabilização de pagamento dos fretes (lançamentos dos valores cobrados nas faturas dos fretes).
• Escrituração fiscal: a escrituração fiscal pode ser definida como as obrigações de lançamento e apuração de impostos a serem transmitidas à Fazenda Pública. Toda organização possui documentos fiscais, os quais, por previsão legal, devem ser lançados, de modo que o fisco possa obter todos os dados necessários à fiscalização. A partir disso, determina-se que toda empresa, independentemente do enquadramento fiscal, informe toda sua movimentação financeira à Fazenda Pública por intermédio da escrituração fiscal. No sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete, são disponibilizadas as informações para a escrituração fiscal dos conhecimentos fiscais.
• DNE: Documento de Documento de Notificação de Embarque é qualquer documento exportado do ERP para o TMS Embarcador | Senior GKO Frete, servindo como base para o cálculo do valor do frete. Geralmente, o DNE é composto por notas fiscais de mercadorias, mas também pode incluir outros tipos de documentos, como pedidos e ordens de embarque, entre outros.

  Atenção!

  Não devemos confundir notas fiscais de mercadoria (DNE) com notas fiscais de serviço (NFS). As notas fiscais de mercadoria referem-se às mercadorias embarcadas para transporte e são emitidas pelas companhias ou pelos clientes das companhias. Já as notas fiscais de serviço referem-se às cobranças pelo serviço de transporte realizado dentro do mesmo município; nesse caso, quem emite as NFS são os transportadores.

• Nota Fiscal: 
• Tipo nota fiscal: nome utilizado para identificar a espécie da nota fiscal, por exemplo: transferência, simples remessa, venda, venda a terceiros, devolução, etc.
• Tipo frete (Incoterms): indica ao sistema qual parceiro comercial será responsável pelo pagamento do frete, seguindo a seguinte regra:
  • notas fiscais de saída com tipo frete igual a CIF: o emitente da nota fiscal pagará o frete;
  • notas fiscais de saída com tipo frete igual a FOB: o destinatário da nota fiscal pagará o frete;
  • notas fiscais de entrada com tipo frete igual a FOB: o destinatário da nota fiscal pagará o frete;
  • notas fiscais de entrada com tipo frete igual a CIF: o emitente da nota fiscal pagará o frete.

  O TMS Embarcador | Senior GKO Frete controla e audita fretes cuja responsabilidade do pagamento é da empresa embarcadora, ou seja, fretes das notas fiscais de saída (CIF) ou entrada (FOB).

• Parceiros comerciais: no sistema GKO, trata-se de dados cadastrais de todos os parceiros que farão parte das operações comerciais que darão origem ao frete, como emitente, destinatário e filial transportadora. Ao cadastrar tais parceiros, é necessário informar o tipo de parceiro, que pode ser:
  • 1. Companhia;
  • 2. Cliente;
  • 3. Fornecedor;
  • 4. Filial Transportadora;
  • 5. Local de redespacho;
  • 6. Operador logístico;
  • 7. Seguradora;
  • 99. Outros.

  Nota:

  Apenas os parceiros do tipo 1 (companhia) poderão ser responsáveis pelo pagamento dos fretes.

• Meio de transporte: nome dado ao modal utilizado para o transporte da mercadoria. Ex.: aéreo, rodoviário, fluvial, ferroviário, dutoviário, etc.
• Equipamento: nome dado ao tipo de veículo utilizado pela transportadora para o transporte da mercadoria.
• Redespacho: nome utilizado quando, para a entrega da mercadoria, existe o envolvimento de mais de uma transportadora, normalmente duas, uma fazendo o primeiro trecho e a outra fazendo o segundo, entregando ao cliente final.

  Exemplo:

  • Percurso TOTAL: Guarulhos-SP x Recife-PE
  • Transportadora 1: Guarulhos-SP x Goiânia-GO
  • Transportadora 2: Goiânia-GO x Recife-PE

  Nesse exemplo, a transportadora 1 coletou na companhia e entregou no CD (centro de distribuição) da transportadora 2 em Goiânia-GO, que, por sua vez, realizou a entrega no cliente em Recife-PE.

• Romaneio: documento que lista as notas fiscais embarcadas por equipamento. Pode ser criado por meio do sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete ou importado do sistema corporativo (ERP).
• Remessa: documento utilizado para associar dois ou mais romaneios de companhias iguais ou não, tendo por função principal agrupar os romaneios de transporte para o cálculo dos fretes. Como o romaneio, a remessa pode ser criada por meio do sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete ou importada do sistema corporativo (ERP).
• Linha de cálculo (LC) ou pré-conhecimento:

  É um cadastro criado a partir das notas fiscais (DNE) importadas ou criadas no sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete. Tem por função gerar cálculos previstos dos fretes, tendo como base as tabelas de fretes cadastradas no sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete ou exibir/indicar os valores dos fretes combinados. Os valores previstos informados nas LC’s serão confrontados posteriormente com os valores cobrados pelos transportadores por meio dos conhecimentos de transporte ou notas fiscais de serviço.

  • Percurso: é a origem e destino da prestação de serviço de transporte acordado com os transportadores. No sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete, cada transportador terá seu próprio cadastro de percurso, ou seja, mesmo que mais de um transportador realize o transporte para o mesmo trecho (origem x destino), no cadastro de percurso cada transportador deverá possuir seu cadastro.

    Exemplo: Guarulhos-SP x São Paulo-SP.

  • Tabela de preço: no sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete, é um cadastro onde são indicadas as taxas que serão cobradas por percurso praticados por cada transportadora.
  • Evento: qualquer ocorrência entre origem e destino da mercadoria que gere custo agregado ao valor final do frete. Ex.: entrega, devolução, reentrega, diária, escolta, etc.
  • Grupo de custo: é um conjunto de regras definidas (base de cálculo, rateio, arredondamento, tipo de cálculo) para o cadastro posterior dos elementos de custo. Exemplo: frete peso, frete valor, taxas, etc.
  • Tarifa: é a informação (número, siglas, etc.) atribuída pelo usuário, transportadora ou automaticamente pelo TMS Embarcador | Senior GKO Frete (quando numérico), que agrupará os percursos e valores dos elementos de custo que serão usados no cálculo do frete.
  • Elemento de custo: nome dado aos valores cobrados pela transportadora na tabela de frete. Pode ser do tipo elemento de custo tarifa, onde os valores só serão considerados para os percursos que pertencem à tarifa específica, ou elemento de custo geral, sendo os valores válidos para todas as tarifas existentes da tabela de preço.
  • Simulação: nome dado à comparação de tabelas de frete entre transportadoras que atendem a mesma região, visando escolher a de melhor preço.
  • Frete combinado/cotado: são fretes que, normalmente, não podem ser tabelados ou que não foram contratados pelos embarcadores por diversos motivos, como baixa frequência para determinados percursos. São fretes que nem sempre sofrem as mesmas incidências de valores e, assim, são combinados com o representante da transportadora. Exemplo: o transportador possui apenas os fretes fracionados acordados em tabela com o embarcador, mas, naquele momento, há um volume grande de mercadoria a ser transportado, caracterizando um frete lotação. Nesse caso, o embarcador pode “combinar” um valor a ser cobrado por esse serviço de transporte, mesmo não possuindo tabela para os fretes lotação.

• Notificação de cobrança (NC): é o documento utilizado pela transportadora para cobranças dos fretes, sendo conhecimento de transporte (CTE/CT) ou nota fiscal de serviço (NFS). O vínculo com a LC (linha de cálculo) é feito por meio da nota fiscal de mercadoria (DNE).
• Pré-fatura: nome dado ao documento emitido pelo sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete que antecipa os valores de frete que serão cobrados na fatura emitida pelo transportador.

O sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete utiliza um esquema de numeração para suas versões que segue o formato: 6.85.557.1000. As versões, releases e builds são projetados para manter o sistema atualizado e funcional, permitindo a integração contínua de melhorias, correções e novas funcionalidades de forma estruturada e previsível. Cada parte desta numeração possui um significado específico e está associada a diferentes tipos de atualizações no sistema, conforme descrito a seguir:

• Versão (6.85): refere-se à versão principal do sistema. Essas atualizações geralmente envolvem mudanças significativas no sistema, incluindo alterações na estrutura do banco de dados para suportar novas funcionalidades.
• Release (557): está associado a atualizações do dicionário e do executável do sistema, que incluem ajustes e novas funcionalidades básicas. Essas atualizações não afetam a estrutura do banco de dados.
• Build (1000): indica o build do sistema, relacionado aos ajustes e correções realizados no dia a dia. Um novo build é gerado em todos os dias úteis, sendo que:
  • Builds oficiais: disponibilizados às segundas-feiras, consolidam as implementações e ajustes realizados na semana anterior. A numeração sempre termina em 0 (exemplo: 1000, 1010, 1020).
  • Hotfixes: são exceções liberadas conforme a demanda do suporte, corrigindo problemas pontuais. Nestes casos, a numeração do build é incremental, mas não termina em 0 (exemplo: 1001, 1011, 1002).

A tela principal do sistema TMS Embarcador | Senior GKO Frete apresenta os seguintes elementos:

• Menu Gestão Logística: no menu é possível acessar todas as funções do sistema;
• Informações do Sistema: na parte superior da tela, o sistema exibe o nome do cliente, a versão e o release do sistema;
• Botões de Acesso Rápido: abaixo das informações do sistema, estão localizados os botões de acesso rápido para algumas funções do sistema;
• Código de Chamada de Transação: cada tela do sistema mostra o Código de Chamada de Transação do que está sendo acessado;
• Informações do Usuário: estão indicados a base de dados e o usuário logado no sistema.

Aqui iremos encontrar as principais atividades do sistema que de alguma forma estão associadas ao processo de Conferência de Frete: 

• Auditoria de Frete
• Ocorrências de Transporte
• Acompanhamento de Entrega
• Solicitação de Transporte
• Separação e Embarques
• Pátio
• Simulação
• Negociação
• Nota Fiscal
• Avaliação de Performance Transportador
• Tributos
• Contábil
• Custo

Este menu permite selecionar e configurar campos específicos para realizar buscas detalhadas dentro de módulos, como Notas Fiscais (NF), CT-es, faturas ou dados de frete.

O menu de Relatórios oferece acesso rápido aos relatórios padrões do TMS Embarcador | Senior GKO Frete, permitindo extração de dados essenciais para a análise de desempenho e tomada de decisões..

Neste menu, encontram-se módulos voltados principalmente para cadastros. Por exemplo, ao expandir Nota Fiscal, serão apresentados os cadastros básicos necessários para realizar uma nota fiscal. Outros cadastros e funcionalidades adicionais também podem ser acessados aqui.

Nesta seção, estão as ferramentas de produtividade, automação de processos e parametrizações, incluindo configuração de senhas, processos automáticos e outros recursos voltados para a otimização das operações no sistema.

O menu Configuração de Parâmetro do Sistema é o módulo central desta seção. Aqui, o sistema é personalizado para atender às necessidades específicas de cada companhia. Nele, podem ser definidos parâmetros gerais que orientam o comportamento do software de acordo com os requisitos do cliente.